株式会社とんでんホールディングス様
導入事例

これまで契約書は全て紙で管理していました。
しかし、万が一火災等の災害があった場合、原本のみで管理していることにリスクを感じていました。
また業務効率の面でも、何か確認事項があるたびに書類を取りに行く必要があり、無駄が多いという課題がありました。

加えて、社外の打ち合わせや商談で契約書が必要な場合は原本をコピーして持ち出していたので、常に紛失のリスクが有りました。
また原本とコピーが入り混じってファイルが整理しにくかったり、保管スペースを圧迫していたりといった課題もあり、きちんと情報管理をしなくてはならないと危機感を持っていました。

そうしたことから少しずつ原本をPDFにしてデータ化する作業を進めてきましたが、それらを各店舗ごとにまとめたり、契約日や中身がすぐに識別出来るようにする作業までは、とてもとても手が回りませんでしたので、書類をわかりやすく整理できて、必要なときに簡単に引き出せるものはないかと考えた末に、Pro-Signの導入を決めました。

今までは他部署から契約内容について問い合わせがあると、わざわざ店舗開発課が書類を確認しに行く必要がある等、情報連携に課題を抱えておりまして、共有漏れ等によるミスやトラブルも発生することがありました。

しかしPro-Signを使い始めてからは、各部署で情報にアクセスできるので、不要なトラブルへの対処も必要なくなりました。
何より「確認したいことがあったら店舗開発課を通す」という業務フローが減ったことで、部署間で情報がスムーズに流れるようになったことが大きいですね。

また、店舗開発の仕事は属人化してしまう傾向が強く、すぐに履歴を追うのが難しい場合もあります。
対応していた社員の引退や異動等があったときに「データがどこにあるかわからない、引き継ぎも難しい」という事態だけは避けたいので、今は各担当者が作成したWord、Excel、メール文等が散らばって過去の履歴が分からなくならないよう、情報をPro-Signへ移行しています。

今後は交渉履歴を全てPro-Signに残すよう徹底することで、新しい社員が増えたときも短期間で情報共有できることにつながるのではと期待しています。

困ったときに丁寧にサポートしてくれるのでとても安心感があります。
特に画面共有やキャプチャーで操作手順を教えてくれるのが助かっていますね。私以外の社員が「この部分の操作がわからない」という場合でも、カスタマーサクセス担当者（CS）さんから届いたメールをそのまま見せれば、パソコンが苦手な人でもサッと操作できているので非常にありがたいです。

他社のシステムでは、わからない部分はマニュアルを見て調べたり、サポートを受けるには別途費用が必要な場合が多い中で、無料でここまで丁寧なサポートをしてもらえるのはとても助かります。

CSさんにいつでも気軽に電話して聞けること、レスポンスが速いこと、どの画面のボタンを押せばいいのか親切に教えてくれること等、どれをとってもサポート体制には満足しています。

「こんな機能があったらいいな」と思うものがあれば随時希望を伝えています。
店舗ごとに権限の設定が出来るように機能開発をして頂いたのはすごく良かったと思います。各店長が、自分の店舗の情報をきちんと把握出来るようになり、連携も取りやすくなりますね。

そうしたユーザーの意見をしっかり聞いてくれる姿勢がある点も、Pro-Signの良いところだと思います。
実はどんどん新機能がリリースされるので、まだまだ慣れていくのに精一杯という部分もあるのですが、もう少し慣れてきたら、各機能をきちんとチェックして活用につなげたいですね。

当社は関東圏に店舗が多くあり、週の半分は既存店への出張、残りは新店開発の準備でほぼ毎日車で移動しています。

Pro-Signを導入したことで、契約業務の準備作業は半分以下の時間に減ったと実感しています。
特に契約内容の確認が効率化され、わざわざ会社に行かずとも移動中の車の中や商談中でもすぐに情報を確認できる点が助かっています。

またデジタル化の作業についても、書類の数が膨大で私たちだけではとても整理することが出来ませんでしたが、Pro-Signの導入に際して、その膨大な書類を全て店舗毎に時系列で整理した上でデータベース化する作業をアウトソース出来たのは非常に助かりました。

おかげ様で、今ではいつ/誰でも物件名や年代等で簡単に検索して情報にアクセスできるようになり、業務効率が大きく向上していると思います。

今回Pro-Signを導入して店舗情報のデータベース化が進んだことにより、部門間での円滑な情報連携を実現する体制が整いつつあります。
今後はそれぞれの部署が同じ情報を基に正確な対応が出来るようになればいいなと考えています。

オーナー様にとっても、自分の資産に対して弊社の全員が同じ認識のもとで対応が出来ていることはご安心頂ける要素になると思いますし、そうすることで、業務がスムーズに進むだけでなく、オーナー様とのさらなる信頼関係の構築、ひいては今後の売上拡大にも繋がるものと思いますので、ぜひそうした形を実現出来るよう、これからますます推進していきたいと思います。