株式会社もち吉様
導入事例

従来、弊社では店舗や貸主様の情報を紙で管理していました。その後、それらの情報をデータ入力してPC上で見れる状態までは進めていたのですが、店舗からの問い合わせがあったときに「必要な情報がどこに書いているのか」「どれが最新の情報なのか」がすぐにわからず、不便さを感じていました。

また、紙やPDFデータ等では、一つのデータにアクセスしてもその情報は一時点のものに過ぎず、過去からの変遷が把握しづらいという課題もありました。例えば「今の○○店の賃料はいくらですか？」と聞かれ、「××万円です」と答えると「あれ、その賃料に変更になったのはいつですか？」というように、一つの問い合わせに複数回のやりとりが必要で、簡単なものであってもかなり時間を取られていました。

考えてみれば、店舗にまつわる情報は店舗開発室に集約して一括管理を行っていましたが、結局その管理方法は紙やPDF、Excel等、フォーマットもバラバラだったが故に、「情報は全てここにあるが、この中のどれが探している情報に該当するか分からない」という課題が生まれていたのだと思います。

すべての課題が解決できたわけではありませんが、徐々に解決に向けて進んでいると感じます。
今まで紙とデータの2種類の情報が混在していて、これはどっちで管理してるんだっけとバラバラだったものが、Pro-Signという一つのフォーマットができたことで、情報の管理が非常にシンプルになり、PDFデータだけでは分からない「そこに至った経緯」や「これまでの協議の内容」もプラスで確認でき、「情報を知りたい人が、いつでも簡単に必要な内容にたどり着ける」という効率化に向かっている実感があります。

Pro-Signの導入によって、あらゆる情報が各店舗と結びつき、効率的な一元管理を実現することが出来たので、今後は営業担当者や経理担当者などの現場レベルでPro-Signを共有して、情報取得のさらなる時間短縮に努めたいと考えています。

我々店舗開発室も、問い合わせが減って嬉しいという効果ももちろんですが、各関係者の現場レベルで時間が短縮できる等々、大きなメリットをもたらす素晴らしいツールだと感じています。

定期的に連絡をいただき、毎回優しく丁寧にサポートしてくれるので助かっています。
Pro-Signを活用して情報管理を改善する取り組みは、当社にとって初めての試みでわからないことが多くありました。
しかし、Pro-Signのカスタマーサクセス担当者（CS）さんは初歩的な部分からわかりやすく教えてくれました。

当社は全国に店舗があるため、紙の書類やデータ量が非常に膨大で、データをすべてPro-Signに移行するだけでも大変時間のかかる作業で不安も有りました。ですが、その点についても、データ入力が通常業務に支障が出ないスケジュールになるよう調整して頂く等、丁寧にサポートして頂いたおかげで何とか全ての情報を移行させることが出来ました。

データ入力を終えた後も、「こんな風に使うと便利ですよ」であったり「管理方法をこうしたらやりやすいかもしれない」といった先の提案もしていただいて、更に定期的に「どんな感じですか」というように声かけもして寄り添っていただけるので、本当にCSさん様々という感じです。
CSさんの存在は我々にとって非常にありがたい存在ですので、ぜひ今後も伴走してくれることを期待しています。

新機能開発については、正直に言いますと導入する前はあまり大きな期待をしていなかったのですが、「ここまでブラッシュアップしていくものなんだ」と導入後に一番驚いたポイントです。

一般的に、業務システムを利用する場合は「自社の仕事をシステムに合わせる必要がある」場合が多いと思いますので、Pro-Sign導入前は、我々の方がシステムにアジャストしていく必要があるのだろうなと考えていたのですが、定期的に「機能アップデートしました」とか、「新機能を搭載しました」という連絡をいただいていて、システムの方から利用者に寄り添ってもらっているという感覚を非常に感じます。

今も定期的な機能改善が実施されていて、ユーザーの声を積極的に取り入れる姿勢、ユーザーの利便性向上に妥協しない姿勢が非常に伝わってきます。これからもぜひ色々な会社様から寄せられた要望を形にして、アップデートし続けてほしいと思います。

当社は1929年創業で、長い店舗では20年以上もお借りしているところが多数あります。紙の契約書が増えたり、途中で契約内容が変更になる場合も多く、どれが最新情報なのかを把握するだけでも大変な作業でした。それがPro-Sign導入によって情報が一つに集約され、見やすさ・探しやすさが格段に上がって業務効率もアップしました。

今までは店舗から問い合わせがきた場合、デスクから立ち上がってキャビネットの資料を取り、過去からの流れを読み込みながら「必要な情報はこれかな」と判断して回答していました。ただ、相手の求める情報と違う場合もあり、そのときは再調査が必要です。長いときは資料探しと回答で1時間ほどかかることもありました。

しかし今では「Pro-Signのここを見てください」と案内するだけでよく、従来のように複数回やりとりをする必要もありません。
5分ほどの時間で問い合わせ対応が完了し、大幅な時間短縮につながっています。

これからも引き続きシステムの開発・アップデートを進めていただけると嬉しいです。
当社もシステムの使い方に慣れるのと並行して店舗情報をどんどんPro-Signに登録していき、情報管理の利便性を高めていきたいと思います。

また、他部署から問い合わせの多い内容の中でも、まだPro-Signを使った社内での情報共有が十分でない領域もあります。
そこが全社的に「Pro-Signさえ見ればすべてわかる」状態になれたらいいなと考えていますので、引き続きサポートをいただきながら情報の拡充・管理に努め、業務効率化を推進していくのが今後の目標です。