防火管理者と防災管理者の違いとは？店舗で必要な届出と管理方法を解説

店舗を運営するうえで、防火管理者・防災管理者の選任や届出は、安全管理だけでなく、店舗情報管理の面でも重要な業務です。特に飲食店や物販店など、不特定多数の人が出入りする店舗では、建物の用途や収容人員、入居している施設の規模によって、防火管理者や防災管理者の選任が必要になる場合があります。

一方で、多店舗展開企業では「どの店舗で選任が必要か」「誰が防火・防災管理者になっているか」「選任届や消防計画をどこに保管しているか」が分散しやすくなります。人事異動や退職、店舗の移転・改装、商業施設への入居などが重なると、届出状況や書類の最新版が分からなくなることもあります。

本記事では、防火管理者と防災管理者の違い、必要な届出、そして多店舗企業が選任状況・届出書類・講習修了証・消防計画を店舗情報と紐づけて管理する方法を解説します。

防火管理者とは？

防火管理者とは、火災の発生を防ぎ、万が一火災が発生した場合の被害を軽減するために、防火管理上必要な業務を行う人です。消防法では、多数の人が出入りする一定の建物について、管理について権原を有する者が、防火管理者を選任し、防火管理に係る消防計画を作成させることなどを求めています。

防火管理者の主な役割には、消防計画の作成、消火・通報・避難訓練の実施、火気使用設備の管理、避難経路の維持、従業員への防火教育などがあります。店舗であれば、厨房やバックヤード、電気設備、避難経路、消火器・消防用設備の確認など、日常運営に近い範囲も関係します。

たとえば、飲食店・物販店舗・ホテル・病院など、不特定多数の人が出入りする用途を含む建物では、建物全体の収容人員が一定以上の場合に防火管理者の選任が必要になります。具体的な要否は、建物用途、収容人員、テナントの入居形態、地域の運用によって異なるため、最終的には所轄消防署に確認してください。

防災管理者とは？

防災管理者とは、地震など火災以外の災害による被害を軽減するために、防災管理上必要な業務を行う人です。防火管理者が主に火災への備えを担うのに対し、防災管理者は大規模地震などを想定した避難誘導、応急体制、訓練、消防計画の作成などに関わります。

防災管理者は、すべての店舗で必要になるわけではありません。対象になるのは、大規模・高層の建物など、防災管理制度の対象となる防火対象物です。大型商業施設や高層ビルにテナントとして入居している場合は、自社店舗だけで判断せず、建物全体の管理者や所轄消防署に確認することが重要です。

また、防災管理は防火管理と一体的に行う必要があるため、防災管理者が必要な建物では、防火管理者と防災管理者を同一の人にする運用が求められます。防災管理者の資格要件も、防火管理者より広い災害対応を前提とするため、対象店舗では資格・講習の確認を漏れなく行いましょう。

防火管理者と防災管理者の違い

防火管理者と防災管理者は、どちらも店舗や建物の安全管理に関わる重要な役割ですが、対応する災害の範囲と対象となる建物が異なります。

店舗で確認したい届出書類

防火管理者・防災管理者を選任した場合は、選任しただけで終わりではありません。原則として、所轄消防署への届出や消防計画の作成・変更が必要になります。提出方法や様式は自治体・消防本部によって異なるため、必ず所轄消防署の案内を確認しましょう。

多店舗企業で防火・防災管理者の管理が難しくなる理由

1店舗だけであれば、防火・防災管理者の選任状況や届出書類を担当者が把握しておくことも可能です。しかし、店舗数が増えると、店舗ごとに建物用途、収容人員、入居施設、所轄消防署、届出書類、管理者の異動状況が異なり、Excelや個人フォルダだけでは管理しきれなくなります。

• 店舗ごとに、防火管理者・防災管理者が必要かどうかの判断が異なる
• 選任者の異動・退職により、届出の変更漏れが発生しやすい
• 講習修了証、消防計画、届出控えが紙・PDF・メールに分散する
• 商業施設や複合ビルでは、施設管理者・統括管理者との連携情報も必要になる
• 本部、店舗、エリアマネージャー、法務・総務など、関係部署が複数にまたがる

このような状態では、いざ行政対応や社内確認が必要になったときに、「誰が管理者か」「最新の消防計画はどれか」「届出済みか」がすぐに確認できません。多店舗企業では、防火・防災管理者を資格や届出の話だけで終わらせず、店舗情報管理の一部として扱うことが重要です。

選任状況・届出書類・講習修了証・消防計画を店舗情報と紐づけて管理する

防火・防災管理者の管理では、「資格者名を一覧で持つ」だけでは不十分です。店舗ごとの要否、選任日、届出日、届出控え、消防計画、講習修了証、施設管理者とのやり取りまで、店舗情報に紐づけて確認できる状態にしておくことが大切です。

たとえば、以下のような項目を店舗ごとに管理しておくと、異動・退職・出店・退店・改装の際に確認しやすくなります。

このように、店舗に関わる管理者情報と書類を一元化しておくと、担当者が変わっても確認しやすくなります。防火・防災管理者の管理は、法令対応だけでなく、店舗運営の継続性とリスク管理にも関わるため、属人化しない仕組みを整えることが重要です。

Pro-Signで店舗ごとの管理者・届出書類を一元管理

Pro-Signは、多店舗展開企業の店舗・物件情報と契約情報を一元管理するためのサービスです。防火・防災管理者の選任状況や届出書類も、店舗・物件情報に紐づけて管理することで、確認漏れや書類の分散を防ぎやすくなります。

Pro-Signでは、自社独自の管理項目を物件情報に追加できます。たとえば「防火防災管理者」「消防計画届出日」「講習修了証の有無」「所轄消防署」といった項目を用意しておけば、店舗ごとに必要な情報を同じ形式で管理できます。

また、物件や契約書に図面・PDFなどのファイルを紐づけて保存・プレビューできるため、選任届の控え、消防計画、講習修了証、訓練記録なども店舗ごとに整理できます。さらに、物件情報の閲覧権限を設定することで、必要な担当者だけが重要情報を確認できる状態にできます。

防火・防災管理者の管理は、出店時だけでなく、人事異動、店舗改装、退店、施設側の運用変更などでも見直しが必要になります。Pro-Signで店舗情報・契約情報・届出書類・社内タスクをまとめて管理することで、店舗管理の属人化を防ぎ、担当者が変わっても必要な情報を引き継ぎやすくなります。

まとめ

防火管理者は、火災の予防や火災発生時の被害軽減を担う管理者です。一方、防災管理者は、大規模地震など火災以外の災害による被害軽減を担います。どちらが必要かは、店舗の用途、収容人員、入居する建物の規模などによって異なります。

多店舗展開企業では、店舗ごとに選任要否、管理者名、届出状況、消防計画、講習修了証、訓練記録を管理する必要があります。これらをExcelや紙だけで管理すると、異動・退職・改装・退店のタイミングで抜け漏れが起こりやすくなります。

防火・防災管理者の管理は、店舗情報管理の一部として考えることが大切です。選任状況や届出書類を店舗・物件に紐づけ、必要なときにすぐ確認できる状態を整えておきましょう。