Pro-Sign導入企業様が感じていたExcel管理の限界

多店舗展開をされている企業様の中では、全店舗の情報をExcelで管理していることが多いのではないでしょうか。現在Pro-Signを御利用頂いている企業様も、元々はExcelで管理をされていたケースが多くあります。Excelは非常に便利なソフトウェアですが、一方でExcel管理の限界を感じているご担当者様も非常に多くいらっしゃいます。今回は、そんなExcel管理の限界を感じてシステム移行をされた企業様の声をまとめてみました。

Excel管理の限界を感じるポイント

編集・更新の非効率性

Excelファイルをグループ内で共有・閲覧することは可能ですが、通常の使い方では複数人で同時に編集することはできません。通知機能の使用や作業前後の連絡など、複数人で順に更新できる運用を検討する必要があるでしょう。「共有ブック機能」を使うと同時にファイル編集ができますが、相手が編集中の情報が見られなかったり、情報更新にタイムラグがあったりします。ちょっとした手順の間違いで最新情報に更新されていない、ファイルが破損するなどの問題も発生します。

同じようなExcelが大量に発生してしまう

とある企業様ではExcelにすべての情報をまとめていることもあり、間違った修正をして上書きしてしまうリスクを回避するために更新の度に新しいファイル名で保存していたため、同じようなファイルが数百に膨れ上がることもざらにありました。またExcelをどんどん更新していく場合、結局どれが最新のExcelなのかが一目で分からないケースもあり、間違えた対応をしてしまうことも出てきてしまいます。

細かな権限設定ができず、管理にリスクが伴う

複数人でExcelファイルを更新する場合、「いつ・誰が・どのような」編集をしたか、履歴を追うことができません。基本的に全員が編集/削除可能なので、誤った修正や削除など、予期せぬトラブルが発生した際に原因の特定が困難です。またファイルを閲覧する社員が多い場合、役職や部門によって権限設定が必要となる場面もあります。特定のメンバーには一部の情報だけを閲覧可能とする、といった細かな権限設定がExcelではできません。

容量が増えると、処理スピードが遅くなる

Excelの1シートの行数は、1,048,576行まで活用出来るようになっていますが、データ量や複雑な関数が増えると処理速度が遅くなります。例えばVLOOKUPやCOUNTIF(S)という関数（検索条件に合った数値を抽出・集計する関数）は、検索範囲が多ければ多いほど計算に時間がかかります。処理速度の低下によって作業効率が落ちてしまい、結果として作業者の工数が増えてしまうこともありますし、ファイルサイズが大きくなると、ファイルが壊れるリスクも高まります。

属人化しやすく、メンテナンスが困難

Excelに複雑な処理やマクロが組まれている場合はメンテナンスが困難になることがあります。例えば前任者が作成したマクロを修正する場合、後任者のスキル不足や引継ぎの不十分さによって、メンテナンスができずにファイルが使われなくなる事態も出てきます。高度な機能は扱える人が限定されるが故に、使いこなせない場合は別の管理方法を探す、または新たに作り直すなど、結果的に非効率な対応を取らなくてはなりません。

まとめ

Excel管理に限界を感じていらっしゃる企業様はどんどん増えてきています。改めてきちんとした管理を進めていくには、なかなか腰が重くなるかと思いますが、リスク回避や最終的な作業効率化に向けて、専用のシステムを活用した管理方法へ移行されることをおすすめ致します。

Pro-Signでは、散在する店舗情報をまとめて管理していただくことが可能です。利用企業様の中からは、「システム導入を行ったことによって作業効率が格段に上がった」、「直感的で誰でもすぐに使えるようになる」、「契約ミスで無駄な費用を払い続けていたことに気づけた」などのお声も頂戴しております。しっかりとした導入支援のサポートがついておりますので、是非お気軽にお問合せ下さい。