多店舗展開企業の落とし穴！事例で学ぶ防火・防災管理者選任のポイントとは
目次[非表示]
多店舗展開している企業の衛生管理課にて防火・防災管理者選任のマネジメントを担当すると、管理が一筋縄ではうまくいかず、様々なトラブルが発生し驚いた方も多いのではないでしょうか。
今回は、衛生管理課からの目線で、数十～数百の事業所の防火・防災管理者の管理で発生する問題の事例や対策をまとめましたので、是非ご参考にしてください。
防火・防災管理者選任のトラブル事例
事例１：適切なタイミングで再講習を受けられていない
店舗Aにて、消防点検が実施されることになった。防火・防災管理者として選任しているマネージャーの修了証を確認してみると、資格取得から5年たっていることが発覚した。至急、改めて講習を受講するよう指示を出したが、店舗の繁忙期であったためひっ迫した。
（防火管理に関する講習（再講習）修了日以後の最初の４月１日から５年以内に再講習を受講する必要があります。受講しない場合は，適正な資格を有する防火管理者が選任されていないことになります。）
原因：修了日の管理漏れ
事例２：最新情報を本部で把握出来ていない
ISO45001（労働安全衛生マネジメントシステム）を取得するためのプロジェクトが始まった。まず、全店舗の防火・防災管理者の選任状況を確認すると、長い間一括管理ができていないことが発覚した。1店舗ごとに選任状況を確認するために多くの時間を要した。
原因：管理Excelのデータが古いままである
資格を持っている従業員がどこに配属されているか管理されていない
重要書類が管理されていない（紛失している）
事例３：新任者の講習受講の対応漏れ
事業所Bでは、新たに防火・防災管理者を選任することになったため、新しく着任したマネージャーに講習の受講依頼を行ったものの、そのまま双方で対応を失念してしまい、選任完了までに余分な時間を要してしまった。
原因：選任完了までのフローが管理されていない
リマインドがない
事例について、いかがでしたでしょうか。
実際に同じ経験をした事例もあるかもしれません。防火・防災管理者選任の管理業務を引き継ぐ場合等は、上記のトラブルも想定した上で、OJTを行う必要があると考えられます。
なぜ管理が難しいのか
以上の問題点をまとめると下記のとおりです。
- 修了証日の管理を行う必要がる為
- 選任者の離職・異動を選任者管理Excelと突合させる必要がある為
- 選任者の候補選出から消防署へ届け出を受理されるまでのステップが多いため、どの店舗がどのステップで滞っているか把握する必要がある為
- 100店舗を超える選任状況を、管理するために多くの時間を捻出する必要がある為
- 地域によって管轄の消防署や講習の申し込み窓口が異なる為
- 地方では講習頻度が少ないため、申込みが集中しやすく、申込み開始日に合わせてリマインドを設定する必要がある為
適切に管理する為に重要なポイント
下記のポイントを意識して管理すると、トラブルを防ぎやすくなります。
- 資格取得者一覧のExcelファイルを作成し、選任者の離職・異動が発生した場合でも他に資格取得している従業員を柔軟に専任できる準備をします
- 選任状況の管理Excelに選任者の資格取得日の欄を設け、再講習が必要な時期なった場合に書式設定でセルに色が付くようにするなど、管理者が気が付く仕組みを作ります
- 選任状況の管理Excelに日付も含めたログを残し、選任までのフローの中でどこまで完了しているか一元管理を行います
- 月に1度、人事発令データと管理Excelを突合し、離職や異動による選任者の不在が発生していないかをチェックします
- 消防署に受理された書類はPDFにて管理をし、本社からも事業所からも閲覧可能にすることで、消防点検や監査の対応をスムーズにします
システム活用による効率的な管理も
しかしながら、前述のような環境を構築することはかなりの工数が必要となります。
また、実現した後も、データのメンテナンスやチェックは必須であり、限られたヘッドカウントで社内のすべての事業所の管理をすることは難しい企業は多いと予想されます。
少ない工数でミスの無い管理を実現させるためには、弊社の店舗情報管理システムPro-Signが適しております。
各店舗に散らばってしまっている情報を集約、一元管理を実現しますので、オペレーションに負荷をかけずに効率的な管理が実現出来ます。
※課題と解決方法はこちら
防火・防災管理者等の選任状況を一覧で管理出来るような専門的な機能も開発構想中でございますので、ご興味お持ちいただけましたら是非資料ダウンロードにてPro-Signの機能をご確認下さい。
