株式会社ホンダカーズ兵庫様
導入事例

元々、店舗情報については総務課と経理課の二重管理となっていました。総務課は締結後の契約書や覚書、改修図面等々、渡されたものを店舗毎にファイルで仕分けをしてキャビネットに保管することで管理をしており、経理課では、支払い賃料の管理を兼ねて賃貸借契約一覧表をエクセルで作成しながら管理を行っていました。このような形では「総務課は契約の内容が変わったことを認識していたが、経理課は知らなかった」といったような認識の齟齬や、契約変更の経緯や交渉内容が担当者しか分からないといった情報格差等が有ったので、情報を一元で管理／共有できるようなツールが欲しいと思っていました。

今まで店舗の運営に関する貸主様との関係構築は弊社取締役が一手に担ってきていたのですが、自身の引退が近いことも有り、会社のノウハウとして、店舗に纏わる情報をきちんと残すすべを模索していたところに、Pro-Signの提案を頂きました。Pro-Signを導入すれば、今までの二重管理も解消出来、更に契約書の記載事項だけでなく、過去からの貸主様との協議内容等も時系列できちんと残せることが大きかったです。また、実際のデジタル化においては自社のみで対応するには非常に労力がかかりますが、その点もプロレドさんにサポート頂けるということで導入を決めました。

Pro-Signの導入で、総務課と経理課の二重管理を解消することが出来、トラブル防止に繋がったことに加え、契約書には書かれていない情報まで店舗毎に残していくことが出来るので、情報格差も解消することが出来ました。一度トラブルが起きてしまうと、リカバリーに多大な時間と労力を費やしてしまうことになりますが、そこを未然に防ぐことで業務効率の向上に繋がっていると思います。部門を跨って集約した情報は、データエクスポート機能でいつでも出力出来るので、店舗情報の分析作業にも役立っています。