株式会社エヌイーエス様
導入事例

今までは店舗情報を紙媒体とExcelの両方で管理していました。
紙媒体では、1店舗につき1つファイルを用意し、その中に店舗にまつわる書類がひとまとめに入っています。物件の賃貸借契約書、業者との業務委託契約書、電話などの設備関連の書類などすべてがファイルの中にあり、必要なときに出して見る方法をとっていました。

そしてExcelは、3種類を使い分けていました。
1つ目は基本的な賃貸条件や営業許可証番号などの店舗情報、2つ目はクレジットカードや加盟店番号などのインフラ面の情報、そして3つ目はビール会社との契約内容をまとめたものです。そうして3つのExcelで管理を行っていましたが、図面であったり設備の修繕履歴であったり、賃料変更の変遷であったり、まだ管理しきれていないものが多かったように思います。

紙のファイルもExcelも閲覧できる社員は限られていて、緊急性の高い問い合わせのときにすぐ答えられないことも課題でしたし、何より情報管理の方法として「今のままで本当にいいのか」という漠然とした不安はずっと感じていました。

そんなときにPro-Signの存在を知り、「これならば欲しい情報にすぐたどり着けて、無駄のない業務ができる」と考えて導入に至りました。

導入して間もないので大きな成果はこれからですが、店舗からの問い合わせに答えるスピードはとても早くなりました。

もともと本部が働く日中の時間帯と、夕方や夜がメインとなる店舗の営業時間がずれているために、問い合わせをもらっても待たせてしまうことがあったんですね。でもPro-Signを導入してからは、設備の不具合など緊急の場合も自宅から情報を確認し、必要な対応ができるようになりました。

そもそも紙やExcelで管理していた頃は、それぞれの担当者だけが把握している情報も多く、「いつどの設備を修繕して金額はいくらだったか」などが他の人に共有されることはありませんでした。前回エアコンを変えたのがいつなのか不明で、当時の設備担当者に連絡を取ったり、経理部門の支払い履歴から時期や金額を特定するなど、かなり遠回りして情報を得るしか方法がなかったのです。

この部分は当社の代表も課題だと感じていて、Pro-Sign導入時にも「店舗の様々な履歴が残るようにしてほしい」とリクエストを受けています。店舗を運営していれば設備面の更新は避けられませんから、今後はPro-Signを活用してきちんとデータを残し、後でスムーズに情報確認できる状態を目指したいと考えています。

わからないことを質問すると、いつも優しく丁寧に答えてくれます。
また、プラスアルファで「こんな機能もあります」とご案内いただけるのも助かります。
当社が考える「こんなことができたらいいな」をしっかり把握したうえでの提案がもらえるので安心できますね。

定期的に連絡をくれて寄り添ってくれる姿勢もありがたいと思っています。
これからPro-Signでの情報管理をますます充実させていきたいと考えているので、ぜひ引き続きサポートをお願いします。

当社の「こういう機能があったら便利だな」という声に積極的に耳を傾けてくれる点は素晴らしいと感じます。

ユーザーの声をしっかりと機能に反映したいという気持ちが伝わり、信頼感につながっています。
当社が導入してからのそれほど長くない期間にも色々なアップデートが行われていて、今後ますます使いやすくなっていくんだろうなと期待しています。

今までは必要なデータを探し出すことに多くの時間と労力を費やしていましたが、Pro-Signによって情報へアクセスする時間は半分ほどに短縮できました。さらに場所を問わず情報を確認できることで、かなり効率化も進んでいます。
店舗から急ぎの用事で連絡があったときも相手を待たせることがなく、お互いにストレスが減ったと感じています。

また紙媒体の資料をわざわざPDF化する必要もなくなりました。
「店舗の図面が欲しい」と言われれば、すぐにメール添付で送れるのも非常に便利です。
欲しい書類があればPro-Signから出せばいいという状態ができたことで、業務の効率化だけでなく精神的な安心感も与えてくれています。

これから設備関連の情報や、新規出店の情報、過去の経緯等をまとめてデータベース化出来ると、更に効率化が進むのではないかと思います。

当社では年間5店舗ほどの新規出店がありますが、出店検討はこの何倍も行っておりますので、これまで出店の検討があるたびに過去の類似事例の資料を探し出すことに大変苦労していました。資料として残っておらず、担当者の記憶頼みという場合も多かったため、新規出店の候補物件や図面、内装工事の見積書、会議の議事録などの情報をしっかりPro-Signで残したいと考えています。

新しく店舗を借りる場合は業態資料を物件のオーナーに提出する必要がありますが、Pro-Sign上にある他店舗の売上・規模・店内のイメージといった情報をモデルケースにして出店時の資料作成ができれば、業務効率化にもつながります。

既存の店舗については、物件に関する情報を一元管理できることと、いつでも必要な情報を得られることの2点で非常に活用できると考えます。現時点では紙ベースで手元にある物件の情報をPro-Signへ移行する部分が整いつつあるので、これからは設備の更新や建物の修繕など、メンテナンス履歴を残す使い方へとシフトしたいですね。

メンテナンス履歴をしっかり残すには、経理部門や設備担当部門の社員の協力も欠かせません。Pro-Signの利便性をしっかり社内で共有し、次のステップとして他部署を巻き込み協力を仰ぎながら情報管理のDX化を進めていこうと思います。