株式会社ダイイチ様
導入事例

一番大きな課題は、契約の期日管理です。
当社がお借りしている物件、お貸ししているテナント様で約200件の契約書を管理しておりますが、中には、いつの間にか契約期限が切れてしまっているもの等も出てきてしまっていました。そうした状況を改善する為、契約の期限が近付いたら自動的にアラートを出してくれるような仕組みを入れて、きちんとした管理が出来るようにしたいと考えていました。

また、情報の属人化についても課題感を感じていました。
弊社では、各店舗にどういった経緯が有るか、契約内容の変遷等について、担当者のみが把握しているという状況でした。
何か分からないことがあれば担当者に聞くと簡単に分かる一方で、今後のことを考えると、引継ぎという意味も含め複数の部署や担当者等、誰でも同じ情報を元に対応が出来るように、属人化した情報をきちんと記録に残しておかなければならないということも考えていました。

そんな時にPro-Signの提案を受け、契約期限のアラート機能や、過去の契約内容の変遷や交渉履歴が残せる機能をこの費用感で使えるなら良いなということで導入を決めました。

まず期日管理についてはアラート機能を活用して、契約期限の半年前等、期日が近づいた契約を全て把握出来るようになりました。
期日を迎える各契約について、きちんと余裕を持った対応が出来るように、今後複数のアラートを活用する等の工夫も検討していきたいと考えています。

また、情報の把握という観点では、外出先であっても必要な情報をPro-Sign上ですぐに確認出来るようになった点は、非常に便利だと感じています。貸主様のところへお伺いして、契約内容についての交渉を行う場面等もあるのですが、その時に当時の契約内容がどうだったか、どんなやり取りを行っていたか等、突発的な話にも対応が出来るようになりました。
Pro-Sign導入前は、最初からそのような話になることが想定出来ている場合は、事前に資料を印刷して持って行くことで対応が出来ていましたが、どうしても突発的な内容には対応が出来なかったので大きな違いです。

直近でも、ある店舗の改装が有りまして、そこに入って頂いているテナントさんと契約内容に関する話も色々と行ったのですが、本社から契約書のコピーや付随資料を印刷する必要も無く、Pro-SignでPDFを開いて一緒に契約書を見ながら話が出来ました。

今後更に情報の拡充を進めて、社内でも利用できる人が増えてくると、もっと大きな効果が生まれると思います。

カスタマーサクセス担当者（CS）さんからいつもタイムリーに御連絡を頂けて助かっています。
逆に我々もまだまだ使いこなせていない部分も有り、申し訳なさも感じているのですが、CSさんの方から手分けして情報の拡充を進めましょうというご提案を頂き、実際に分担して頂いたのは非常に助かりました。

新機能が実装された時も、逐一御連絡を頂いています。
システム自体が結構な頻度で常に変わって行っているので、忙しいタイミング等は全部が全部見れている訳ではないですし、連絡が多すぎても
困りますが、個人的にはいつもタイムリーに良いタイミングで御連絡を頂き、ストレスなくコミュニケーションが取れていることに感謝しています。

結構な頻度でスピーディに新機能が開発されているなという印象です。
それだけユーザーから色々な機能開発の要望を吸い上げて、柔軟に対応をされているのだと感じています。

我々もまだまだ使いこなせていない部分もありますので、今後活用を進めていく中で新たな要望が出たら、是非提案したいと思います。
そうした提案のしやすさ等は日頃のコミュニケーションから感じていますので、今後も期待できると思っています。

まだまだ現状では、情報をどんどん拡充していってというタイミングですので、業務効率化の観点においては今後の展望も含めという形になりますが、Pro-Signを活用した情報の一元管理をもとに、各部署における役割分担や業務フローを確立していきたいと考えています。

本来、店舗情報の管理には店舗開発や総務、経理等の部門が、それぞれの役割を持って対応にあたるものですが、現状、何となくで特定の部門が窓口になって全て対応してしまっているという状態です。

今後Pro-Signを活用することで、全ての部署で同じ情報を元に対応が出来るようになり、役割分担や対応フローが明確化出来れば、全社的な業務効率は大きく上がると考えています。それをどう実現していくかが、今後の課題ですね。

まだまだこれから色々な機能を使いこなせるように情報の拡充を進めていき、業務効率化に向けた課題に取り組んでいきたいと考えていますので、是非今のままのクオリティで継続的なサポートをお願いしたいと思っています。