株式会社ぎゅーとら様
導入事例

弊社は1929年（昭和4年）設立の総合食品スーパーで、歴史の長い会社です。
今までは締結した契約書類や付随する情報類をそれぞれの部署が管理し、紙で保管していたのですが、この方法には大きく2つの課題がありました。

1つは、部署毎に分散して管理していた為、情報に一貫性が欠けていたり、そもそも情報がどこにあるのかすら分からない、ということも度々発生していたことです。
弊社では毎年大きな定期異動が有るのですが、そうした状況でしたので、人事異動がある度に、契約の内容等、情報の引継ぎに非常に大変な思いをしていました。

そしてもう1つの課題は、契約書自体の見直しです。
というのも、長い歴史の中で締結してきた過去の契約書の中には、現行法に適応出来ていないものであったり、現在の基準では受け入れ難いリスクを孕んでいるものが存在する可能性があります。
これらの古い契約書を再検証し、法的なリスクを現在の観点から評価することが、トラブルが発生する前に対応すべき2つ目の課題でした。

2つ目の課題は非常に重要な課題なのですが、弁護士先生も交えて進めていく必要があるものでしたので、まずは情報の整理から進めて行こうと考え、Pro-Signの導入を決めました。

色々な企業からシステムの提案を頂きましたが、導入の決め手となったのは、費用対効果の高さ、充実した機能もありますが、一番は安心できるサポート体制に期待が持てたことですね。
親しみやすさと言いますか、他のシステム会社さんとはちょっと違うのかな、と導入前から感じていました。

情報が様々なところに散らばっていた課題については、契約書等の登録作業を通して徐々にPro-Signへの集約ができていると感じます。
直近の異動で着任した上長も、早速Pro-Signの情報に触れ、「非常に見やすく情報の把握がしやすい」と上々の評価です。
これからは集約した情報をうまく活用し、異動や引き継ぎの際も「Pro-Signを見ればわかる」という状態を定着させていきたいと考えています。

加えて、２つ目の課題であった過去の契約書の見直しに関しても、情報が整理できれば弁護士先生に相談しやすくなると思います。
バラバラに紙でお渡しするよりは、データで「この期間の契約を精査してほしい」という方が共有しやすいですからね。

まずは情報の整理から進めようと取り組んできましたが、Pro-Signで契約情報のデータベース化ができたことで、結果的に過去の契約内容もしっかりと整理してリスクの回避に繋がる良い循環が出来るといいなという期待感があります。

「こんなにしてもらっていいのかな」と思うくらい、とても親切・丁寧なサポートだと思います。
導入前にお話したときから感じていたことですが、Pro-Signのカスタマーサクセス担当者（CS）さんはとても聞きやすい雰囲気がありますね。
わからないことがあればしっかり耳を傾けてくれて、親身になって教えてくれるので大変ありがたいです。

また、要所要所で入力したデータの確認をしていただけるのも本当に助かります。
実際に情報の登録や管理をしている立場から言わせて頂くと、自分では正しい情報を登録しているつもりでも、「間違っているんじゃないか？」という不安はどうしても感じてしまうのですが、CSさんがチェックしてくれてると思うと非常に心強いです。

分からないことがあって質問した際も、いつでも対応が迅速で、「一人じゃないんだ」と心強さを感じることが出来て、嬉しく思っています。

こまめに新しい機能がリリースされていると感じます。そのどれもが「あったら便利だな」と思うものばかりで素晴らしいですね。
当社ではまだそれらの便利機能を活用する段階まで到達していませんが、今後はうまく使っていけるといいなと思います。

当社から「こういうことは実現できますか？」とお願いすると、できる範囲内で対応してくれる柔軟性がPro-Signにはあります。
しっかりユーザーの声を聞き、機能に反映している点が信頼できると感じました。

現状はPro-Signに情報をどんどん貯めている段階ですが、ある程度整ってきたら、Pro-Signに入力した情報を社内の各部署で見れるようにするつもりです。そうすれば各店舗から「この情報が欲しい」と連絡が来た場合も、従来のように電話でのやりとり・書類を探す手間・メールへの添付といった作業が必要なくなります。

開発部門で現在進めている情報の整理がひと段落した後は、経理部・情報部・総務部・人事部・マーケティング部といった間接部門にPro-Signの範囲を広げていき、情報の一元管理を目指します。

契約書類やデータなどの間接部門の情報をすべてPro-Signに集約することで、間接部門全体の業務効率化につながるのではと期待しています。

まだPro-Signにデータを集約し始めたばかりなので、これからはしっかりとPro-Signを使って業務を回し、社内に定着させていくことが課題になると思います。

間接部門の効率化を図るうえでは、Pro-Signに「こんな機能があれば」と質問・要望する場面が増えるかもしれませんが、その点は普段から手厚くサポートをいただいているので安心してお任せできます。

引き続きPro-Signの情報を拡充させながら、他部署も巻き込んで全社的にデータを有効活用できる状態を目指していきたいと思います。