多くの人が実は勘違いをしてしまっている！？多店舗展開企業における情報の一元管理とは

多店舗展開をされている企業で、店舗情報管理のシステム化を検討中のお客様や、今まさに多店舗展開を始めようとされているお客様がいらっしゃいます。

そんなお客様と当社の担当者の間でのやり取りです。
 
「多店舗展開で契約書類などの情報管理は面倒で複雑だと思うのですが、何かシステムで対応されるご予定ですか ?」

「そうだね。現在は、紙ベースでキャビネットに保管していて、必要な時に探す手間がかかっているので、契約書をPDFにして、いつでも取り出せるようにファイルサーバに入れて、一元管理しようと思っているんだけど」

「なるほど。一元管理・・・ですか。一括管理・・・ですよね ?」

「え、 同じだよね ?」

「ところで、そのPDFを保存しておくファイルサーバのフォルダ設計も大変ですよね。フォルダを店舗ごとにするのか、契約の種類や項目ごとにするのかという検討もしなければいけませんし、情報の追加や更新、新店舗の情報の管理方法も決めなければいけませんよね ?」

「そこのところは大丈夫。紙ベースでやっていた頃の経験があるから、各部門でうまくやると思うよ。でも、一元管理のためには、フォルダの命名基準くらいは作らないといけないね !」
 
「情報の一元管理と一括管理は違うんだけどなあ・・・・」（当社担当者の独り言です）

言葉としての「情報管理」「一括管理」「一元管理」

当社の担当者の独り言がこの記事のテーマになります。

ただ、本題に入る前に、少し理屈っぽいかもしれませんが、言葉の定義をおさらいしておきたいと思います。

 情報管理とは

情報には「収集→保管→活用→廃棄」というライフサイクルがあります。

その流れを管理することを情報管理と言います。

もう少し詳しく言うと「情報を追加・更新し、それを整理し、安全で適切な方法で保管し、閲覧・検索・分析・共有などの形で利用し、不要になった情報は適切な方法で廃棄する」ということになります。

そして、その目的は、情報を利用した業務効率化、意思決定の精度向上、競争力の強化です。

一括管理とは

「括」は「くくる」「まとめる」という意味を持つ漢字です。したがって、「一括」とは「ひとまとめにする」という意味になります。

つまり、情報の一括管理とは、散在している情報をひとつの場所に集めるという意味になるのです。

「情報の一括管理」を多店舗展開企業にあてはめた場合、大きなキャビネットに紙ベースでの賃貸借契約書類等を保管することや、コンピュータの共有フォルダにPDFとして保存して、情報を「保管」「閲覧」「共有」するという意味になります。

一元管理とは

一元という言葉だけではわかりにくいのですが「一元化」や「一元的」とするとイメージしやすいと思います。

つまり、情報の一元管理とは「基本となるひとつの考え方のもとで情報を管理する」という意味になるのです。

これを、多店舗展開企業にあてはめる場合、当社では、その「基本となる考え方」として「全ての情報を物件に紐づけるデータベースを利用した情報の管理」と定義しています。

次からは、情報の一括管理と情報の一元管理について、もう少し詳しく見ていきたいと思います。

なお、「多店舗展開企業における契約関係書類等の情報の一括管理、一元管理」という表現を何度も使うことになりますが、少し長いため「情報の一括管理」「情報の一元管理」と短縮して表現させていただきます。

情報の一括管理で「できること」とその注意点

キャビネットやコンピュータの共有フォルダでの情報の一括管理では、どんなことができるのでしょうか。
 
重要な管理ポイントは「保管」「閲覧」「共有」です。
 
キャビネットに書類をまとめて、または、コンピュータの共有フォルダにまとめてPDFで保管しているので、情報が存在する場所は決まっています。

そのため、閲覧する際に、必要な情報がどこにあるかは悩まなくて済むという利点があります。

ただし、キャビネットの中のフォルダやコンピュータの中の共有フォルダの保管方式を知らないと、閲覧する際、必要な情報にたどり着くために時間がかかるという欠点があります。

また、閲覧や複数部署での共有の間に、書類そのものを破損したり、紛失したり、PDFの場合は誤って消去したりすることにも注意しなければいけません。

そういう意味では、利用規定や管理体制を整えておくことは大事なポイントです。
 
もうひとつ大事なポイントがあります。

それは、一括管理している情報をもとにした分析です。

例として「全店舗物件の賃貸借契約更新日一覧表を作成し、それをもとに店舗契約の更新か、新しい店舗への移転か、それとも撤退かの計画を策定する」というような経営戦略に直結した意思決定の場合、情報を戦略的に利用するための「横ぐし管理」が必要になることがあります。

横ぐし管理は、一括管理の場合でも可能なのですが、時間と人的コストがかかるものです。

また、手作業の場合はミスを誘発する可能性もあります。

時間節約のためExcel等で管理するという方法もありますが、一括管理の概念からずれてしまい、元情報の更新がExcelにある情報の更新に繋がらなくなるという危険性があります。

情報の一元管理で「できること」

では、一元管理はいかがでしょうか。
情報を一元管理するためにはツールの利用が必須となります。
 
ExcelやAccessなどのソフトウェアも情報管理のためのツールと言えますが、問題点が多いため、一元管理のツールというよりは、一括管理の補助的な位置づけと考えたほうが良いでしょう。

ここで言う問題点とは以下のものを指します。

- 「どんな項目を管理するか」「それらの項目間をどう関連付けるか」というような情報の一元管理のための設計に時間がかかる
- 一旦、管理項目を決めてしまうと、管理項目の追加というような柔軟性を持たないため、一元管理ができない
- コンピュータのトラブルによってデータが壊れやすい
- 人的ミスによってデータを壊しやすい
- 管理項目の設計、情報の利用にスキルが必要となるため、運用担当者が限定される

このような問題点を考えた場合、情報の一元管理のためのツールとしては、やはり、しっかりと設計されたデータベースを中心としたシステムが望ましいと言えます。
 
「しっかりとした設計」というのは、この記事の最初に定義した「情報を追加/更新し、それを整理し、安全で適切な方法で保管し、閲覧・検索・分析・共有などの形で利用し、不要になった情報は適切な方法で廃棄する」ことを念頭に置いた設計に他なりません。
 
以下では、「情報管理」の定義に沿って、データベースを中心としたシステムでの情報の一元管理によって「できること」を説明いたします。

ただし、市場にある全てのシステムにあてはまるわけではありませんので、システムやサービスを選択する際にはしっかりと確認すべきポイントとなります。

まずは、「情報の追加/更新」です。

紙ベースやPDFとは違い、全ての情報が物件と紐づいて一元管理されていれば「情報の追加/更新」が容易になります。

また、「履歴情報を管理したい」「新しい管理項目を追加したい」というような場合、その要件を予め機能として組み込んでいるシステムであれば、大いに威力を発揮します。

次に「情報の整理」です。

全ての情報が物件と紐づいて一元管理されていれば、情報がバラバラになることはありません。

利用者が「情報の整理」を意識する必要がなく、全てが自動的に整理されることになります。

「安全で適切な方法で保管」についてもデータベースでの一元管理は優れています。

ExcelやAccessのような壊れやすさはありませんし、利用者が間違って壊す可能性は低いと言えます。

また、紙ベースでの管理のように、破損したり、紛失したりすることもありません。

ただし、情報を間違って入力する可能性は否めませんので、チェック体制を整備する必要があります。

また、アクセス権が設定できるシステムであれば、情報の更新、閲覧等の権限設定を行い、情報の正確性とセキュリティを確保することが可能です。

最も重要な「できること」は、「情報の利用」におけるポイントです。

これは、一元管理の目的と直結するものになります。

「閲覧」については一括管理と同じですが、「検索」はデータベースシステムの特技ですので、目的とする情報にたどり着きやすくなります。

また、「分析」については、先に触れた「横ぐしでの分析」も可能になりますし、必要応じて、データベースからデータを抽出しExcl等で二次利用をすることも可能です。

ただし、二次利用する場合は、時間の経過により元データと二次利用データがずれることがあるので注意する必要があります。

「共有」も重要なポイントです。システムによっては、アクセス権の設定機能を利用して、部門横断的な情報共有が可能です。

契約担当者、店舗責任者、経理部門、人事部門、マーケティング部門などで、持っている情報や管理している情報がバラバラになっている場合でも、ひとつのデータベースシステムで一元管理していれば、情報の活用レベルを全社として向上させることができます。

そして、それは、経営層の方々にとっても意味のある情報になっていくのです。
 
最後のポイントとしての「情報の廃棄」です。

紙やPDFであれば、消去したりシュレッダーにかけてしまえば廃棄が完了します。

しかし、一般的にデータベースシステムでは情報を削除（物理削除）することはなく、情報の利用停止マークを付ける論理削除という方法がとられます。

登録データの「無効化」と呼ぶこともあります。

論理削除のメリットとしては、削除済みのデータも必要に応じて参照したり、復元したりすることが簡単に出来ることが挙げられます。

一方、注意すべき点としては、設定を間違うと、例として「月額賃料の全店舗の合計額」がずれてしまうことになります。

情報の一元管理に必要な要件

ここまで、データベースを利用した情報の一元管理システムの便利なポイントを列挙しましたが、留意点がないわけではありません。
 
一括管理では、情報の保存/保管が主目的だと言えますが、データベースシステムを利用した一元管理は情報の入力や保管だけが目的ではなく、そこから得られるアウトプットを利用すること、つまり「情報の利活用」が本来の目的です。

このことから、情報の利用目的については利用開始前に社内でしっかりと議論するとともに、利用開始後も定期的にレビューすべきです。
 
また、情報の保存、追加、更新、利用、（まれに）削除の際、誤操作によりデータが破損したり、汚れたりする可能性もないわけではありません。

したがって、アクセス管理を含めた運用体制はしっかりと定義しなければいけませんし、情報の漏洩についても注意する必要があります。

「Pro-Sign多店舗展開企業向けオリジナル店舗マスター」のメリット

当社が提供するPro-Sign多店舗展開企業向けオリジナル店舗マスターは「全ての情報を物件に紐づけて一元管理すること」を実現したデータベースを基本としています。

これにより、賃貸借契約書や駐車場契約書、業務委託契約書、リース契約書、フランチャイズ契約書などの契約情報を店舗ごとに紐づけて一元管理できます。

その結果、毎月発生する賃料や駐車場料金などの固定コストを簡単に把握できるようになります。

また、契約情報だけでなく、物件の図面や写真、貸主さまの名刺など、データの種類を問わず、各店舗における様々な情報を紐づけることも可能です。

特に、お知らせしたいポイントとして「ご利用いただく会社様独自の店舗情報を自由に任意項目として管理できること」「修繕履歴や契約交渉などの属人的になりがちな履歴情報が管理できること」が挙げられます。

また、「機密性の高い情報は、権限設定機能により、店舗ごとで閲覧制限を設定できること」も重要です。

なお、データベースを利用した情報の管理システムのため、アラート機能を利用して契約期限もToDoも担当者の皆様に自動で通知できるというメリットもあります。

詳しくは下記をご覧ください。