株式会社甲羅様
導入事例

以前は、別の部署で使用している管理システムを使っていましたが、もともと人事・総務向けの管理ツールだったので、契約書情報の管理には不向きでした。私はその中で、自分用にカスタマイズしながら資料をまとめていたのですが、それが“自分にしかわからない”状態になっていました。
自分なりに情報は細かく管理していたつもりでしたが、いざ「この部分だけ教えて」と言われると、結局契約書を一から見直さないと分からない状況でした。たとえば「この管理している賃料に共益費は含まれている？」などの質問が来たときは、本当に苦労して調べていました。
情報はあっても、探すのに時間がかかるということに課題を感じていました。

契約書はPDFでも保管していましたが、「紙の原本を確認したい」と言われることが多くて。
当時はまだ紙での確認が主流で、「あの物件のあの契約書を持ってきてほしい」と内線で呼ばれることもよくありました。
アナログなやり取りで、探して届けるまで結構な時間と手間がかかっていたと思います。

まず、「紙の原本を持ってきてほしい」と言われることが激減しました。今では各人Pro-Signを自ら確認できるので、問い合わせ自体がほとんど来ません。
これまで契約書類のファイリングは優先業務だったのですが、今は「時間ができたらやろう」程度に後回しにできるようになりました。

特に助かっているのが「最新情報が常に見える」状態になったことです。
以前は、「このExcel出しておいて」「この項目プリントして」などの依頼が頻繁にありました。しかし、出力した情報はすぐに古くなってしまう上、更新のたびに印刷して配るのも現実的ではありませんでした。

今ではPro-Signを見ればリアルタイムの情報が分かるので、情報のズレや認識の齟齬もなくなりました。

各自がPro-Signを開いて最新情報を確認できるので、私に確認の電話やメールが来ることもなくなりました。共有のタイムラグもなくなり、チームとしての動きがよりスムーズになったと感じます。

お陰様で会議での活用も進み、以前は紙の資料を見ながら話していましたが、今では会議参加者全員がPro-Signの画面を見ながら話せるようになり、会議のスピード感も大きく変わりました。

正直、ここまで手厚く対応してもらえるとは思っていませんでした。他のシステムだとメールだけの対応で、返信が数日後…なんて話もよく聞きますが、Pro-Signは本当にリアルタイム。

導入初期には毎週のようにレクチャー会を実施していただき、その他にも何かあればすぐに電話で相談できて助かりました。
「ここを間違えてしまった」「入力がよく分からなくなった」というときにも、即座に対応してもらえて本当に心強かったです。
私も「Pro-Sign導入で絶対便利になる！」という確信があったので、熱を持って取り組めました。

担当者として「まずは自分が覚えなきゃ」というプレッシャーがありましたが、カスタマーサクセス担当者の伴走支援もあり3ヶ月ほどで無事乗り越えられました。

こんなにもユーザーの声を反映してくれることに驚いています。
例えば、Googleマップとの連携をお願いしたときもすぐに対応していただき、より便利に機能を活用できるようになりました。
「こうなったら便利」という意見がそのまま機能になって反映されるのは本当に驚きです。
利用者の声がちゃんと届くシステムだと感じました。

正直、最初は「本当にそんなに精度高いの？」と半信半疑でした。
ただ、実際に使ってみると、契約書から条文や通知期限などの重要項目を正確に読み取ってくれることに驚かされました。人の目だと見落としがちな細かい情報までしっかり拾ってくれるので、登録の手間も大幅に削減されました。

今では「チェックだけでまず大丈夫」と思えるくらい信頼していますし、チェック作業にかかる時間も圧倒的に短縮され、業務効率の面でも非常に助かっています。Pro-SignのAI、想像以上に頼れる存在です。

はい、Pro-Signの導入時期がちょうど社内で「DX化を進めよう」という流れと重なっていたので、その波に上手く乗れたと思います。
他のシステム導入も同時期だったこともあり、紙管理から一気に脱却できました。

もしPro-Signを導入できていなかったら、店舗開発部だけDX化に取り残されていたかもしれません。
賃貸借契約書には守るべき情報が多く含まれているため、関係者以外には見せづらい事情がありました。
今では、必要な人が必要な時に必要な情報にアクセスできる環境が整ったと感じています。

現時点でも非常に満足していますが、アップデートによって今後さらに活用の幅が広がっていくのではと感じています。
あえて欲を言えば、権限設定のカスタイマイズがより柔軟にできると、今以上に色々な使い方ができそうですね。

機能としての完成度はすでに高いですが、ますます手放せない存在になるだろうと期待しています。
これからのアップデートも楽しみにしています。