店舗マスタのWebデータベース化を成功させる５つのステップ

多店舗展開企業が、各店舗に分散した情報を適切に管理し、関連店舗全体の業務効率を行うことは簡単ではありません。しかしながら、テクノロジーの進化によって、この課題を一元管理で改善することができます。
 
各店舗で発生する契約などの情報は膨大であり、適切なツールを活用しなければ管理の難しさは増していくだけです。その答えとして注目されるのが、店舗マスタのWebデータベース化です。各店舗の契約や情報を、Web上で効率的に一元管理することが可能となります。
 
しかし、このWebデータベース化を行うためには計画的な導入が不可欠です。その方法やステップを間違えれば、導入の効果を十分に発揮することが難しくなります。
 
そこで今回は、店舗マスタのWebデータベース化を成功させる5つのステップをご紹介します。そのプロセスをよりスムーズに進めるための強力なサポートツール「Pro-Sign」についても詳しく解説していきます。

多店舗経営で直面する課題

多店舗経営は、一見すると事業の拡大を意味する魅力的な戦略に見えますが、実際にはさまざまな課題に直面します。

まず、情報の散在と検索性の低さが一つの大きな問題で、契約書、図面、設備の写真、修繕履歴、営業許可など、必要な情報に迅速にアクセスすることができない場合があります。また、物件ごとの過去の経緯や背景情報の管理が不足しており、情報の属人化が進行している状況も問題です。
 
この結果、担当者が変更された際の情報の引き継ぎが困難で、物件の状況把握に多くの時間と労力が必要となっています。
 
さらに、細部まで行き届かない管理からトラブルが発生し、期限切れや対応ミスが頻発する恐れが考えられます。また、期日管理業務の負担が大きいという問題もあり、漏れやミスを引き起こす原因となり得ます。情報共有の不足も顕著で、社内での無駄な問い合わせが多発し、部門ごとに二重管理が発生することもあるでしょう。
 
これらの理由から、セキュリティや情報の精度に対する懸念が増大し、内容の把握や整合性の確認に無駄な時間がかかってしまっています。これらの課題を解決するために、効率的かつ正確な情報管理と共有の仕組みの構築が必要となります。
 
さて、こういった課題を克服するためには、複数拠点の店舗情報がまとめられた店舗マスタを、正しいデータベース化のステップで管理することが大切になります。次の章では、そのステップについて詳しく説明いたします。

データベース化に向けた5つのステップ

データベース化は、情報の一元管理や取扱の効率化を実現するための極めて重要なプロセスです。特に、多店舗経営のような複雑な業態での適切な情報管理は、ビジネスの成功を左右する要因の一つとなります。しかし、そのデータベース構築は計画的なアプローチが必須です。
この章では、データベース化を進めるための5つのステップをご紹介します。

ステップ1. 経営に必要な情報を特定し、各店舗の情報をデータベースに登録する

まずは、経営者が日常的に使用する各店舗の情報を特定して、これをWebデータベースの店舗マスタに登録します。最も頻繁に使用するデータから整理することで、後のステップでのデータベース設定が効率的になるからです。
 
多店舗経営においては、各店舗の特色やニーズ、そしてそれに基づく業績や課題が異なります。この段階で最も重要なのは、経営者や関連スタッフが日常的に参照・使用する情報を明確に特定することです。
 
顧客情報や人員配置なども含め、多岐に渡るデータを網羅的に捉える必要があります。また情報を整理し、迅速にアクセス可能にすることで、日々の業務効率を大幅に向上させることが期待できます。

ステップ2. 過去の経緯も把握できるように整理する

各店舗に分散した情報は、ただ集めるだけでなく、過去の経緯もきちんと把握し整理することが大切です。多店舗経営における各店舗の情報は、過去の成績や取り組み、変動など、時系列の変遷が非常に重要です。

先にお伝えした通り、過去の経緯や背景を効率的に記録・保存する仕組みがない場合、情報の属人化が進行してしまいます。その結果、詳細なデータや歴史は担当者の記憶や経験に依存する状態で、これが新しい担当者への情報引き継ぎを複雑にします。
 
これにより、効率的な業務遂行や迅速な意思決定が困難となり、組織の生産性や対応速度に影響を与えるリスクが高まると考えられます。こういった課題を解決するためにも、過去の情報を整理することが大切なのです。

ステップ3. 閲覧・編集権限を厳格に管理する

続いて、Webデータベースでの「閲覧・編集権限」を精密に設定し、店舗情報のセキュリティを強化します。整理された重要なデータを守り、安全に共有するためです。
 
多店舗経営における店舗ごとの情報は、経営戦略に重要なデータであるため、不正アクセスや誤った編集が大きな損失を招きかねません。また、データベースに登録される情報の中には、顧客情報や業績データなど、第三者に知られたくない情報が含まれるため、そのアクセスを制限することが大切です。
 
さらに、各役職や部署、業務担当者に応じて、必要な情報のみにアクセスできるように権限設定を行うことで、情報の安全性と整合性を確保します。加えて、誰かが誤って情報を変更・削除するリスクを低減するため、編集権限も限定的に与えることが推奨されます。
 
つまり、データベースにおける権限の設定と管理は、データベースの信頼性と効果的な運用を実現するための基盤となるのです。

ステップ4. 利用者目線のデータフォーマット設計を行う

データフォーマットの設計は、データベースを実際に活用するユーザーの視点を最優先に考え行います。利用者が効率的に情報を入力、参照、分析できるよう、インターフェースやデータの表示形式を最適化することが重要となります。
 
例えば、店舗ごとのデータをグラフで視覚的に捉えられるようにし、顧客情報を検索しやすいフォーマットに整理するなどの工夫が必要です。さらに、入力フォームは直感的でエラーが起きにくい設計にすることで、情報の誤入力や二重入力を防ぐことができます。
 
入力者が操作しやすいデータベースは、情報を正確に、迅速に把握し、意思決定の素早さをサポートすることにつながります。利用者がストレスなく操作できるデータベースは、業務効率の向上だけでなく、組織全体の生産性の向上にも寄与します。

ステップ5. 徹底した品質管理・トラブル対策を行う

データベースは、一度作成して終わりではありません。データベースの品質維持とトラブルへの対応が重要となります。
 
品質管理とは、入力データの正確性や整合性を保ち、システムの安定稼働を確保する活動を指します。トラブル対策としては、不具合が発生した際の対応プロセスを明確にしておくことや、定期的なバックアップの実施、セキュリティ対策の強化などが挙げられます。さらに、使用頻度の高い機能やデータの監視を行い、問題が生じた際の迅速な対応が必要です。
 
まとめると、データベースの信頼性を確保し、持続可能な運用体制を構築することが重要といえます。高品質なデータベースは、組織の業務効率や意思決定の質を向上させるために大切です。
 
さて、５つのステップをお読みいただいたところで、いよいよ具体的なツールを紹介いたします。

※併せて読みたい

多店舗展開企業の店舗マスタを効率化する「Pro-Sign」の活用

ここまでお伝えした通り、多店舗経営における情報管理は、業務の効率化やリスク回避の要となります。しかし、従来の紙やExcelベースの情報管理は、非効率かつミスの原因となりがちです。
 
弊社がご提供する「Pro-Sign」は、散在する情報を物件ごとに一元管理することが可能で、各店舗の運営に必要なデータや文書を簡単に検索・利用できます。
 
まず、契約情報や図面、写真、行政や消防の許可・届出、資格情報など、多岐にわたるデータを物件ごとに紐づけて管理できる機能が強みです。特に修繕履歴の一覧性が向上し、過去の経緯やメッセージをすぐに把握できる点は、効率的な店舗運営には欠かせません。また、各店舗の独自の情報を任意の項目として登録・管理することも可能です。
 
さらに、バージョン管理機能や協議履歴の蓄積機能により、契約の変遷や協議の経緯を瞬時に把握することができます。これにより、出店交渉や工事関連の案件管理もスムーズに進行します。
 
管理不足からのトラブルは多店舗経営の大きなリスクです。
しかし、Pro-Signにはアラート機能が搭載されており、契約期限やその他の重要事項に対するアラートを設定することで、情報の漏れや過失を予防します。アラート案件リストを確認することで、項目ごとの対応状況を一目で把握できるのも特長です。
 
情報の共有も、Pro-Signの強力な機能の一つです。
関係者全員にIDを発行し、適切な権限設定を行うことで、情報の安全性を保ちつつ簡単に共有することが可能です。特定の情報を限定的な人々だけに公開するなどの細やかな設定も実施可能で、安全かつ効率的な情報共有を実現します。

「Pro-Sign」の活用事例：株式会社ファクトリージャパングループ

株式会社ファクトリージャパングループ（整体サロン運営、従業員1,677名）は、サロン数が100店舗を超えた際に、分散した各店舗の情報集約が必要と感じられたことから、弊社システム「Pro-Sign」を導入いただきました。
 
店舗数が100を超えるにつれ、従来の紙ベースの情報管理や他社システムの利用では、効率的な情報共有が困難になっていました。特に、各部署が持つ物件情報の散在は大きな課題で、情報の一元化や部署間での共有が必要な状況でした。
 
この状況を打破するべく、同社には、Pro-Signの導入を決意いただきました。
 
実際に、同社に活用いただいたところ、Pro-Signにより物件情報が集約され、管理が一層簡単になったとの評価をいただきました。また、過去のデータもしっかり格納され、スタッフが最新情報を継続的にアップデートしており、情報管理の一元化が進行中とのことです。
 
株式会社プロレド・パートナーズ様の手厚いサポートの元、システムの利便性を実感し、適切に活用することで、無駄な業務や会議の回避、効率的な業務遂行が可能なるとの嬉しいご報告もいただいております。

※詳しい事例はこちら

以上の事例のように、弊社は、手店舗展開を行う際の情報管理にお悩みの皆さまをサポートさせていただいております。

まとめ

多店舗展開企業の店舗マスタのWebデータベース化は、正しいステップを踏んでデータベースを構築することで、業務効率化とコスト削減に直結することをお伝えしました。
 
この記事で紹介した5つのステップを実施することで、その成功確率を高めることができます。しかし、本記事で取り上げたステップからもお分かりいただけるように、データベースの構築とその運営には大きな労力がかかります。
 
そこで、弊社がご提供する高機能なクラウドソリューションシステム「Pro-Sign」の導入が効果的です。効率よく安全に「情報管理、アクセス制限、アラート機能」など、データ管理が可能となるだけでなく、データベース構築も弊社にてバックアップいたします。
 
ぜひ、「Pro-Sign」で、店舗運営の効率化とコスト削減を実現してください。