株式会社MID ALFA（旧：北海道ブブ）様
導入事例

大きくは２つありまして、まず店舗の建物や土地の契約書、図面等の資料がどこにあるのか分からない、且つ誰が管理をしているのかも分からない、という状態でした。また、賃貸借契約以外の情報で、店舗の運営に必要となるようなリース契約や業務委託契約等も全く管理が出来ておらず、すごく困っていたというのが実態です。

基本的に情報は札幌本部で保管をしているはずなのですが、そもそもそのファイルがどこにあるのか分からないということも多く、「ここ（札幌本部）にないということは関東本部にあるかもしれない」と、関東本部の担当者に問い合わせをして、探してもらっても見つからず、結局改めて札幌本部内を探したら見つかった、といったようなことがたくさんありました。

弊社では、お客様に入って頂き、接客を行うショールームを非常に大切に考えておりまして、定期的に改装を計画したりするのですが、その際に「最新の図面を見せてくれ」、「この部分の契約書を見せてくれ」等の指示が、上層部からおりてきます。
上記のような状態だったので、その準備に非常に時間がかかっており、情報をいつでもすぐに準備出来るような体制を作る、ということが会社としても大きな課題だったと思います。

はい、情報の探しやすさ、検索性が大きく向上しました。
店舗に紐づく契約書を確認する必要がある際に、すぐに確認出来るようになったのは、私にとってすごく大きなポイントです。
今までの紙の管理、且つどこに保管されているか分からないという状況では、まず探しにいくことから始めていたのですが、それが「この店舗の、この貸主との契約だから・・・」と一瞬で当たりをつけることが出来るようになったので、そのスピード差は歴然です。
Pro-Signに登録された店舗を開くと、賃貸借契約やリース契約、業務委託契約等、店舗に紐づいている契約が全て関連付けて表示されるのが、非常に大きなポイントですね。

また、契約の経緯等の情報も、きちんと残せる機能があるのが良いと思います。直近でも地主様が代替わりされることがあったのですが、その時のやり取りの履歴を詳細に残しておくことが出来ました。
Pro-Signの導入時点から、誰が対応しても同じ作業が出来て、同じ情報がきちんと確認出来るような形を作ろうという方針で情報の拡充を進めていまして、Pro-Signのアカウントさえあれば、誰でも同じ情報を元に同じ対応が出来る状態になっているということは、会社にとって非常に大きなことだと思います。

問い合わせをした際に、毎回きちんと対応をしてもらえていることが感じられて非常にありがたく思っています。

システムを活用していると、この部分をこう変えて欲しいといった要望が出てきます。
私自身も要望の全部が全部通らないよなと理解をしている一方、システムでカバー出来たら嬉しいなという思いから、ある種無理なお願い等もしてしまっている自覚はあるのですが、そうした問い合わせにも毎回カスタマーサクセス担当者（CS）さんから回答を頂けていまして、Pro-Signでは本当にそうした１つ１つの要望事項に対してきちんと検討をして頂けているのだなという信頼感があります。

結果的に、要望をお伝えした通りに機能改修頂けたこともありますし、今すぐ改修とはならないまでも、今後の開発検討項目の中に上がった等の情報を頂けるだけでも、いつか実装されて、より便利になるなと期待が持てるので、私にとってはCSさんへ気軽に要望をお出しできる関係性が出来ていること、向き合って頂けていることに非常に満足しています。

恐らく会社によって重宝される新機能は異なると思いますが、弊社から見ると「これは便利だ」と思う新機能がタイムリーに実装されていっている印象で、非常にありがたいです。

一番良かったのは、修繕履歴の一括登録機能を開発して頂けたことです。
元々弊社ではExcelで管理をしていたので、ひとつひとつデータをPro-Signに登録していくのは大変だと思い、CSさんへExcelで一括アップロードが出来るようにならないかと相談させてもらいました。その後、思っていた以上のスピードで機能開発に繋げていただき、改めて対応の早さに驚きました。
修繕履歴の管理機能は、契約情報や図面等と一緒に同じシステム内で管理が出来て、もちろん共有も簡単に出来るので、今までの管理方法から画期的な進化を遂げたと思いますし、非常に助かっています。

その他、最近非常に重宝しているのが契約書をコピーして新規登録する機能です。
担当者や物件情報の一括変更機能も良かったですね。
どちらもユーザー側としては、１つ１つ登録していくことが本当に大変だったので、すごく嬉しく思っています。

そうしたユーザー目線で「こうだったら良いのに」を１つずつきちんと解決して頂いているのだなということが、新機能リリース情報を見ていても伝わってくることもPro-Signの良さだと思います。

必要な情報をすぐに検索できるようになったことで、一度の作業にかかっていた時間が大幅に短縮されました。

社内で問い合わせがあった資料を探すところから始まり、その後PDFにスキャンもしくはコピーして渡して、という以前までのやり方だと、どうしても問い合わせから対応完了まで平均2～3日ほどかかっていました。
それがPro-Signを導入してからは、５分で対応が完了してしまいますので、業務効率は爆発的に上がっていると思います。

これまで平均して月に5件程度、社内からの問い合わせがあったのですが、対応に10日～15日の時間を要していたものが、30分かからずに対応出来てしまいます。実際に対応の為に動いている時間だけで計算しても、10分の1程度まで効率化出来ていると思います。

非常に大きな改善効果ですし、最近では上層部もすぐに情報が出てくることを十分実感していまして、問い合わせの件数が益々増えてきています。結果的に更に大きな業務改善効果に繋がりました。

直近でブラッシュアップを進めていらっしゃる店舗管理の要素は、是非どんどん強化していって頂ければと思っています。
営業許可や防火防災管理者、消防への届出等を、全てPro-Signで一元管理が出来るようになり、現在のExcel管理をやめられるのは、すごくありがたいです。
また、メンテナンス情報をPro-Sign上に残せるよう新機能が追加されましたが、純粋な修繕履歴の管理からもう一歩踏み込んで、見積もりや現在進行中の工事の手配、進捗管理等もPro-Sign上で出来るようになると凄く嬉しいです。

そうした今後の進化についても非常に期待していますので、是非引き続き宜しくお願いします。