多店舗運営者必見！店舗マスタで業績向上と効率化を実現する方法

多店舗展開を行う企業は、日々、複数拠点に分散した情報管理に追われていることと思います。各店舗の基本情報、設備や資産の状態、さらには契約情報まで、これらを一つひとつ手作業で管理するのは煩雑で、間違いのリスクも増大します。
 
各店舗の情報が「散らばる」や「整わない」という状況は、業績への影響や日常業務の効率化の妨げとなります。経営者が企業の業績を向上させるため、低業績の店舗に高業績店のノウハウを共有したくても、正しい情報がなければ実行できません。
 
そこで今回は、多店舗運営の課題を解決する「店舗マスタ」の効果的な活用方法について深く掘り下げお伝えします。
ぜひ、最後までお読みください。

店舗マスタとは？

「店舗マスタ」は、店舗の基本データや、設備・資産の詳細、取引の契約内容など、店舗に紐づく多様な情報を集約するものです。多店舗運営を行う際、店舗毎の情報を一元的に整理・管理するための重要なツールとして活用されます。
 
店舗マスタを用いた情報管理は、情報の散逸や重複、不整合を防ぐと同時に、迅速な情報参照や更新が可能となります。店舗毎の来客数などの情報を含めることで、経営判断の基盤としての役割も果たします。また、そのデータの活用は、マーケティング戦略や経営計画策定にも寄与し、多店舗運営の効率と効果を格段に高めることが期待できます。
 
ところで、一言で「管理」といってもたくさんの手法があります。
店舗マスタによる「一元管理」は、情報の散逸を防ぎ、迅速な意思決定をサポートします。また、データの一貫性を保ちながら、部門横断的な情報利用を実現することができます。これは多店舗運営の効率と業績向上に直結します。
 
次の章では、この「一元管理」について詳しく説明します。

店舗マスタによる一元管理の重要性

現代のビジネス環境では、情報管理の効率と正確性が経営の成功を大きく左右します。特に、多店舗を持つ事業者にとって、各店舗のデータを一元的に管理する「店舗マスタ」の役割は、非常に重要となってきます。
 
一元管理により、店舗間の業績比較や成功事例の共有、課題店舗の特定などが容易になります。経営者は、効果的なマーケティング戦略の策定や、リソースの最適な配分が可能となり、経営の精度を高めることができます。
 
さらに、一元管理は、部門横断的な協力・連携を促します。
店舗マスタを活用することで、マーケティング部門、営業部門、経理部門など、異なる部門間での情報共有がスムーズに行えます。店舗の運営や経営方針に関する共通認識を持ち、より迅速な意思決定や協力的な業務遂行が期待できます。
 
加えて、店舗マスタによる一元管理は、業務の効率化にも大きく貢献します。情報の手入力や修正作業の減少、必要なデータのすぐのアクセスなど、日常業務のストレス低減に繋がります。
 
つまり、店舗マスタによる一元管理は、多店舗運営の競争力を高めるために大切であり、正確かつ迅速な情報の取得・活用は、経営の効率化と業績向上を実現する上で欠かせないものとなっています。
 
さて、そんな店舗マスタでは、どんな情報が管理されるのでしょうか。
次の章では、店舗マスタで管理される具体的な項目についてご紹介します。

店舗マスタで管理されるデータ

店舗マスタは、多店舗運営における情報の要となるデータベースです。その中には、店舗運営に必要不可欠な、たくさんの情報が緻密に組み込まれています。
 
まずは店舗の基本情報が含まれます。
これには、店舗の名称、所在地、連絡先の電話番号、営業時間、従業員数や平均月商といった経営データがあり、外部とのコミュニケーションや、経営の基盤となるデータの参照元として利用されます。
 
次に、資産や設備情報です。
店内に設置されている機器や備品、その状態や保守・メンテナンスの履歴、購入日や保証期間などの詳細情報が記録されます。これにより、予防保守や修理のスケジューリング、資産の管理が円滑に行えるようになります。
 
さらに、契約情報も重要な部分を占めます。
賃貸契約の内容や期間、更新時期、供給業者との契約内容や取引条件など、ビジネス運営における様々な契約の詳細が一元的に管理されています。これにより、契約更新や条件交渉の際のリファレンスとして、また期間の管理やリマインダーとして機能します。
 
これらのデータは、日々の店舗運営はもちろん、経営戦略の策定や業務改善の指針としても活用されるため、店舗マスタの存在は非常に価値あるものとなります。
 
ここまでお読みいただき、店舗マスタの価値をご理解いただけたかと思います。
多店舗運営における「店舗マスタ」は、ただ情報を格納するだけのデータベースではありません。その効果的な運用方法によって、業務の効率化や経営の質を大きく向上させることができるのです。
次の章では、その運用方法についてお伝えいたします。

効果的な店舗マスタの運用方法

店舗マスタの効果的な運用方法はいくつかあります。
 
まず、データの鮮度は非常に重要です。店舗の状況、契約内容、設備の変更など、情報は常に動的です。そのため、定期的にデータを更新し、最新の状態を反映させることが必要です。これにより、実際の店舗の状況とマスタのデータが食い違うことを防ぎ、正確な判断材料として活用することができます。

たとえば、建物のメンテナンス情報の履歴には、修繕がいつ行われたのか、それにかかった費用はいくらか、具体的に何を実施したかが詳細に記録されます。これにより、各建物のメンテナンスや修繕に必要な情報が一目で分かり、迅速な更新対応が可能となります。過去のデータと現状の状態を比較分析することで、将来の修繕計画も立てやすくなり、コストや時間の効率を最適化することが可能です。

先にお伝えした通り、店舗マスタには、業績データや契約情報など、企業にとって極めて重要な情報が含まれています。そのため、外部からの不正アクセスや情報の流出を防ぐセキュリティ対策は欠かせません。パスワードの強度確保やアクセス権限の厳格な設定、定期的なセキュリティチェックを行うことで、情報の安全性を保つことができます。

※併せて読みたい

近年、Webデータベース化された店舗マスタ管理ソフトウェアが増えてきました。これらのソフトウェアは、情報の一元化やクラウドベースでのアクセス、効率的なデータ分析ツールなど、従来のExcel管理とは比較にならないほどの機能を持っています。これらのツールを活用することで、店舗マスタの運用効果を一段と高めることが可能となります。
 
では、そのツールとは具体的にどのようなものなのでしょうか。
次の章では、実践的なツールをご紹介します。

店舗マスタのデータベース管理には「Pro-Sign」

この記事で一貫してお伝えしていることは、多店舗運営の中心には、情報管理の課題が存在するということです。散在する紙やExcelでの管理は非効率的で、情報の一元管理が必要です。
 
弊社は、この課題に対応するクラウドソリューションシステム「Pro-Sign」をご提供しています。
 
「Pro-Sign」は、多店舗の情報管理の課題に対して効率的なソリューションを提供します。これまで散在していた紙ベースやExcelでのデータ管理は、効率的でなく誤りの原因ともなりました。しかし、Pro-Signの導入により、店舗のあらゆる情報を一元的に、物件ごとに整理・管理することができます。
 
具体的には、契約情報、店舗の図面や写真、行政や消防の許可・届出情報、資格情報など、必要なデータがすべてリンクされています。加えて、建物や設備の修繕履歴も一目瞭然。店舗ごとの独自の管理項目も、任意で追加・管理することが可能です。
 
また、物件の過去の経緯や取引の履歴が曖昧になることもありません。バージョン管理機能を利用すれば、契約の変遷を明確に追跡することもできます。特に、協議の履歴機能は、どのような議論や交渉があったかを詳細に記録・保管できます。
 
トラブルを未然に防ぐためのアラート機能も強力です。契約期限はもちろん、それぞれの物件で必要なタスクやアクションに対するリマインダーが設定できます。アラートの一覧も確認できるため、管理漏れを防止することが実現します。
 
情報共有の面でも「Pro-Sign」は進化を続けています。ツールを活用する関係者全員にIDを発行することができ、適切な権限設定によって、情報を安全かつ正確に共有することができます。特定の関係者のみに公開したい情報も、細かく設定して共有することが可能です。
 
「Pro-Sign」は、多店舗運営の情報管理を革新的に向上させるツールとして、非常に有効です。次章にて、実際に活用された事例をご紹介いたします。

Pro-Signを活用した事例：株式会社MID ALFA（旧名：北海道ブブ）

株式会社MID ALFA（旧名：北海道ブブ）様は地域に密着した店舗作りを積極的に行いながら、北海道全道を中心に、関東エリアへの店舗展開をされているカーディーラーです。

弊社ツールを導入前は、店舗の図面や契約書の所在や管理者が把握できない問題が生じていました。北海道の札幌本部を中心に情報が保存されているはずでしたが、情報の所在が明確でなく、関東本部に問い合わせたりする状況が常態化していたといいます。特に、ショールームの改装時に最新の情報を迅速に提供する必要があり、それが困難であったとのことでした。
 
Pro-Signの導入により、店舗ごとの情報の把握が容易になり、検索性が大幅に向上したとの報告をいただきました。紙ベースの管理から脱却し、情報の迅速な取得が可能となったのはもちろんのこと、関連する契約や履歴の詳細情報が一目で確認できるようになり、業務の効率が大幅にアップしました。

※詳しい事例はこちら

多店舗運営を行う上で、店舗マスタは避けて通れない存在です。情報の一元管理と部門横断的な利用により、業績向上と効率化が期待できます。
 
弊社は、既存の店舗マスタが抱える情報管理の問題を、店舗情報管理のクラウドソリューションシステム「Pro-Sign」をご提供することで解決しています。
ぜひ、この記事を参考にして、皆さんのビジネスに活かしてください。