出来てないと大きな揉め事に発展するかも？店舗情報の管理で過去の経緯を整理することの重要性

はじめに

会社の設立時から現在に至るまでの長きにわたり、会社の歴史や店舗展開の際のやり取り等が全て細部まで頭の中に入っている、そんな生き字引のような存在が御社にもいらっしゃいませんでしょうか。 

そのような担当者がいれば、何かあった際にもその人に聞けば大丈夫ということで非常に心強い一方で、逆に考えると、その方が抜けしまうと、会社として非常に多くの情報を失ってしまうという「情報の属人化」が顕著な状態でもあります。 

Pro-Sign（プロサイン）御導入企業様でも元々は情報の属人化が顕著だったというケースは多々ございまして、その中でも最も細かい情報を記憶されていらっしゃる方にヒアリングをさせていただくと、数十年に渡る会社の歴史、店舗出店時のやり取りを初めとして、各交渉の際の天候などもすべて記憶されていらっしゃる方がいました。 

ただその方も情報を自分だけが持っていることに対してプレッシャーがあることや、日々の業務でも周りの社員からの質問等で時間をとられてしまうことに手間を感じていらっしゃいました。一方で、同社の社員の皆様も「その方が辞めてしまったら何も分からなくなってしまうので不安です」といったことをおっしゃられていました。 

そのような情報の属人化を防ぎ、情報喪失によって起こる不要なトラブルを回避する為に、生き字引のような存在がいらっしゃる今のうちに情報の整理を進めようとPro-Signを御導入頂く企業様も非常に増えてきております。今回は、何故そのような情報整理が必要なのか、どのような内容を整理すべきかについて、御紹介させて頂きます。 

なぜ過去の経緯を把握しておくことが重要か 

Pro-Sign運営企業である株式会社プロレド・パートナーズは、創業以来、数多くの企業様にCRE戦略（収益改善施策、マーケット調査、出退店戦略等）に関するコンサルティングを行って参りましたが、その際に相場関係の情報や契約内容に関する情報以外で、各クライアント様に必ずまとめて頂く情報は下記のとおりです。 

これらの情報は、貸主/借主間で信頼関係構築していくために非常に重要な情報です。何年も店舗の運営を行っていく中で、その時々の景気動向や店舗業績の影響で、貸主に便宜を図ってもらうことや、逆に借主側が貸主からの要望をのむといったことも多く起こります。それらの経緯をきちんと把握しておくことで、何かお願い事をしなければならない時や、トラブルを起こしてしまった時等に、筋の通った話をすることが出来るのです。 

過去の経緯を把握しないまま貸主との面談に臨み、「過去にこんなに便宜を図ったにも関わらず失礼だ」といった話や、「あの時の反省を全然活かしていない」等といった叱責を受け、信頼関係を壊してしまうといったケースも多く、ひどい場合は契約の更新を拒絶され、他社に取られてしまうといったこともあります。 

こういった情報をきちんと整理して把握しておくことは、貸主借主間の信頼関係を構築する為に必須のことであり、それらをきちんと把握した上で日頃から接点を持つからこそ、いざ自分たちが苦しい時に、協力をしてもらえるような良好な関係性を構築出来るのです。これらはいざというときの交渉の成否を分ける非常に大きなポイントです。 

情報整理の例 

出店の経緯 

元々駐車場であったが、ABC不動産からの紹介で出店のご相談をした。 同時期に大手コンビニチェーン店からの出店要望もあったが、貸主に店舗を気に入っていただき、「近所でお茶が飲めるところがないのでほしい」との要望もあって弊社の出店に決めていただく。 

オーナー様のお人柄 

老夫婦で、店舗の裏に住居あり。非常に温厚な方で町内会の会長もされておられる。 よくご夫婦で店舗をご利用いただき、店長とも顔見知り。甘いものがお好きで一番の好物はどら焼き。大の巨人ファン。 

過去のトラブル事項 

 2021年7月、店舗の雑草の多さに貸主より苦情が入り、草刈を実施。また、駐輪場の自転車が道路にはみ出しているということで、近隣住民からも苦情が入った。 

これまでの交渉経緯 

・2017/12/15 

　年末の御挨拶に訪問。お歳暮持参。恐縮されながらも喜んで頂いているご様子。

　今後も繋がりを大事にしたい。 

・2018/6/11 

    店長と共に御挨拶に訪問。困ったことは相談下さい、とのお言葉。 

・2019/8/30 

    賃料増額の申し入れを受ける。貸主の状況も厳しい模様。社内検討で持ち帰り。 

・2019/9/19 

    賃料増額について応諾することで返答。 

・2021/8/27 

    コロナの影響で経営が非常に厳しい旨を説明し、賃料減額のお願いを申し出る。 

・2021/9/10 

    19年に値上げに応じたことを感謝頂いているようで、コロナで苦しんでいる状況に鑑み

    今回は値下げに協力して頂ける旨、御連絡を頂く。 

こうした情報をきちんと整理して各担当者が認識を合わせて対応を行うことで、信頼関係の構築が出来、安定的な店舗運営を実現出来るようになります。 

生き字引のような存在が社内にいらっしゃる間に、是非その方の頭の中にある情報をきちんと引き出して整理されることをおすすめ致します。 

まとめ 

いかがでしたでしょうか。 

今回は、信頼関係の構築の為に、いかに過去の経緯をきちんと整理することが重要かをまとめさせて頂きました。 

Pro-Signでは、過去の経緯を時系列に沿って、且つ当時の資料も併せて簡単に整理出来るようになっております。御導入企業様の多くも、過去の経緯を拡充することで、良好な関係性を構築出来るようになったとありがたいお声を頂いております。情報の属人化から脱却し、きちんと整理を進めていこうとお考えの際は、是非ご活用を御検討ください。 

また、いざ業績が苦しくなった際、貸主へご協力のお願い（賃料協議）を行わなくてはならなくなった際に重要なポイントについてもまとめさせて頂いておりますので、是非併せてご参照ください。