情報共有が苦手な企業は必見！社内連携を強くする為に出来ることは？

はじめに

社内におけるコミュニケーション不足や、情報共有の方法で悩まされている方は少なくないと思います。その場合、上司や部下、同僚、部門間でのミスやトラブルが頻発したり、それらのミスに気づかず後任の社員が苦労したりと業務に支障をきたしてしまいます。

本記事では、社内のコミュニケーション不足によって起こり得るトラブル例のご紹介と、それらを未然に防ぐために社内連携をスムーズにすることで得られるメリットを解説します。

また、記事の後半では、社内のコミュニケーション不足を解消する方法や具体的なツールも紹介しますので、ぜひ最後までお読みいただき、ストレスフリーなコミュニケーションの実現にお役立てください。

仕事で起こり得るコミュニケーション不足によるトラブルとは？

社内のコミュニケーション不足は、ミス/トラブルの誘発や、業務の質や効率の低下に繋がります。それが転じてストレスによる離職率増加や、納期の遅延による顧客の信頼低下を招く可能性さえ否定できません。

では、社内のコミュニケーションが不足してしまう原因には何があるのでしょうか。ここでは、具体例を解説しますので、ご自身や社内の状況と照らし合わせてみましょう。

部署間における情報共有の不足

仕事をしていると、通常業務ではあまり関わりのない他部署との連携が必要なケースがあります。他部署で管理している自身の業務に必要な情報を聞かなければいけない場合や、逆に他部署から自身の部署で管理している情報について聞かれることもあるでしょう。

部署間の情報共有が不足していると、いざ必要なコミュニケーションが生じたときにどの部署に聞けばいいのかが不明など、スムーズに連携することができなくなります。

各部署が業務に関する情報発信をする場や、普段から業務外でコミュニケーションを取れるような場を設けることで、互いの業務理解が進み、コミュニケーションがとりやすくなるでしょう。

風通しが悪く、上司や経営陣との接点が少ない

社員と上司や経営陣が接する機会が少ないことで、立場を超えたコミュニケーションが不足しているケースもあります。その場合、現場で働く社員の状況を上司や経営陣が把握できていなかったり、上司や経営陣のイメージが現場にいる社員に伝わっていなかったりします。

コロナ禍において、どの企業もチャットやWeb会議のオンラインツールを導入することで、出社せずともコミュニケーションが取りやすくなるよう工夫をされているかと思いますが、そのような情報共有をする環境があったとしても、形式的で一方的な発信になっていれば十分なコミュニケーションがとれていない可能性が高くなってしまいます。

コミュニケーションが可能な環境を整備するだけでなく、社員同士が会話のキャッチボールを心がけるような意識付け行う必要があります。

口頭などの記録に残らない方法で伝達している

社内での情報共有や上司の部下に対する指示が口頭で行われている場合、細かい内容や具体的なアクションについてのすり合わせがなされていなかったり、担当社員の退職等で後任の社員が必要な情報を把握できていなかったりするケースがあります。

このような状態だと、部下が不明点ついて上司に聞くのが億劫で分からないまま仕事を進めたり、過去の情報共有・経緯を後から確認することができなかったりすることでトラブルにつながる恐れがあります。

また、トラブルが発生した際も、どのような指示や情報共有があったのかが曖昧になるため、責任の所在がわからず、同じようなことが繰り返し起こってしまうなんてことも考えられます。工数負担を極力減らした形での記録に残る情報共有ができる環境を整える必要があります。

円滑な社内連携がもたらすこと

では、前項で上げたようなコミュニケーション不足の原因を解消するにはどのような方法があり、それによって社内連携がスムーズになると、どのようなメリットが生じるのでしょうか？

まず、コミュニケーション不足を解消する方法として効果的なのは、以下のようなものが考えられます。

• 部下と上司の1on1面談の定期的な実施
• 社内の座席をフリーアドレスにする
• 社内イベントの実施や掲示板の導入
• 部下が上司に話しやすい雰囲気づくり
• アイスブレイクの機会を作り、日常的な会話を増やす
• コミュニケーションツールや情報管理ツールの導入

このように、打ち手は多数考えられますが、実際に実施するのには工数がかかったり、施策の導入効果を実感できるまでに時間を要したりと、コミュニケーション不足の解消を実現するのは想像以上に難しいです。

しかし、再現性の高い方法で社内連携の強化を図ることができれば、トラブルの防止に限らず、生産性の向上など、社員の業務効率化ができ、会社全体のバリューアップにつながるでしょう。

では、コミュニケーション不足を解消する再現性の高い方法とは何でしょうか？

上手なコミュニケーションのために会社ができること

会社が社員同士のコミュニケーション不足を解消するための方法として、即効性と再現性の観点から有効なのが、ツールの導入です。

このツールは、下記の通り大きく二分化できます。

①  コミュニケーションを取りやすくするためのツール
・・・ビジネスチャットツールやWeb会議ツール、社内SNSなど

②  社内情報などを共有・管理するためのツール
・・・契約情報管理ツールや、社員の目標などを管理する人事ツールなど

このようなツールの活用は、社員の工数負担をかけることなく導入でき、また即効性が高いため、導入効果が分かりやすいです。

特に②の社内情報を管理するためのツールに関しては、普段口頭やメール、書類で共有・管理していたものを1つのクラウドサービスに保管するだけで、社内の部署間を跨ぐ様々な人の中で管理・共有できるため、必要な情報をいちいち聞く必要もなく、また属人化による経緯の認識漏れなども防ぐことができます。

コミュニケーション向上による社内連携の強化で、属人性の解消や情報共有の精度をアップさせるには、ツールの導入が効果的と言えるでしょう。

多店舗展開企業で多いコミュニケーションの課題

Pro-Sign運営企業である株式会社プロレド・パートナーズが、小売業・飲食業・サービス業の企業様へのコンサルティングにおいて、コミュニケーションに関する課題としてよくお聞きしているのが下記のようなものです。

Pro-Signは、CRE戦略に関する豊富なコンサルティング実績を基に開発された店舗情報管理のクラウドソリューションシステムですので、自社においても同様の課題をお感じの場合は、活用をおすすめ致します。

まとめ

社内でのコミュニケーション改善が、業務効率化や生産性アップへもたらすことや、コミュニケーションの不足がトラブルを引き起こす可能性があることはお分かりいただけたかと思います。

しかし、現状多くの会社ではコミュニケーションの重要さにまだ気づいていなかったり、気づいていてもどうやって改善すればよいのか分からず模索していたりします。

業務効率化やトラブルの未然防止を図り、事業を長期的に継続させるためには、まずコミュニケーションが上手く取れているか否かを鑑みる必要があります。

社内のコミュニケーションが不足している場合は、その原因を探り、改善策を検討して実際に行動を起こすことが必要です。

その際、ハードルが低く、大きな業務負担もかからないツールの導入・活用は非常に効果的と言えるでしょう。是非色々な手段や方法を模索してみてください。