株式会社adapt retailing様
導入事例

Pro-Sign導入前の管理方法は完全にアナログで、オフィスのカレンダーに契約日や更新日などを手書きで記載して管理していました。
しかし、きちんとした管理ができずに漏れがあったため、ショッピングモールなどの貸主から連絡が来て初めて更新対応が必要だと気づき、急いで対応しなければならないことも多くありました。急な対応が必要なことが多く、とても大変な作業でした。

それまでも管理方法に課題を感じていましたが、今後数年で店舗数を大幅に増やしていく計画もありましたので、いよいよカレンダーでの管理も限界だと、きちんとした管理体制を確立する為にデジタル化の必要性を強く感じていました。

そんな中で弊社代表がPro-Signの提案を受けて、導入を決めて頂きました。
他社のツールも検討に挙がりましたが、Pro-Signでは不動産の専門チームがデジタル化の代行をして頂ける点が決め手になったようです。

はい、大きく改善されました。まず、デジタル化によって、以前は社内のカレンダーでしか確認できなかった情報が、クラウド上で簡単に確認できるようになり、大変便利になっています。
契約更新などの対応も、アラート設定によって必要なタイミングで個別に送られてくるので、漏れが無くなりました。

また、情報共有の面でも効率化が図られています。弊社の場合、店舗情報を最も必要とするのが代表なのですが、必要な情報はPro-Signにアクセスすることでいつでも確認出来るようになったので、代表自身が直接ログインをして確認をして頂いているようです。
私に対して資料準備等の指示が出ることが無くなりました。

正直、私自身が今まで管理業務に携わったことがなく、初めての業務内容が多かったので、本当に分からないことが多いという状況でした。
そんな中で色々な質問をさせて頂いたのですが、カスタマーサクセス担当者（CS）さんが一緒に管理方法を考えて頂いたり、特有の専門用語や契約書の文言について教えて頂いたり、親身に話を聞いて頂いて質問しやすかったですし、すごく助かりました。

CSさんとは日頃からよくやり取りをさせて頂いているのですが、レスポンスも早く、私からの連絡にすぐに対応して頂けるので助かっています。逆に、私の方が違う業務も掛け持ちしていたりするので、CSさんからの連絡に反応できなかったり、待たせてしまったりと申し訳なさを感じることもありました。

そんな時も役割分担で対応して頂いたり、常に寄り添って頂いていることが伝わってきて、本当にありがたく思っています。

弊社では、契約内容について最低限必要な箇所が決まっているのですが、その箇所も契約によって内容が似ているようで違うといったケースも多いと感じています。私自身が慣れていないところからのスタートだったので、契約の中でもどこに注目すれば良いかが分かりませんでした。

そうした苦労をした立場からすると、契約の中でもどこが重要なポイントなのか、何がキーワードになるのか等が簡単に分かるようになれば、普段から契約を読み慣れていない人が見ても内容が把握しやすく、引き継ぎもしやすくなるんじゃないかと思いました。周りのメンバーへの教育にも役立つと思いますので、そうしたガイド機能等が出来ると嬉しいです。

直近でも画面の構成が大きく変わって非常に見やすくなっていると思いますし、こうした機能改善は是非続けていって頂ければと思います。