ファーマライズ株式会社様
導入事例

弊社ではM&Aで迎え入れた企業が10社程度あるのですが、それぞれの企業で管理方法がバラバラでした。契約の内容について、口頭での取り決めのみになっているものや、メモ書きだけで残っているものも有った程です。
情報自体が色々な所に散在してしまっていましたので、契約書の有無や支払いの有無、正確な貸主情報等も把握が難しい状況で、事実関係の確認に曖昧な部分が多く、きちんとシステム化をして管理を強化しないといけないという思いを持っていました。

そのような状況でしたので、期日管理についても非常に難しさを感じていました。
期日が到来しているかどうかを、散在した紙の書類から確認をしなければならなかったので、抜け漏れが多々発生していて、どうしたら綺麗に管理出来るのかを模索していました。
そんな時にPro-Signのお話を聞き、導入しようという流れになりました。

散在していた情報が整理されて、期日管理がきちんと出来るようになったことが非常に大きいです。
Pro-Signのアラート機能では、メールで通知が来るだけではなくて、アラートリスト（期日到来が近い契約リスト）を自動的に生成してくれるので、今確認しなければならないものが何件有るのか、既に誰か対応を進めているか否か等が見える化されて、精神的にも楽になります。

リストを基に店舗ごとに確認することで、実際にはすでに解約された契約なども特定できます。
特に駐車場等は、口頭ベースで解約したといったこと等も多く、きちんと管理を行うべき生きた契約がどれかを個別に精査出来る点も助かっています。そうして情報整理を進めていくと、契約書にメモ書きの付箋を張り付けただけの、正式には書面として認められないもの等、これまで担当者に任せきりだったものが、統一した形で管理できるようになりました。

今ではシステム化が実現出来て、「店舗毎に呼び出せば全ての情報が見られる」という状況が作れています。
これは本当に大きいメリットです。

非常にコミュニケーションがスムーズで、連絡が取りやすいと感じています。
また、スムーズに対応して頂けるので、こちらからも要望をお伝えしやすく、助かっています。
また、お伝えした要望も、すぐにシステム上に反映されることが多く、日々操作しながら新機能を試していくことが楽しみになっています。

導入から今まで、特に苦労している点はありませんが、一方でこれから私たちだけでなく、各部署にシステム利用を展開していくことを考えているため、今後どのように進めていくかを検討中でして、もしかしたら今後、相談にのってもらうかもしれません。

私たちから要望させて頂いた機能が迅速に反映されており、非常に助かっています。
以前と比較しても、画面の見やすさや操作性が格段に向上したと感じています。

特に好評だったのはアラートのリスト化や画面のタブ化など、見た目や操作性の向上です。
また、細かな部分での各種表示の改善も大変助かっており、以前はスクロールして下まで見なければならなかった箇所も、簡単にアクセスできるようになり、非常に使いやすくなったと感じています。
おかげ様で漏れのない管理が出来ることでストレス解消にもつながっており、夜もぐっすり眠れます（笑）。

１つ機能が良くなれば、更に他も、と今後色々と要望をお伝えすることもあるかと思いますが、その際は是非宜しくお願いします。

業務効率が向上し、ストレスの低減を感じています。
社内からの問い合わせにもすぐに対応できますし、契約書の内容確認が簡単に出来るようになっていることが大きな要因です。
その結果、ストレスを感じなくなり、むしろ日頃の業務を楽しみながら進められるようになっていますし、他部署もその業務改善効果を実感しているのではないかと思っています。

考えてみれば、以前は書類を探すために書庫に行って紙をめくっていた時間が、今のシステムに置き換わって大幅に短縮されています。
社内の書庫に入りきらない書類は、外部倉庫で保管していたので、何か確認しようとしたら、取り寄せに1日～2日かかっていましたからね。
そこから問い合わせ対応を行っていましたので、今のPro-Signを活用した対応方法との差は非常に大きいものがあります。

今の時点でも期待以上のサービスを提供していただいていると考えており、今後も引き続きの活躍を期待しています。
今回の取り組みで、賃貸借契約書関連の情報を綺麗に整理することが出来ましたので、今後更に多くの情報の整理を進め、将来的には、各店舗の過去からの推移や行政関係も含めた全ての情報をきれいにまとめられるようになることが最も重要だと考えています。
弊社にとって、店舗事業は生命線である為、その部分に重点を置いて取り組んでいく予定です。

その際に、より効率的な管理方法や機能開発の要望が出ましたら、色々と要望させて頂くと思いますので、その際は是非宜しくお願いします。