多店舗展開を行う企業は、日々、複数拠点に分散した情報管理に追われていることと思います。各店舗の基本情報、設備や資産の状態、さらには契約情報まで、これらを一つひとつ手作業で管理するのは煩雑で、間違いのリスクも増大します。
 
各店舗の情報が「散らばる」や「整わない」という状況は、業績への影響や日常業務の効率化の妨げとなります。経営者が企業の業績を向上させるため、低業績の店舗に高業績店のノウハウを共有したくても、正しい情報がなければ実行できません。
 
そこで今回は、多店舗運営の課題を解決する「店舗マスタ」の効果的な活用方法について深く掘り下げお伝えします。
ぜひ、最後までお読みください。

店舗マスタとは？

「店舗マスタ」は、店舗の基本データや、設備・資産の詳細、取引の契約内容など、店舗に紐づく多様な情報を集約するものです。

多店舗運営を行う際、店舗毎の情報を一元的に整理・管理するための重要なツールとして活用されます。
 
店舗マスタを用いた情報管理は、情報の散逸や重複、不整合を防ぐと同時に、迅速な情報参照や更新が可能となります。

店舗毎の来客数などの情報を含めることで、経営判断の基盤としての役割も果たします。

また、そのデータの活用は、マーケティング戦略や経営計画策定にも寄与し、多店舗運営の効率と効果を格段に高めることが期待できます。
 
ところで、一言で「管理」といってもたくさんの手法があります。
店舗マスタによる「一元管理」は、情報の散逸を防ぎ、迅速な意思決定をサポートします。

また、データの一貫性を保ちながら、部門横断的な情報利用を実現することができます。

これは多店舗運営の効率と業績向上に直結します。
 

店舗マスタの管理には、手軽に利用できるExcelが使われることも多くあります。

しかし、店舗数や管理する情報が増えるにつれて、Excelでの管理に限界を感じる企業も少なくありません。

例えば、次のような課題が挙げられます。

複数の担当者がそれぞれExcelファイルを更新していると、ファイルが複数作成され、どれが最新の情報なのか分からなくなることがあります。

また、担当者ごとに更新のタイミングが異なると、部署間で共有される情報に差が生じ、古い情報をもとに判断してしまうリスクもあります。

店舗ごとに異なるファイルやシートで情報を管理している場合、必要な情報を探すために複数のファイルを確認しなければなりません。

店舗数が増えるほど、情報の検索や集計、ファイル間の照合作業に時間がかかり、担当者の負担が大きくなります。

Excelの関数やマクロを使って管理業務を効率化している場合、その仕組みを理解している特定の担当者に業務が依存することがあります。

担当者の異動や退職によって管理方法が分からなくなると、データの更新や集計が滞り、業務の継続に影響を及ぼす可能性があります。

Excelファイルの共有方法やアクセス権限の設定によっては、意図しない変更や削除が発生する可能性があります。

また、契約情報や経営情報など、閲覧できる人を限定したい情報を適切に管理することも重要です。

このように、Excelは手軽に利用できる一方、店舗数や管理情報が増えると、情報の正確性や検索性、共有方法に課題が生じやすくなります。

こうした課題を解消する方法の一つが、店舗マスタのデータベース化です。

情報を一元的に管理し、必要な情報を検索・更新・共有できる仕組みを整えることで、店舗管理業務の効率化を目指せます。

店舗マスタによる一元管理の重要性

現代のビジネス環境では、情報管理の効率と正確性が経営の成功を大きく左右します。

特に、多店舗を持つ事業者にとって、各店舗のデータを一元的に管理する「店舗マスタ」の役割は、非常に重要となってきます。
 
一元管理により、店舗間の業績比較や成功事例の共有、課題店舗の特定などが容易になります。経営者は、効果的なマーケティング戦略の策定や、リソースの最適な配分が可能となり、経営の精度を高めることができます。
 
さらに、一元管理は、部門横断的な協力・連携を促します。
店舗マスタを活用することで、マーケティング部門、営業部門、経理部門など、異なる部門間での情報共有がスムーズに行えます。

店舗の運営や経営方針に関する共通認識を持ち、より迅速な意思決定や協力的な業務遂行が期待できます。
 
加えて、店舗マスタによる一元管理は、業務の効率化にも大きく貢献します。

情報の手入力や修正作業の減少、必要なデータのすぐのアクセスなど、日常業務のストレス低減に繋がります。
 
つまり、店舗マスタによる一元管理は、多店舗運営の競争力を高めるために大切であり、正確かつ迅速な情報の取得・活用は、経営の効率化と業績向上を実現する上で欠かせないものとなっています。
 
さて、そんな店舗マスタでは、どんな情報が管理されるのでしょうか。
次の章では、店舗マスタで管理される具体的な項目についてご紹介します。

契約書・期限・履歴を店舗ごとにまとめて管理する方法は、「店舗・契約情報を一元管理できるPro-Sign」で紹介しています。

店舗マスタで管理されるデータ

店舗マスタは、多店舗運営における情報の要となるデータベースです。

その中には、店舗運営に必要不可欠な、たくさんの情報が緻密に組み込まれています。
 
まずは店舗の基本情報が含まれます。
これには、店舗の名称、所在地、連絡先の電話番号、営業時間、従業員数や平均月商といった経営データがあり、外部とのコミュニケーションや、経営の基盤となるデータの参照元として利用されます。
 
次に、資産や設備情報です。
店内に設置されている機器や備品、その状態や保守・メンテナンスの履歴、購入日や保証期間などの詳細情報が記録されます。

これにより、予防保守や修理のスケジューリング、資産の管理が円滑に行えるようになります。
 
さらに、契約情報も重要な部分を占めます。
賃貸契約の内容や期間、更新時期、供給業者との契約内容や取引条件など、ビジネス運営における様々な契約の詳細が一元的に管理されています。

これにより、契約更新や条件交渉の際のリファレンスとして、また期間の管理やリマインダーとして機能します。
 
これらのデータは、日々の店舗運営はもちろん、経営戦略の策定や業務改善の指針としても活用されるため、店舗マスタの存在は非常に価値あるものとなります。
 
ここまでお読みいただき、店舗マスタの価値をご理解いただけたかと思います。
多店舗運営における「店舗マスタ」は、ただ情報を格納するだけのデータベースではありません。

その効果的な運用方法によって、業務の効率化や経営の質を大きく向上させることができるのです。

効果的な店舗マスタの運用方法

店舗マスタの効果的な運用方法はいくつかあります。
 
まず、データの鮮度は非常に重要です。

店舗の状況、契約内容、設備の変更など、情報は常に動的です。

そのため、定期的にデータを更新し、最新の状態を反映させることが必要です。

これにより、実際の店舗の状況とマスタのデータが食い違うことを防ぎ、正確な判断材料として活用することができます。

たとえば、建物のメンテナンス情報の履歴には、修繕がいつ行われたのか、それにかかった費用はいくらか、具体的に何を実施したかが詳細に記録されます。

これにより、各建物のメンテナンスや修繕に必要な情報が一目で分かり、迅速な更新対応が可能となります。

過去のデータと現状の状態を比較分析することで、将来の修繕計画も立てやすくなり、コストや時間の効率を最適化することが可能です。

先にお伝えした通り、店舗マスタには、業績データや契約情報など、企業にとって極めて重要な情報が含まれています。

そのため、外部からの不正アクセスや情報の流出を防ぐセキュリティ対策は欠かせません。

パスワードの強度確保やアクセス権限の厳格な設定、定期的なセキュリティチェックを行うことで、情報の安全性を保つことができます。

※併せて読みたい

近年、Webデータベース化された店舗マスタ管理ソフトウェアが増えてきました。

これらのソフトウェアは、情報の一元化やクラウドベースでのアクセス、効率的なデータ分析ツールなど、従来のExcel管理とは比較にならないほどの機能を持っています。

これらのツールを活用することで、店舗マスタの運用効果を一段と高めることが可能となります。
 

店舗マスタのデータベース化は、単に既存のExcelファイルをシステムへ移行すれば完了するものではありません。

導入効果を高めるためには、管理する情報や運用ルールを整理し、利用する担当者が継続的に活用できる仕組みを整えることが重要です。

ここでは、店舗マスタのデータベース化を進める際に押さえておきたい5つのステップを紹介します。

まずは、データベースで管理したい情報を整理します。

店舗の基本情報、契約書、図面、写真、設備情報、修繕履歴、各種許可・届出など、現在どのような情報を管理しているのかを洗い出しましょう。

そのうえで、各部署が日常業務で必要としている情報や、経営判断に欠かせない情報を明確にします。

最初からすべての情報を登録しようとするのではなく、優先度の高い情報から整理することで、導入後の運用を進めやすくなります。

データベース化では、現在の情報だけでなく、過去の経緯を把握できるようにすることも重要です。

例えば、賃貸借契約の更新や賃料改定、設備の修繕、貸主との交渉などは、現在の情報だけでは判断できない場合があります。

過去の契約書や覚書、対応記録などを整理し、いつ、どのような変更があったのかを確認できる状態にしておきましょう。

こうした情報を記録として残すことで、担当者が変更になった場合でも経緯を把握しやすくなり、引き継ぎの負担軽減につながります。

店舗マスタには、契約条件や経営情報など、取り扱いに注意が必要な情報も含まれます。

そのため、データベースを導入する際には、誰がどの情報を閲覧・編集できるのかをあらかじめ決めておくことが大切です。

例えば、店舗開発部門、総務部門、経理部門など、部署ごとに必要な情報を整理し、業務に応じた権限を設定します。

また、情報を更新する担当者や更新のタイミング、変更時の確認方法なども定めておくことで、情報の正確性を維持しやすくなります。

データベースは、導入すること自体が目的ではありません。実際に利用する担当者が、必要な情報を探しやすく、無理なく更新できることが重要です。

例えば、店舗名や所在地、契約期限などから必要な情報を検索できるようにするほか、店舗ごとに管理する項目を整理し、入力方法を統一します。

また、各部署の業務内容を踏まえ、どの情報をどのような場面で利用するのかを確認しておくことも大切です。

利用者にとって分かりやすい仕組みを整えることで、入力ミスや二重管理を防ぎ、データベースの継続的な活用につなげられます。

データベースは、構築して終わりではありません。

導入後も、登録情報の正確性や最新性を維持する必要があります。

店舗の新規出店や閉店、契約内容の変更、設備の修繕などが発生した際に、誰が情報を更新するのかを明確にしておきましょう。

また、定期的に登録情報を確認し、重複データや更新漏れがないかをチェックすることも重要です。

あわせて、バックアップやアクセス権限の見直し、システム障害が発生した際の対応方法なども整備しておくと、安定した運用につながります。

このように、管理する情報の整理から運用ルールの策定、導入後の品質管理までを計画的に進めることで、店舗マスタのデータベース化による効果を高められます。

店舗マスタのデータベース化を進める際には、導入によるメリットだけでなく、導入前後に発生する負担についても確認しておく必要があります。

データベースの導入には、システムの利用料金に加え、既存データの整理や移行、必要に応じた設定などの費用が発生する場合があります。

そのため、初期費用だけで判断するのではなく、運用にかかる費用も含めて検討することが重要です。

導入によって削減できる作業時間や、情報の検索・集計にかかる負担なども考慮し、自社にとって適切な仕組みを選びましょう。

新しいシステムを導入すると、操作方法を習得するまでに一定の時間がかかります。

導入効果を高めるためには、操作方法を周知するだけでなく、情報の登録・更新ルールや、各部署での利用方法についても共有しておくことが大切です。

必要に応じて説明会やマニュアルを用意し、利用者が疑問点を解消できる環境を整えましょう。

データベースは、導入後も情報の更新や品質管理を継続する必要があります。

更新担当者が不明確だったり、部署ごとに異なるルールで運用したりすると、情報が古くなったり、再び管理が分散したりする可能性があります。

情報の更新責任者や確認方法を定め、定期的に運用状況を見直すことで、データベースを継続的に活用できる体制を整えましょう。

導入時のコストや利用者への周知、運用体制をあらかじめ検討しておくことで、システムを導入したものの十分に活用できないという状況を防ぎやすくなります。

店舗マスタのデータベース管理には「Pro-Sign」

この記事で一貫してお伝えしていることは、多店舗運営の中心には、情報管理の課題が存在するということです。散在する紙やExcelでの管理は非効率的で、情報の一元管理が必要です。
 
弊社は、この課題に対応するクラウドソリューションシステム「Pro-Sign」をご提供しています。
 
「Pro-Sign」は、多店舗の情報管理の課題に対して効率的なソリューションを提供します。これまで散在していた紙ベースやExcelでのデータ管理は、効率的でなく誤りの原因ともなりました。しかし、Pro-Signの導入により、店舗のあらゆる情報を一元的に、物件ごとに整理・管理することができます。
 
具体的には、契約情報、店舗の図面や写真、行政や消防の許可・届出情報、資格情報など、必要なデータがすべてリンクされています。加えて、建物や設備の修繕履歴も一目瞭然。店舗ごとの独自の管理項目も、任意で追加・管理することが可能です。
 
また、物件の過去の経緯や取引の履歴が曖昧になることもありません。バージョン管理機能を利用すれば、契約の変遷を明確に追跡することもできます。特に、協議の履歴機能は、どのような議論や交渉があったかを詳細に記録・保管できます。
 
トラブルを未然に防ぐためのアラート機能も強力です。契約期限はもちろん、それぞれの物件で必要なタスクやアクションに対するリマインダーが設定できます。アラートの一覧も確認できるため、管理漏れを防止することが実現します。
 
情報共有の面でも「Pro-Sign」は進化を続けています。ツールを活用する関係者全員にIDを発行することができ、適切な権限設定によって、情報を安全かつ正確に共有することができます。特定の関係者のみに公開したい情報も、細かく設定して共有することが可能です。
 
「Pro-Sign」は、多店舗運営の情報管理を革新的に向上させるツールとして、非常に有効です。次章にて、実際に活用された事例をご紹介いたします。

Pro-Signを活用した事例：株式会社MID ALFA（旧名：北海道ブブ）

株式会社MID ALFA（旧名：北海道ブブ）様は地域に密着した店舗作りを積極的に行いながら、北海道全道を中心に、関東エリアへの店舗展開をされているカーディーラーです。

弊社ツールを導入前は、店舗の図面や契約書の所在や管理者が把握できない問題が生じていました。北海道の札幌本部を中心に情報が保存されているはずでしたが、情報の所在が明確でなく、関東本部に問い合わせたりする状況が常態化していたといいます。特に、ショールームの改装時に最新の情報を迅速に提供する必要があり、それが困難であったとのことでした。
 
Pro-Signの導入により、店舗ごとの情報の把握が容易になり、検索性が大幅に向上したとの報告をいただきました。紙ベースの管理から脱却し、情報の迅速な取得が可能となったのはもちろんのこと、関連する契約や履歴の詳細情報が一目で確認できるようになり、業務の効率が大幅にアップしました。

※詳しい事例はこちら

多店舗運営を行う上で、店舗マスタは避けて通れない存在です。情報の一元管理と部門横断的な利用により、業績向上と効率化が期待できます。
 
弊社は、既存の店舗マスタが抱える情報管理の問題を、店舗情報管理のクラウドソリューションシステム「Pro-Sign」をご提供することで解決しています。
ぜひ、この記事を参考にして、皆さんのビジネスに活かしてください。

システムを選ぶときに確認したいポイントは、「店舗管理システムの選び方」で解説しています。