福岡スバル株式会社様
導入事例

情報が社内各所に散在してしまっていたことと、それ故に情報の属人化が起きてしまっていたことの2点が、弊社にとっての大きな課題でした。

借りている土地の契約書が契約の締結日順にファイリングされておらず、どれが最新版なのかが分からない、そもそも書類が全て揃っているのかも不明、図面や付随資料も社内の各所に散在してしまっている、といった状況でしたので、情報を正しく把握することが非常に大変でした。

また、そうした状況ゆえに、特定の人しか情報を持っていない、いわゆる情報の属人化も起こってしまっていました。
ある担当者が書庫に保管されている契約書から該当するものを探し当て、これまでの経緯や変遷をなんとか読み解いたとしても、それを記録として残していなかったので、担当者が変わるとまた１からやり直し、という非効率な状況が非常に大きな課題でした。

私自身は元々別の事業所におりまして、前任の担当者の退職に伴い今年（2023年）の4月から本社に異動となりました。
それで店舗情報の管理も担当することになったのですが、引き継ぎ当初は情報収集にとても苦労しました。
そうした経験から、社員全員がいつでも正しく状況の把握ができるようなプラットフォームを構築する必要があると強く感じました。

賃貸借契約書の管理は非常にスムーズに出来ているなと実感しています。
バージョン管理の機能で締結日順に過去の経緯が分かるようになったので、これまで大変だった契約書を1枚1枚読み解く作業がなくなりました。また、データ類もすべて店舗に紐づけて保管することができるので、図面や契約書のPDFや、画像データ等もきちんと管理できるようになりました。

操作性に関しては、非常にシンプルで直感的に操作ができると感じています。
情報を入力していくにはある程度の契約書の知識が必要になるので、カスタマーサクセス担当者（CS）さんにサポートしていただきながら利用しています。

機能もどんどんブラッシュアップされているようなので、今後は所有している自社物件や設備の修繕履歴、耐用年数などもPro-Signで一元管理しながら、店舗マスターとして構築を進めていきたいと考えています。

月に1回定期的に時間を設けてもらい、機能に関する質問などをさせていただくのですが、画面を見せてもらいながら丁寧に説明していただけるので複雑な機能も比較的理解しやすいと感じています。通常業務も行いながら情報の拡充を進めなければならない中で、こちらのペースに合わせ、負担にならない形でサポートをしていただけているのが非常に助かっています。

また私自身、異動してきて日が浅いので、賃貸借契約書に使われている単語や条文が、普段聞きなれない言葉や特殊な言い回し等も多いのですが、担当のCSさんは専門性が高く、そういった内容も幅広く知識を持っていらっしゃるので、色々とアドバイスを頂いています。

レスポンスも早く、ストレスを感じずにコミュニケーションが取れていますし、新機能がリリースされた際も逐一ご連絡を頂けているので、今後も定期的なサポートをお願いしたいと考えています。

新機能リリースの連絡が来る度に、開発サイクルが早いなと感じています。
またその新しい機能についても、実用性が高いものが多く、どんどんブラッシュアップされているのが伝わります。
利用ユーザーの要望をもとに、新機能を開発されているとのことでしたので、私もPro-Signを活用していく中で新機能の要望などが出たら、是非お伝えさせていただきたいです。

現在もまだまだ情報の拡充を進めていこうという段階ではありますが、社内からの問い合わせがあった際の負担の軽減や、返答時間の短縮に繋がっていると感じています。以前は総務部門や経理部門から問い合わせが来たら、書庫にある山積みの資料の中から、宝探しのような形で該当資料を探し出し、読み解いた上で返答していたので、調査に多くの時間がかかっていました。

また設備や建物の修繕を業者に依頼する時には、設備の仕様書や建物の図面が必要となり、それもまた山積みの書庫から時間をかけて探したり、場合によっては資料がないなんてこともありましたので、Pro-Signを見れば一発で資料の所在が分かるという点において、大きな業務効率アップに繋がっていくと考えています。

最終的な理想としては、1つのシステムで店舗マスターとして機能させたいと考えています。
弊社の場合借りている土地や建物だけでなく、所有している自社物件もありますので、それぞれの店舗の修繕履歴や点検結果等も含め、データをしっかりとPro-Signに残すことで一元管理を進めていきたいと思います。

最適な形で実現できるように積極的に取り組んでいきたいと思いますので、是非色々とアドバイス等も頂けると嬉しいです。