株式会社メビウス様
導入事例

はい、まず一番大きかったのは、「契約書類がどこにあるか分からない」ことでしたね。店舗が増えていく中で、一応PDFでファイルにまとめてはいたのですが、それは“見るだけ”の状態で。いつ結んだ契約なのか、いつまで有効なのか、開いてみないと分からないという状態でした。

しかも、過去に本社が京都から東京に移った影響もあって、書類が東京と京都の両方にあったんです。紙ベースのものも多くて、必要な時にすぐ見られない。「この契約、多分京都にあると思うけど、どこだろう？」みたいなやりとりが常にありました。

担当者が退職したタイミングなんかでは、引き継ぎも不十分で、ますます分からなくなっていましたね。

そうなんです。ホテルもあればサウナもあるし、パチンコ店や飲食店もある。
契約ごとに見るべきポイントが全然違うので、共通の管理方法が難しかったんです。

でも、Pro-Signを見て「こうやって管理すればいいのか」と具体的なイメージが湧きました。
今は「この契約はここで終わるんだね」とか、店舗の管理者が自分で確認してくれるようになりましたし、関係者の会話もスムーズになりました。

かなり楽になりましたね。弊社はどちらかというと「1人が1業務を持っている」ような体制なのですが、その人がいなくなったとき「この書類、どこにある？」となることがよくありました。

Pro-Signがあれば、「誰が見ても分かる」状態にできる。これが一番大きかったです。
引き継ぎも安心してできるし、もし私が辞めることになっても、次の人が困らない仕組みができました。

最初は「正直、使いこなせる自信がないな」と思っていました（笑）。
でも、毎週ミーティングを組んでくださって、丁寧に一緒に進めていただけたのが本当に助かりました。

古い物件の情報も「これはどことの契約だ？」みたいなものを一緒に画面を見ながら拾い上げていって頂きました。今回の情報整理を経て、社内的にも「新しい契約は“New”フォルダにまとめて、そこから振り分ける」のような管理ルールも作れたので、かなり整理が進みました。

やっぱりAIの読み取り機能ですね。
入力作業ってどうしても面倒なのですが、Pro-SignのAIは非常に精度が高いので、だいぶ軽減されました。

あとは、毎週のMTGの際に、「ここ改善してほしいな」と思ったところが、次の週にはもう直っていたりすることが多くて、このスピード感には驚きました。

そうなんです。特に都心部は家賃も高いし、店舗が遅くまで営業しているので、近くに住んでもらわないと回らない。
そういう意味で社宅の情報もきちんと管理しておかないと、人も集めにくくなってきています。
Pro-Signで社宅管理も整理していけるので、さらに助かりますね。

システムの細かい部分はまだ全部理解できてないところもあるのですが、今のようにしっかりサポートしてもらえるなら安心です。
これからもぜひ、今のスタイルでお願いしたいですね。