株式会社永和商事様
導入事例

これまで当社では、不動産関連の契約書から一般的な契約書まで、膨大な量の書類を紙ベースで管理し、書庫にファイリングして保管していました。そのため、必要な契約書を探す際には、デスクから書庫まで移動し、何十枚、何百枚とある書類の中から目的のものを探し出す作業を繰り返していました。1日に何度も書庫を往復することも珍しくなく、「あれ、どこにあったっけ？」と探す時間が無駄に感じられ、業務効率の悪さを痛感していました。

さらに、紙ベースの管理には潜在的なリスクもありました。紛失の可能性がある上、紛失しても気づかないことがあること、個人の判断で書類を操作できる状況にあること、そして火災や地震、水害などの災害時に重要な契約書という企業財産を失うリスクが常に存在していました。これらの課題に対して危機感を抱き、抜本的な解決策としてクラウド化を早急に検討しなければと考えていた中、多くのサービスを比較検討した結果、操作性や使いやすさが当社の業務に最も適していると判断しPro-Signを導入することに決めました。

Pro-Signを導入したことで、システム上で必要な情報をすぐに確認できるようになり、情報を探し出す手間が大幅に削減されました。特に大きな変化があったのは、問い合わせ対応です。以前は、「確認して後ほどご連絡します」と回答することがほとんどで、回答に平均数十分程かかっていました。しかし、現在では5分以内に回答できるようになり、対応のスピードが飛躍的に向上しました。この結果、これまで問い合わせ対応に費やしていた時間を、他の業務に充てられるようになりました。

また、物件の保全管理においても大きな進展がありました。以前は、物件情報を確認するのに時間がかかり、その結果、意思決定にも多くの手間と時間が必要でした。現在では、情報が迅速に確認できるため、よりスピーディーかつ的確な判断が可能になり、業務全体の効率が向上したと感じています。これらはほんの一例ですが、Pro-Signの導入は、業務プロセスを根本から改善し、大きな成果をもたらしていると感じています。

登録作業は必要不可欠でしたが、通常業務の合間を縫って進めるしかなく、限られた空き時間でスムーズに対応する必要がありました。導入当初は操作方法が分からない部分が多く、カスタマーサクセス担当者（CS）さんに何度もお電話で質問させていただいたことを覚えています。

システムのことで分からないことが出てくるたびにご連絡しておりましたが、いつも明るく丁寧に対応していただけたので、とてもスムーズに登録作業を行うことが出来ました。基本的な操作方法から、データ入力のコツまで、具体例を交えながら分かりやすく説明していただきましたし、何度問い合わせをしても嫌な顔一つせず親身になって相談に乗ってくださいました。

特に心強かったのは、予期せぬシステム不具合が発生した際の迅速且つ的確な対応です。たとえば、システムエラーが発生した際には、CSさんがエンジニア部門とスムーズに連携し、その日のうちに問題を解決していただいたこともありました。このような迅速な対応のおかげで、大きな業務の遅れを防ぐことができ、とても助かりました。

どんなシステムやソフトウェアでも、導入時には新しい環境に慣れるまでさまざまな課題が生じるものです。しかし、CSさんが丁寧に寄り添いながら一つひとつの疑問や不安に対応してくださったため、安心して作業を進めることができました。その結果、運用開始までを無事に乗り越えることができ、本当に感謝しています。

最初にPro-Signの案内を受けた時点では、まだAI機能が搭載されていませんでしたが、その後AIが実装されるまでのスピードには驚かされました。導入後も、AI機能が日々進化していることを実感しています。例えば、読み取り可能な項目数が増えたり、認識精度が向上したりと、幅広い機能の拡充が進んでおり、エンジニアチームの努力が伝わってきます。

また、ユーザーの意見を積極的に取り入れていただける姿勢も印象的でした。例えば、「平成〇〇年」をAIが「20〇〇年」と誤認識するケースについて報告した際、すぐに改修していただき、それ以降は同じ誤認識が一切発生しなくなりました。このように、フィードバックに迅速かつ柔軟に対応していただけたことは、とても心強く感じました。振り返ると、こうした点はもっと早く伝えていれば良かったと感じています。

その他の機能についても、取引先一覧を登録できる機能が実装されたことで、これまで社内PCのExcelで管理していた取引先データをクラウド上で保管できるようになり、非常に便利になりました。特に、取引先を登録する際にインボイス番号が自動で表示される機能は、経理部門の業務効率化に大きく貢献しており、担当者からも高い評価をいただいています。

さらに、契約書一覧画面で「この項目が表示できたらもっと見やすいかも」と何気なく呟いた際にも、迅速に改修対応していただき、そのレスポンスの速さと柔軟な対応力に改めて感心しました。こうした実用的な機能の追加や、ユーザーの声に素早く応えていただけるサポートのおかげで、日々の業務がよりスムーズに進むようになったと感じています。

今回、弊社では初期登録作業を6名で進めましたが、そのうち3名は普段契約書に触れる機会がほとんどないメンバーでした。そのため、もしAIの機能がなかったら、登録作業は非常に困難で、膨大な時間がかかっていたと思います。
一方で、契約書に慣れているメンバーだけで作業を進めた場合でも、一人ひとりの負担が大きくなりすぎて、途中で挫折していたかもしれません。
AIのおかげで、契約書への習熟度が十分でないメンバーでもスムーズに作業を進めることができました。

さらに、AIが契約書から重要なポイントを自動抽出してくれるため、契約書に触れる機会が少ないメンバーでも「どこに注目すればいいか」という意識が自然と芽生え、契約書を読む力が養われるきっかけにもなったと感じています。
この機能が、単に業務効率化を助けるだけでなく、メンバーのスキル向上にも貢献している点に非常に価値を感じました。

現在は契約書管理を主な目的として活用していますが、将来的には、店舗運営に関する「生きた情報の管理の場」として、さらに情報を充実させていきたいと考えています。具体的には、単に契約内容の管理にとどまらず、各店舗の運営や管理に必要な詳細な情報を一元化し、共有できる場として活用したいと考えています。

たとえば、各店舗の駐車場の台数、駐車場の利用状況やスペースの最適化に関する情報、大型設備の導入日やその耐用年数、さらには設備の定期保守点検の記録や修繕履歴といった情報を一括して管理できる仕組みを目指しています。これにより、設備の更新時期や修繕計画の立案がスムーズになるだけでなく、各店舗間での情報共有が進むことで、店舗運営全体の効率化やコスト削減にもつながると期待しています。

さらに、将来的には、店舗スタッフがリアルタイムで必要な情報にアクセスできるようなプラットフォームとして進化させることを視野に入れています。たとえば、特定の設備に関する問題が発生した場合、過去の修繕履歴や契約内容を即座に確認し、迅速に適切な対応が取れる環境を整えることで、現場の負担を軽減しつつ、店舗全体の運営力を高めることを目指しています。このような「生きた情報の場」を構築することで、現場と本部が一体となった効率的な店舗運営を実現したいと考えています。