株式会社チュチュアンナ様
導入事例

従来の店舗情報管理では、契約書などの必要書類を経理グループの書庫で保管していました。
契約内容などの情報が必要な場合は、経理グループに契約書のコピーを依頼したり、PDF化してメールで送ってもらったりして対応することが多かったです。時には経理グループに直接行って書類を探すこともありましたが、別のフロアにあるため移動を含めると時間がかかってしまい、他に良い方法はないかと考えていました。

また契約の満了・更新についても、基本的にはデベロッパーや貸主さんから「次の更新はどうしますか」と連絡があってから動くことが多い状態でした。自動更新の物件も含め、幸いにも契約関連で何かトラブルが発生したという事例はありませんが、基本的に「貸主様から話があってから動く」受け身の体制になっていたため、契約更新案件に関する全体的な戦略立案や、計画実行が出来ていないという課題を感じていました。

当初、店舗開発グループはかなり少人数で業務を行っており、担当者3名で全国200以上の店舗を管理していたため、なかなか隅々まで手が回らない状態がありました。今ではもう少し人員が増えましたが、同時に店舗数も増加しています。Pro-Signですべての店舗情報がデータベース化出来ているおかげで、限られた人員でもしっかりと管理ができるようになったと感じます。

また弊社では、契約更新の際には必ず契約条件の見直しを行うことを徹底しているのですが、Pro-Signを導入してから、次はどの物件がいつ期限を迎えるのかをあらかじめ把握したうえで、期間に余裕を持って条件の見直しに取り組める状態へと変化しています。例えば条件交渉を行う場合等でも、今までは時間が無いがゆえに交渉結果が不十分に感じていても、妥協しなければならなかったケースも多かったのですが、Pro-Signを導入して交渉期間がきちんと確保できるようになったことで、今までの1.5倍（数千万円規模）のコスト削減成果が出るようになりました。

会社としてどのような計画のもとに契約更新を進めるか等、戦略を練る為の時間的余裕が生まれたことが、大きな変化だったと思います。

Pro-Signにはマニュアルも用意されていますが、システムを使い慣れていない段階では「こんな風にデータを管理したい場合、どの機能を使えばいいんだろう？」と自分でマニュアルを検索して、正しい答えにたどり着くのは難しいです。
その点、Pro-Signのカスタマーサクセス担当者（CS）さんは小さな疑問も質問しやすい雰囲気があり、いつでも丁寧な回答をくれます。

月1回は必ず連絡をいただけて、そのタイミングで日頃の困りごとを定期的に解決できる場があるのはありがたいです。
困っている部分を相談すれば迅速にレスポンスがあり、すぐに解決策を示してくれるスピード感が非常に助かっています。

まだ使い方を把握している最中の機能も多いため、これからじっくりとPro-Signを使いながら新機能の便利さを実感できていくのではと思います。CSさんに機能の使い方を質問した際、今のPro-Signでは完全にカバーできない作業領域であっても「今はここまでできます。ここから先は未実装です。」という形で、きちんとどこまでできるのかを明確に示してくれる点はとても好感が持てます。

全部を「できません」で終わらせるのではなく、私たちユーザーにしっかりと寄り添い、少しでも解決できる可能性を示してくれる点は信頼感につながっています。今は実装されていなくても、きっと今後は改良されていくのだろうと期待できるのがPro-Signの良いところだと思います。

契約書にまつわる経理部とのやりとりは、圧倒的に時間短縮ができました。
以前は長いときで1時間ほどかかっていた書類の捜索と確認作業が、今では数分で完了します。経理部を通すことなくすぐに契約内容の確認ができるようになり、書庫に出向かなくて良くなったことで大幅な業務効率化につながっています。

経理部が忙しいときには「この契約書がほしい」とお願いしづらく、経理担当者の作業を止めてしまうことにも申し訳なさがありましたが、現在は情報がデータベース化されているため、お互いにストレスなく業務を進行できるようになったと感じます。

加えて、契約満了する物件はできる限りピックアップしたうえで更新に備えますが、店舗数が多いために時には漏れている場合もあります。そんなときにPro-Signがアラートで知らせてくれるので、更新間近の物件に対する確認漏れをなくすことにも役立っています。

今は物件の交渉履歴を順次データ化している段階で、将来的には契約に向けた打ち合わせをしている物件も含めて「いつどんな内容を、誰と話したか」を全店舗で残せるようにしたいと考えています。
そうすれば、人事異動の際もこれまでの経緯を正確に伝えながら引き継ぎができるようになります。

他にも日頃の店舗情報管理において、Pro-Signを使った方が便利になる業務はまだたくさんあると思います。
現状は使える機能を少しずつ覚えている段階ですので、うまく使いこなせるようになってさらなる業務効率化を図るのが目標です。
今後もサポートを通じてコミュニケーションをとりながら、便利な機能などの情報提供をいただけるとありがたいです。