株式会社ベガスベガス様
導入事例

とにかく、契約に関する情報があちこちに散らばっていて、「どこに何があるのか分からない」状態でした。古い契約書は手書きで読みにくいものも多く、紙も劣化して黄ばんでいる。覚書は残っているのに、肝心の原契約書が見つからない。そんなケースが頻発していたんです。

1980年代以前の契約も珍しくなく、もはや「整理する以前に、何が存在しているのかさえ把握できない」というのが実態でした。さらに、地権者の相続や貸主の交代があっても情報が更新されておらず、誰に何を確認すればよいのか分からない。複数地権者の土地に関する契約も、履歴がバラバラで、時系列で流れを追えない状況でした。
結果として、契約更新や再交渉といった重要な局面で、正確な判断をするための“前提”が揃わない。これは大きな課題でした。

過去に一度、別の契約管理システムを導入したこともありましたが、使いこなせず、結局は紙に逆戻り。そこで今回は、「今度こそちゃんと整理して、確実に運用できる体制をつくろう」と決めて、Pro-Signの導入に踏み切ったんです。

まず何よりも大きかったのは、全国に点在していた契約書や資料を一元管理できるようになったことです。これまで「どこにあるのか探す」「そもそも最新はどれか確認する」といった作業にかかっていた時間が、格段に減りました。今では、どの拠点からも同じ最新情報にアクセスできるため、確認ミスやダブりも大幅に減っています。

また、アラート通知を毎月の部内会議で活用する運用も定着しています。更新時期の近い契約を通知で確認し、重要なものから優先順位を付けて「更新か？再交渉か？」と判断を行う。今では、会議の参加者全員がPro-Sign上の共通情報を把握している状態で集まるので、話のスタート地点が揃い、意思決定までがとにかくスムーズです。

現在は、さらに運用を最適化するために、添付ファイルの整理や、原契約の即時確認をよりしやすくする工夫を進めています。
例えば、ひとつの物件に「旧契約書」「覚書」「修正内容」など大量のファイルが紐づいている場合、慣れていない人にはどれが最新なのかが分かりづらい。そこで、Pro-Sign上でのフォルダ分けやラベル管理を工夫して、ひと目で「これが最新版」と分かる仕組みを整備しているところです。

過去の情報整理はすでに完了し、いまは“どう使いこなすか”という次のフェーズへと移行している段階。
Pro-Signを「入れて終わり」にせず、“使い倒すこと”を前提に運用改善を続けている真っ最中です。

一番の違いは、「最初にどうデータを入れるか」という段階から、サポートがしっかりしていたことだと思います。
紙の資料をまとめて渡すと、「どの情報をどう入れるべきか」「何を最優先で整理すべきか」を一緒に考えてくれる。単に“入力してください”で終わらず、最初から“使える状態に整える”ための設計支援までしてくれたのがとても大きかったです。電話や画面共有での対応もスムーズで、「なんとなく分からないまま終わる」ということがありませんでした。最初のサポートを通じて、「一緒に整えていく」という姿勢が感じられたのは、とても安心感がありましたね。

それともう一つ大きかったのは、社内に自然と「せっかく導入したんだから、ちゃんと使っていこう」という空気が生まれたことです。
紙ベースの管理に苦労してきた経験を持つメンバーが多かったこともあり、「これで少しでも楽になるなら活用したい」という気持ちが共有されて、定着までがスムーズでした。

何よりありがたいのは、「問い合わせたその場で解決できる」安心感があることです。
電話をするとすぐにカスタマーサクセスの担当の方が、「今パソコン開いていますか？ 一緒に画面を確認しましょう」と言ってくれるんです。
その場で一緒に状況を確認しながら操作できるので、解決までがとにかく早い。

他のツールでありがちな、「ただいま混雑しております」や「メールでお問い合わせください」といった、待たされるストレスが一切ないのも助かっています。だからこそ、社内でもPro-Signの操作に困っている人はほとんどいません。

「すぐ聞ける・すぐ解決する」環境があることで、迷わず相談できる、安心して使えるというのは本当に大きいですね。

今のところ、満足度はかなり高いですね。
正直なところ、「これ以上何を望むの？」と思うくらい、十分に助かっています（笑）。
でも、実際に運用していく中で、「こういう機能があるともっと便利だよね」という気づきは、これからきっと出てくると思っています。
そういった場面で、Pro-Signがまた柔軟に応えてくれることを期待しています。

まずは、今ある機能をもっと“使い切る”ことが大事。その上で、「さらに良くしていける余白が、まだある」と感じています。
Pro-Signと一緒に、これからも業務をよりよく整えていけたら嬉しいですね。