株式会社ホットパレット様
導入事例

当社は経営基盤のさらなる強化を図る一環として、IFRS（国際会計基準）への対応を進めていました。
当社のように多店舗展開を行う企業では、店舗ごとに異なる賃貸借契約が多数存在し、IFRS対応に向けては、それらの情報を整理し、一元的に管理することが求められていました。

しかし、従来の管理方法では、契約情報が紙やPDFファイルに分散しており、整理や検索に手間がかかっていました。
さらに、財務経理部門や営業部門からの問い合わせ対応にも多くの時間が費やされ、業務負担が増大していました。
このままでは、スムーズなIFRS対応が難しく、管理方法の見直しが不可欠な状況でした。

当社がIFRS対応に向けて動き始めたのは約1年半前のことでしたが、その当時、御社にIFRS対応について相談したところ、Pro-Signのサポートを活用すれば、情報整理をすべて任せることができ、最適な形で管理できるという提案を受けました。すでに紙の契約書はPDF化されていましたが、そこからさらにIFRSに沿った管理方法を構築する上で、Pro-Signのサポートは大きな助けとなりました。

もしPro-Signを活用しない場合、データ整理や定期的なデータのメンテナンスをするパート・アルバイトを新たに雇用する必要があります。
また、契約データの整理は一度きりの作業ではなく、新規契約の追加や更新、解約に伴うデータの反映を適切に管理しなければならず、継続的なメンテナンスが求められます。
そうした人員を抱え続けることと、Pro-Signを活用して情報管理をお任せすることで、中長期的にデータ管理が楽になることを勘案し、費用対効果でPro-Signを活用することに決めました。

IFRS対応に伴う契約データの整理と標準化の作業は、私が所属する開発部門と財務経理部門、そして財務コンサルティング会社の3者が主となって進めました。その過程で、Pro-Signのサポートチームに入ってもらい、システムの活用方法やデータ整理の最適化を支援していただいたおかげで、無理なくスムーズにIFRS対応を実現できたと感じています。

私自身、初めてのIFRS対応でわからないことも多く、知識の習得と実践を同時に行う大変さがありました。
しかしPro-Signのサポートチームが迅速且つ的確に対応してくれたおかげで、今ではデータ整理の方法が定まり、労力をかけずに情報管理ができる状態になりました。

IFRS対応に伴う業務の負担が軽減したことはもちろん、日常業務においても情報の整理による効率化が実現しました。
これまでは契約情報が紙やPDFファイルに分散していた為、財務経理部門や営業部門から契約内容について問い合わせがあっても、パソコンの中や書庫など色々な場所でデータを探し、やっと見つけるといった状態でした。

今回、IFRS基準でのデータ整理を行ったことで、財務経理部門をはじめとする他部署との情報共有が容易になり利便性が向上しました。
一つひとつの店舗物件の賃料がいくらで、契約期間はいつまでかといった問い合わせにも「Pro-Signのここを見てください」と案内するだけで良くなり、業務負荷の軽減につながっています。

また監査部門から定期的に契約書の提示を求められることもありましたが、今では情報共有によって監査部門の担当者が自らPro-Signで必要なデータを集められるようになり、監査の迅速化にも貢献しています。

当社の業務を円滑に進めるうえで、Pro-Signは切っても切り離せないツールです。
毎月の情報のやり取りやレスポンスの早い問い合わせ対応にも満足していて、非常に丁寧なサポートだと感じます。

新たに契約書が発生したときも、Pro-Signのサポート担当者がすぐシステムへ情報を登録してくれるおかげで、契約管理を全面的にお任せできる状態になり手間が大幅に削減できました。もしこの仕組みがなければ、日々の業務はより煩雑になり、管理の負担も増えていたはずです。
今では「Pro-Signなしでは業務が成り立たない」と言えるほど、当社にとって欠かせないツールとなっています。

業務の効率化だけでなく、管理の確実性という面でも大きな価値を感じており、是非今後も継続的なサポートをお願いしたいと考えています。