従来の店舗情報管理について、どのような点に課題を感じていましたか?
一番大きな課題は、契約の期日管理です。
当社がお借りしている物件、お貸ししているテナント様で約200件の契約書を管理しておりますが、中には、いつの間にか契約期限が切れてしまっているもの等も出てきてしまっていました。そうした状況を改善する為、契約の期限が近付いたら自動的にアラートを出してくれるような仕組みを入れて、きちんとした管理が出来るようにしたいと考えていました。
また、情報の属人化についても課題感を感じていました。
弊社では、各店舗にどういった経緯が有るか、契約内容の変遷等について、担当者のみが把握しているという状況でした。
何か分からないことがあれば担当者に聞くと簡単に分かる一方で、今後のことを考えると、引継ぎという意味も含め複数の部署や担当者等、誰でも同じ情報を元に対応が出来るように、属人化した情報をきちんと記録に残しておかなければならないということも考えていました。
そんな時にPro-Signの提案を受け、契約期限のアラート機能や、過去の契約内容の変遷や交渉履歴が残せる機能をこの費用感で使えるなら良いなということで導入を決めました。