SaaS導入の稟議を一発で通す！経営の視点で「店舗情報管理システム」に求めるものとは？
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店舗情報管理システムや賃貸借契約管理システムの導入を検討されている多店舗経営企業のご担当様。どんな問題意識を持って導入の検討を進めておられますか？
店舗情報管理システムの候補一覧をながめて、なかなか、ひとつに絞り切れないご担当様。比較するポイントは何でしょうか？
そして、経営層や上長から、店舗情報管理システムの導入についての決裁承認を得ようとしているご担当様。どんなポイントで稟議資料を作成しようと考えておられますか？
このコラムでは、経営者の視点から見た「店舗情報管理システム」に対する疑問点を解説する形式で「導入検討のポイント」「システム選択のポイント」と「稟議資料作成のポイント」を解説いたします。
店舗情報を管理する体制、プロセス、システム化のレベルは各企業によって違いがあるかもしれません。このコラムのそれぞれの項目には企業毎の状況に関わりなくご利用いただける情報が含まれています。
店舗情報管理システムの導入って「IT化」の話？
「店舗情報管理システムを導入するというけれど、それは、店舗情報管理をIT化するという意味なの？」と上司や経営層に聞かれるかもしれません。
賃貸借契約書を紙で保管しているという企業も少なくありませんが、その状況で常に発生するのが「あの契約書は、どこに置いたかなあ」「確か、ここにあったはずなんだけど」という独り言や、「おーい、あの契約書を持ってきてくれ」という会話です。
賃貸借契約書類をPDFファイルにして共有サーバーに置いておけば「電子化」にはなるのですが、契約書を単純にPDFにしても、画像データになるだけで、それだけでは管理していることにはなりません。しかたなくExcelで管理項目を設定して、賃貸借契約一覧表を作られている会社も多いのではないでしょうか。これは、IT化かもしれませんが、コンピュータを使っているというだけのIT化です。その先には「賃貸借契約だけではなく、より広い店舗情報を蓄積し、部門間でその情報を共有し、分析に利用し、いろいろなアクションにつなげること」。それが、店舗情報管理のシステム化です。まず、上長にはこのことを知ってもらう必要があります。
店舗ごとの契約書や物件情報を一元管理する進め方は、「店舗管理・物件管理の完全ガイド」でまとめています。
システムを選ぶときに確認したいポイントは、「店舗管理システムの選び方」で解説しています。
契約書・期限・履歴を店舗ごとにまとめて管理する方法は、「店舗・契約情報を一元管理できるPro-Sign」で紹介しています。
※店舗情報の活用については下記ご参照
どうして今のPDF+Excelじゃダメなの？
「今の担当部署はPDFファイルとExcelを使って、しっかりやってくれているし、問題はないと思うんだけれど、どうしてそのままじゃダメなのかなあ」と、褒められているような、気にかけてもらっていないような質問。
実は、この質問が最も答えにくいものかもしれません。どうしてかというと実務者として「自分の仕事のやりかたを、一旦、否定しなければいけない」と感じてしまうからです（「感じてしまう」というのは「実際にはそうではないが」という意味を含んでいます）。
この質問に対する答えは「継続性」と「拡張性」です。この2つの言葉を使うことによって自己否定は不要になります。
継続性
- PDF+Excelは属人性が強く、特にデータ入力/更新は特定の社員しか行えないので、引継ぎが行いにくい
- PDFもExcelも共有サーバーに格納されてはいるが、誰もが自由に扱えるわけではない
- Excelは「（時に）壊れる」という危険をはらんでいる
- Excelには、契約更新などのアクションを起こすための支援機能はなく、別途To Doリストを作成/管理しなければならない
- 情報共有のためのデータ抽出や書類準備はExcel管理担当者の手によらなければ行えない
拡張性
- Excelでは蓄積できる情報が限られており最低限の情報しか扱えない
- 管理する情報が増えた場合の対応が難しい
- 履歴管理が難しい（できない）
上記以外にもポイントはありますが、まとめると「PDF+Excelは、守るだけなら何とかなるが、攻めのビジネスには使えない」と言えるのではないでしょうか。
店舗情報管理システムってどんな役に立つの？
契約書類を紙のままで保管している状況や、PDF＋Excelの状況の場合、「店舗情報管理システムが必要だということは、何となく、そうなんだろうとは思うけれど、具体的にはどんな役に立つのか？」が、最初の質問かもしれません。
原因-問題-解決策のつながりを表すと次のようになります。
※マンガで分かる「店舗情報管理あるある」については下記ご参照
契約書管理システムとどこが違うの？
「店舗情報管理システムと契約書管理システムはどこがどう違うの」という質問に答えることはとても重要です。なぜならば、次に待ち構える質問は「契約書管理システムでもいいのでは？」や「まずは、契約書管理システムから始めてみてはどうか？」だからです。
契約書の管理に特化したシステムの中には、次のような制約があるものもあります。
- ベースが契約書管理台帳であるため、あくまで契約書単位での管理である
- 複雑な契約が絡み合うと、それらのつながりが管理しきれず、全体の把握に時間がかかり、漏れや見落としも発生しやすい
- 図面、写真、名刺情報、消防関係資料などは管理対象とならない
- 過去の履歴の管理ができない
と言えます。
つまり、一元管理に難があるということです。
導入を検討する際は、店舗単位での一元管理や履歴管理ができるかを確認しましょう。
この点、優れた店舗情報管理システムでは、全ての点をカバーすることができます。
費用対効果はあるの？
「費用対効果はあるの？」という質問に「量的効果と質的効果があり・・・」という答え方もありますが、まずは、しっかりと量的な費用対効果を伝えることで、その他の説明の説得力も上げることができます。
システム導入の場合「担当者がルーチンワークから解放されて、より高度な業務に集中することができる」「システムを利用しての業務の引継ぎが可能になり、組織変更や異動が柔軟に行える」「システムを戦略策定に活用し、競合優位を勝ち取ることができる」という「質的効果」は、一旦、副次的な位置づけにしたほうがいいでしょう。
量的効果は、「削減できる作業時間 × 時間単価」で試算すると伝わりやすくなります。たとえば、契約書を探す時間、貸主対応の準備、契約期限の確認、設備不具合への対応、社内からの問い合わせ対応など、店舗情報の確認にかかっている時間を洗い出し、システム導入後にどれだけ短縮できるかを見積もります。
Pro-Signの費用対効果の考え方、デジタル化（PDF化/データ入力）代行の料金体系についての詳しい資料はダウンロードしてご覧いただけます。
なお、SaaSシステムと同等の機能を持つオンプレミス方式システム（利用企業専用として開発されたシステム）では、システム開発の初期費用が大きくなりやすいため、多店舗展開のボリューム感がないと費用対効果は出にくいと思われます。
このシステムで部門間の壁がなくなればなあ・・・
「店舗情報管理システムの副次効果として部門間の風通しが良くなれば・・・」という期待感が話題になる企業があるかもしれません。
店舗情報管理についてのデータの入力/更新担当は部署X、契約更新のための資料準備も部署X、分析のためのデータ準備も部署X、「他の部署は情報を使うだけ」では、導入するシステムの値打ちがありません。このコラムのまとめの章にも記載していますが、店舗情報管理システムは多店舗経営を柱とする企業の戦略の基本となるものです。各部門の協力体制のもとで活用度を上げていくことができれば、自然と部門の壁も消えていくのではないでしょうか。
使い始めるまでに時間がかかっていては意味が無いよ
「システムを導入するときは、パラメータの初期設定やマスターデータの登録、データ移行が必要だが、それに時間がかかるようでは困るなあ」とシステムのことをよくご存じの方はおっしゃるかもしれません。
導入するシステムの種類にもよりますが、代表的なSaaSシステムを例にとると、使い始めるまでに必要な準備作業は以下のものが考えられます。
- 業務プロセスと業務ルールを明確にする
- 利用者の権限を分析しユーザー登録を行う
- 項目名を自由にカスタマイズできる任意データ項目の利用方法を決定する
- システム利用のためのマニュアルを整備し、それをもとにユーザー教育を行う
- 既存の契約関連書類をPDF化する
- 既存の店舗情報をデータとして登録する
- 運用開始当初のヘルプデスク体制を整える
上記に対して、仮にPro-Signの場合では、ご利用の企業様毎にカスタマーサクセス担当者を配し、導入支援プログラムでサポートさせていただきますので安心してスタート頂くことが可能です。
また、前述しましたように「デジタル化（PDF化/データ入力）代行サービス」も行っており、スムーズな利用開始をサポートさせていただいております。
上記のような質問に備え、スタートまでのサポートについても事前に確認しておくと良いでしょう。
わが社が希望する機能は全部あるの？
「SaaSシステムはいわば既製服、レディメイドだよね。レディメイドのシステムで、当社の店舗情報は管理できるのか不安だね。やっぱり、オーダーメイドの方がいいんじゃないのか？」という質問に対しては、是非、自信をもってSaaSシステムをお勧めください。
ご質問のようにSaaSシステムはレディメイドシステムです。各企業毎の細かな要求が全て含まれているとは言えないケースも発生する可能性があります。
ですが、逆に、それがSaaSシステムのメリットでもあります。特に、コンサルティング業務をベースに経験豊富な会社が開発したSaaSシステムは多くの会社が必要とする業界の標準機能を搭載しております。
もし、足りない機能があるとお感じになった時は、その機能を使わないような業務プロセスに移行することもひとつの考え方ではないでしょうか。それによって、費用対効果は益々向上しますし、業務の継続性も確保されると考えられます。
なお、Pro-Signでは「どうしても標準として搭載してほしい」という機能追加のご要望を検討させていただくプロセスを持っておりますので、担当カスタマーサクセスと色々とコミュニケーションを図りながら最適な管理体制を作り上げることが出来ます。
システムって運用が大変だよね？
「システムは運用・保守が大変」とご経験のある方はおっしゃることでしょう。
確かに、システムの運用と保守は大変です。手作業で発生していた業務負荷はシステム導入によって、システムが肩代わりしてくれます。一方で、そのシステムを安定運用する、障害が発生しても保守を行って正常状況を維持する、という業務負荷が新たに発生します。
これを解決するのがSaaSシステムです。SaaSシステムでは、システム運用・保守の負荷をSaaSサービス提供会社とインフラストラクチャとしてのクラウドサービス会社が肩代わりする仕組みです。
一方、システム運用には「正確なデータの蓄積」という側面があります。SaaSシステムを利用することによって、利用側の企業はデータの精度の維持とデータの利活用に意識を集中していただけると思います。
情報漏洩は大丈夫？
情報を第4の経営資源と認識されているからこそ「最近、情報漏洩の話題をよく聞くけれど、SaaSシステムは大丈夫？」という疑問を抱かれるのだと思います。
情報漏洩はシステムに起因するものが話題になることも多いのですが、人的ミス（資料の置き忘れ、データが入ったパソコンの紛失など）や悪意のある人間による故意の漏洩も見逃してはならない原因です。これを防止するために必要なことは社員（派遣社員、契約社員を含む）のセキュリティ意識の向上です。このために定期的なセキュリティ教育は必須です。
とは言うものの、やはり、システムに起因するものは見逃せません。
SaaSシステムを検討する際には、そのサービスを提供する会社のセキュリティに対する姿勢を理解することが大切です。そのポイントとして、下記の「認証機関からの認証」が重要です。SaaSシステムを提供する会社の次の2点の認証取得状況をチェックしておくようにしましょう。
- ISO/IEC 27001（ISMS Information Security Management System認証とも言われる）
- プライバシーマーク（日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に準拠した「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に基づいて、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を評価するもの）
（ランサムウェアによる被害や、自社社員による情報漏洩につきましては、店舗情報管理システムのセキュリティ対策の範囲外ですので当コラムには記載しておりません）
法律の変更にも対応できるの？
「経済の状況もビジネス環境も変化が激しいので、それに呼応して法律が変化していく可能性があるけれども、対応はしてくれるよね？」という質問には先見の明があります。
「法律の変更はビジネスにとってリスクである」と言えます（リスクには正のリスクと負のリスクがあります）。法律の改正によって、業務プロセスや業務ルールを変えないといけない場合も発生しますし、システムの変更も必要になります。
オンプレミスのシステムの場合、変更が予想される法律（例えば消費税率）であれば、開発当初からパラメータ方式の設定が可能な設計にしますが、予測が不可能な法律の変更の場合は、システム要件の修正を検討し、システム変更を行う必要があります。また、パッケージシステムの場合は、法律の変更に対応したバージョンを開発元が開発し、利用企業側でバージョンアップを行うことになります。
一方、SaaSシステムの場合は、サービスを提供する会社が法律変更の情報を収集し、システムの変更を行うことで対応する方法が一般的ですが、その際、情報の収集力に差が出ることがありますので、できる限り経験豊富なSaaSシステムの提供会社を選んでおくことが安全だと言えます。
私も使えるの？
「今まで、実務者に任せっきりで、店舗情報の資料も紙で持ってきてもらっていたけど、店舗情報管理システムを導入したら、私のPCからも情報を見ることができるようになるのかなあ」という前向きな質問は大歓迎です。
オンプレミスで開発したシステムであれば、このような要望をシステム要件に組み込んで開発すれば、利用権限設定が可能になりますし、SaaSシステムであれば、登録ユーザーとそれぞれの利用権限を設定する機能が最初から組み込まれていることが一般的です。
ただし、1点だけ注意点があります。
SaaSシステムの場合、料金体系が「ユーザー数ベース」のものと「原契約数（店舗数）ベース」のものがあります。「ユーザー数ベース」の料金体系のシステムを選んだ場合は導入時に厳格なユーザー数の洗い出しをしておかないと、費用が膨れ上がることになります。一方、「原契約数（店舗数）ベース」ではユーザー数に制限はありませんし、原契約が突発的に増加することはありませんので「私も使えるの？」という質問に対しては融通が利くと考えられます。
なお、この質問に対しては、「是非、（社長も）使ってください」と答えたいものです。そうすれば、各部門のシステム活用度も上がっていき、システム自体も成長していきます。
業務ルールやプロセスも変えるつもり？
「店舗情報管理システムを導入するということは、業務の進め方を今までから変えるということになるのかなあ？」という疑問を持たれることがあります。
「汚れた（正しくない）データは、汚れたアウトプットしか生まない」とよく言われます。
店舗情報に限ったことではありませんが、情報系のシステムでは正しいデータの入力は必須条件です。そこから考えると、「データ入力は今のプロセスでいいのか」「入力担当は特定部署での集中型がいいのか、分散型がいいのか」は検討する必要があります。
また、データ分析についても、データの利用ルールは明確にしておいた方がいいと思われます。それらの検討の結果、業務プロセスの変更や業務ルールの変更が必要になるかもしれません。
ただ、企業毎に現行の業務プロセスは違っていますし、組織体制も違いますので、企業文化に合わせた検討が必要です。
また、ユーザーアカウントの設定によって、データの入力/更新とデータ利用（閲覧、照会）を行う利用者がフレキシブルに設定できるシステムであれば、企業の体制に合わせた業務の組み合わせが可能になります。
これはDX？
「店舗情報管理システムの導入＝DX（Digital Transformation）」とお考えになる方もいらっしゃると思います。
今トレンドのDXですが、残念ながら、店舗情報管理システムを導入しただけでDXが出来るわけではありません。確かに「デジタル化」はできますが、DXはそれを企業の戦略として利用しなければいけません。その意味で、店舗情報管理システムの導入はDXの基礎を固めることと言えます。
できる限り早く、導入した店舗情報管理システムの運用を定着させ「店舗情報を利用したDX検討会」を社内関係部署で立ち上げてはいかがでしょうか。蓄積されたデータを前にして各部署の代表者が意見交換をすると、思わぬビジネスのアイデアが生まれるかもしれません。
Pro-Signでは、店舗情報管理システムの応用で、CRE戦略専門コンサルタントによるコンサルティングも提供しております。
店舗情報管理は企業戦略の源泉です（まとめ）
店舗情報管理のシステム化については企業毎に状況が違いますし、経営者やシステム導入決裁者によって、考え方や着目点は様々です。
このコラムは、各企業の状況に合わせて上記1～14の項目を組み合わせていただくことにより、稟議資料の構成ができあがるという仕組みになっています。また、導入そのものを検討しているご担当者様や対象のシステム製品やサービスを選択しようとされているご担当者様には、全体をお読みいただくことで、検討の勘所をつかんでいただけるようにしています。
店舗情報管理システムは賃貸借契約書をIT化/コンピュータ化するだけのものではありません。確かに、入り口は賃貸借契約書のIT化/コンピュータ化かもしれませんが、その先には、多店舗経営の戦略ツールとしての利用が待っています。
是非とも、企業戦略の源泉としての店舗情報管理システムをご活用ください。
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