従来の店舗情報管理について、どのような点に課題を感じていましたか?
今までは店舗情報を紙媒体とExcelの両方で管理していました。
紙媒体では、1店舗につき1つファイルを用意し、その中に店舗にまつわる書類がひとまとめに入っています。物件の賃貸借契約書、業者との業務委託契約書、電話などの設備関連の書類などすべてがファイルの中にあり、必要なときに出して見る方法をとっていました。
そしてExcelは、3種類を使い分けていました。
1つ目は基本的な賃貸条件や営業許可証番号などの店舗情報、2つ目はクレジットカードや加盟店番号などのインフラ面の情報、そして3つ目はビール会社との契約内容をまとめたものです。そうして3つのExcelで管理を行っていましたが、図面であったり設備の修繕履歴であったり、賃料変更の変遷であったり、まだ管理しきれていないものが多かったように思います。
紙のファイルもExcelも閲覧できる社員は限られていて、緊急性の高い問い合わせのときにすぐ答えられないことも課題でしたし、何より情報管理の方法として「今のままで本当にいいのか」という漠然とした不安はずっと感じていました。
そんなときにPro-Signの存在を知り、「これならば欲しい情報にすぐたどり着けて、無駄のない業務ができる」と考えて導入に至りました。