紅屋商事株式会社様
導入事例

以前の店舗開発部では、店舗や土地などの契約書を紙媒体で保管しているものと、データで保管しているものが混在していましたので、欲しい資料がある場合は「その契約書は紙なのか、データなのか」というところから探し始めなければなりませんでした。

データになっていた場合も、データ化のルールが曖昧だった故に、担当者によって保存場所や保存の仕方が違う為、色々な場所を深掘りして探さなければならないという大きな手間が発生していて、結果として業務効率が上がらない課題を抱えていました。
また、紙の資料の場合は保管場所も問題で、弘前本部で管理しているものと青森本社で管理しているものとが存在していました。
弘前本部から情報を取り寄せる際は、本社の担当者に連絡して紙の契約書をスキャンしてもらい、メールで送ってもらうという作業が発生したり、担当者が不在だと数日間のタイムラグが発生する場合もあって、リアルタイムに情報を確認できない不便さもありました。

さらに、契約書の情報や建物の修繕記録はExcelで一覧化し、次はいつ更新する必要があるのかを管理していましたが、確認が漏れてしまうことで契約期間が過ぎたことに気づけない事例もあったため、いくつものデータを検索・確認しなくてもすぐに店舗の情報がわかる状態を目指したいと思い、Pro-Signの導入を決めました。

Pro-Signのサポートは非常に手厚く、そのとき欲しい情報をすぐに提供してくれます。
特に導入して間もない頃は「わからないところはありませんか」と定期的に連絡があって助かりました。
こちらが何かデータを入力すると「問題なく入力できていますね」とか、「こういう風に修正するといいですよ」とスクリーンショットつきで操作方法をわかりやすく教えてくれた点も非常に良かったと思います。

Pro-Signの操作にある程度慣れた後も、質問すると迅速に返事がもらえますし、オンラインミーティングでシステムの操作画面を見せながら「こんな使い方もあります」と丁寧に解説して頂けたりする等、導入の段階はもちろん、日々使っていく中でもフォロー体制がしっかりしているため、安心して使うことができています。常に並走してくれていて、1つのモノを創り上げる仲間のような意識を感じられます。

Pro-Signは「ここが少し不便だな」と思う部分にきちんと対応した新機能を出してくれます。それはサポートを通じて、日頃からしっかりとユーザーの声に耳を傾けているからこそできることだと思います。その点でも非常に信頼できると感じます。
私はPro-Signの導入前に、店舗の契約書や修繕などの情報を「店舗」という軸でひとまとめにしたいという理想を持っていました。
そこに合致する機能が今は次々と増えていて、非常に便利になっています。

中でもAI機能は重宝しているものの一つです。
Pro-Signを使い始める際、膨大なデータを打ち込む作業がネックとなりますが、AIが読み込んだ契約書などを自動でデータ化してくれるおかげで、データベース化が非常に楽になりました。今後は店舗の修繕記録も含めてデータ入力を進める予定ですが、AIをうまく活用すれば手間なく欲しい情報が探せる状態を目指せるのではと期待しています。

これまでは紙やPDFの契約書に加えて、契約情報のExcel、修繕情報のExcel等、全部バラバラで管理していたので、数多くの資料を横断しながら状況把握をしなければなりませんでした。キャビネットに保管されたファイルの中から目当てのものを見つけ、開いてみると古い契約書だったことは今まで何度も経験しています。更新された契約書があるにもかかわらず、それを知らずに古い契約内容を確認してしまった事例もありました。

そうして非常に多くの時間をロスしていたのですが、今後はすべての情報をPro-Signでまとめて管理することで、情報の検索や確認に伴うミスが減らせます。今まで曖昧になっていたデータ化のルールも、システムに従うだけで誰が対応しても適切な形でデータが保存されるため、簡単に一元管理が実現出来ることも嬉しいポイントです。

さらに言うと、従来は「契約書の内容を読み込んでデータベース化していく」という作業は、契約書の内容をある程度理解できる人間が対応しなければならなかったのですが、Pro-SignのAIを活用することで、自動で情報を抽出出来るので、簡単な事務作業として他の社員に対応をお願いすることが可能になりそうです。
その分、私の時間が確保出来るようになりますので、その時間でより戦略的な対応に時間を割けるようになると思います。

Pro-Signは店舗の契約関連だけでなく修繕履歴も管理できるため、今後はその機能を使って予算計画や業者選定に役立てていきたいと考えています。これから新機能がどんどん実装されていくと思いますので、作業時間の短縮につながるものや、データベースの運用に伴うヒューマンエラーが減らせるAI機能の拡充などがあれば、積極的に活用したいです。

今後は社内で様々な関係者がPro-Signを使ってデータを閲覧・管理できる体制を構築したいと考えているため、徐々に使い方を浸透させながら、店舗の情報管理に関わる業務の簡略化と抜け漏れがない状態を作っていきたいと思います。