株式会社ブルームダイニングサービス様
導入事例

元々は契約書をPDFにして別のツールで管理をし、細かい情報等はExcelで管理を行うといった形で二軸での管理になっていました。
また、店舗情報の中には機密性の高いものも有るが故の情報漏洩の懸念や、皆で編集してしまうと情報の精度が落ちてしまうという懸念から、それらの情報もごく一部の人にしか共有していませんでした。

そうした管理体制でしたので、色んな部署からの契約情報に関する問い合わせ対応の手間や契約期限の確認漏れ等の課題があり、情報の一元管理が出来て、契約期限に関するアラート通知も出来るシステムを導入し、必要な部署に必要な情報を簡単に出せるような体制を作りたいと思っていました。その為には、情報漏洩の防止や情報精度の担保の為に、きちんと閲覧や編集の権限設定が出来ることが大前提でした。

そこで、前職で活用していたPro-Signとは別のシステムが使いやすかったので、導入を検討していたのですが、自社向けにカスタマイズが必要なので導入に向けては結構な初期費用が必要であり、もちろんランニング費用もかかるということで二の足を踏んでいたところに、Pro-Signのご提案を頂き、自分たちがやりたいことに近しいものを既に形にしてくれていましたので、費用対効果の観点からPro-Signの導入を決めました。

以前は「契約書のPDFはここ、Excelはここ」と二軸管理で情報がリンクしていなかったので、誤入力や更新ミス等があったり、情報の信ぴょう性が低くなっていた部分もありましたが、今はPro-Sign上で全ての情報が紐づいて簡単に表示出来るようになったので、格段に管理しやすくなりました。

契約期限に関するアラート通知も飛ばせますし、閲覧権限/編集権限と人によって権限を上手く使い分けることが出来るようになったので、こちらから情報共有できる対象従業員の幅を広げることが出来ました。また、対象を広げる従業員分のアカウントも、料金に関係なく必要な数だけ発行出来るのが良いですね。
Excelで管理していた時には、情報を誰が変更してしまったかを把握しきれない懸念もありましたが、Pro-Signでは更新情報がログとして残るので、そういった点でも安心感があります。

またPro-Signを活用しての一番のメリットは、契約書の管理だけではなくて、店舗情報の管理が出来るという点ですね。
自分たちが契約書の管理をするのは、結局店舗情報を纏める為なので、席数や業態、営業時間等、契約書には載っていない店舗に纏わる情報を「任意項目」として管理出来て、更に紐づく契約書が格納/管理出来るという点はすごく大きいです。

驚きました。正直ここまで親身にやり取りをして頂けるとは思っていませんでした。元々Pro-Signの営業を受けた際には、きちんとサポートしますよという旨の話を聞いてはいましたが、大きな期待はしていませんでした。

失礼なイメージですが一般的なSaaSのカスタマーサポートではAIが対応していたり、メールのみの対応ですといった感じでドライな印象を持っていたんです。普通、システムの導入までは色々と細かいやり取りを行うケースは多いですが、導入後にこんなに色々な要望を聞いて頂いたり、新機能のリリース等を逐一ご連絡頂けるのは、他のサービスでは無いですよね。こんなに便利なシステムを提供している会社が、逆にここまでアナログなサポートをしてくれるとまでは期待していなかったので、非常にありがたいと思っています。

また、導入時に既存の契約書のデジタル化代行をお願い出来たのも良かったです。契約書の内容を理解できる人がやらないといけないので、社内でやるとしたら自分で行うしかなかったので、不動産経験者の方がきちんと読み込んで登録まで行って頂けるのは助かりました。

色々な要望を出してから、開発/実装のスピードは早いと思いますし、元々そこに期待して導入しました。
色々なクライアントからの要望を吸い上げて改善をしていきたいという姿勢に期待が持てたからです。営業を受けた際に「これが完成形です」という話だったら、導入を躊躇していたかもしれません。

SaaSですので、正直今も自社の要望が全て叶っている訳ではないですが、このペースでどんどん開発が進んでいくと良いなと思います。

情報を元々一部の人にしか共有をしていなかったとお話したのは、普段から契約書を見慣れていない人には契約書の内容が分かりにくかったり、読み込むのに時間がかかったり、読み違いもあったりしたので、その時間や手間が無駄だったからという観点もあります。

その為、今までは社内から契約内容に関する問い合わせがあったときは、こちらで読み込んで、知りたい内容を伝えてあげるという工数がかかっていました。月に５件～１０件まではいかないくらいで件数自体は少ないですが、こちらで必要な情報を調べて回答し、対する質疑応答含めたやり取りを完結させるのに１件に１時間程かかっていたと思います。

今は契約書とPDFが一緒に格納されているので、読み込まなくてもPro-Sign上に記載されている契約情報を見れば簡単に把握出来る仕様になっていて、皆それを見て確認出来ているので、社内からの問い合わせがほぼなくなりました。

正直、他部署の人間がどの程度Pro-Signを活用しているか正確には分からないですが、先日たまたま契約書データの格納漏れを他部署から指摘されたことがあり、ちゃんと使っているんだなと実感しました。

サポート体制も機能開発の面も、このままの調子で進めていって頂ければと思います。
SaaSの特徴でもありますが、一社からの要望だけではなく、色々な企業が使っていく中での要望を基に開発された機能が弊社にとってもメリットになりますので、是非良いものを形にして頂ければと期待しています。