従来の店舗情報管理について、どのような点に課題を感じていましたか?
以前の店舗開発部では、店舗や土地などの契約書を紙媒体で保管しているものと、データで保管しているものが混在していましたので、欲しい資料がある場合は「その契約書は紙なのか、データなのか」というところから探し始めなければなりませんでした。
データになっていた場合も、データ化のルールが曖昧だった故に、担当者によって保存場所や保存の仕方が違う為、色々な場所を深掘りして探さなければならないという大きな手間が発生していて、結果として業務効率が上がらない課題を抱えていました。
また、紙の資料の場合は保管場所も問題で、弘前本部で管理しているものと青森本社で管理しているものとが存在していました。
弘前本部から情報を取り寄せる際は、本社の担当者に連絡して紙の契約書をスキャンしてもらい、メールで送ってもらうという作業が発生したり、担当者が不在だと数日間のタイムラグが発生する場合もあって、リアルタイムに情報を確認できない不便さもありました。
さらに、契約書の情報や建物の修繕記録はExcelで一覧化し、次はいつ更新する必要があるのかを管理していましたが、確認が漏れてしまうことで契約期間が過ぎたことに気づけない事例もあったため、いくつものデータを検索・確認しなくてもすぐに店舗の情報がわかる状態を目指したいと思い、Pro-Signの導入を決めました。