Excelはもう古い？店舗マスタのデータベース化が進む理由

多店舗展開企業が経営を成功させるためには、効率的な店舗マスタ管理が必要です。
しかし、多くの企業が依然としてExcelを情報管理ツールとして使用しています。Excelは手軽で安価なソフトウェアであるため、多店舗展開企業にとって魅力的な選択肢に見えるかもしれません。
 
しかし、Excelでのデータ管理では、社内情報が分散してしまい、特定の部門や担当者しか情報を把握できないというデメリットがあります。さらに、各店舗の現状や過去の実績を素早く理解することが困難であるため、経営判断にも影響を与えかねません。
 
そこで今回は、Excelを超えた効率的な一元管理の方法を紹介します。
具体的には、店舗マスタのデータベース化について深くお伝えし、データベース管理によって、複雑かつ大量の店舗情報を一元的に、効率よく管理する方法を解説します。データベース導入で業績が向上した企業の事例も紹介し、Excel管理を継続するリスクを明らかにします。
 
多店舗展開を行う経営者が、より効率的な情報管理を実現するための情報をお伝えしますので、ぜひ最後までお読みください。

店舗マスタとは？Excel管理の限界

多店舗展開を行う企業にとって、効率的な「店舗マスタ」の管理は、業績の向上に大きく関わります。
 
店舗マスタとは、各店舗の基本情報から営業データに至るまで、多岐にわたる情報を一元的に管理するデータベースのことです。この一元管理を効率的に行うことができれば、業績分析や戦略立案がスムーズに進行し、結果として企業の業績向上に寄与します。
 
しかし、冒頭でもお伝えしたように、多くの企業はExcelを用いて店舗情報を管理しています。Excelは手軽で初期コストも低いため、多くの企業で採用されていますが、データの管理能力が十分ではありません。
 
そこで、この章では店舗マスタの重要性とExcelでの管理の限界について詳しく解説します。

店舗マスタとは？

すでにお伝えした通り、店舗マスタは、多店舗展開を行う企業が各店舗の情報を一元的に管理するための情報群です。この情報には、店舗の住所、営業時間、契約情報、図面、写真、許可や届出、修繕履歴等など、たくさんの情報が格納されます。

この一元管理が効率的に行われると、多くの利点があります。
まず、業績分析が容易になります。分散した各店舗の情報を確認できるため、欲しい情報がすぐに手に入ります。これにより、迅速な経営判断が可能となります。

また、出店計画の段階で、候補地の詳細や商圏のデータ、交渉の履歴、設備の移動と修繕の情報を、効率よく参照することができます。これにより、リアルタイムで正確な情報を基に、最適な方針を定めることも期待されます。
 
さらに、一元管理によって、企業全体での情報共有が効率的に行えます。
これは、特定の部門や担当者だけが情報を把握するという問題を解消し、よりコミュニケーションが円滑になります。
 
結果として、店舗マスタの管理をしっかり行うことは、企業の業績向上に役立つのです。
この管理に良く用いられるのが「Excel」です。

Excelでの管理の現状

冒頭でもお伝えした通り、Excelは手軽で導入コストも低いため、企業では広くExcelを用いて店舗マスタの管理を行っています。しかし、Excelには、多店舗展開企業の情報管理に不十分な面もあります。

たとえば、複数人での同時編集が困難で、情報の更新にタイムラグが生じることがあります。また、更新の度にファイル名を変更する習慣もあり、ファイルの大量生成や、管理そのものが複雑になってしまいます。
 
「どれが最新のファイルか」という判別も困難になり、間違った情報を用いるリスクが高まります。さらに、権限設定の不備も問題で、全員が編集可能な状態では、誤った修正や削除に対するトラブルが増え、セキュリティリスクが伴います。
 
加えて、Excelではマクロ操作を行うときに属人化されやすく、特定のスタッフに依存した管理が、持続可能な運用を困難にしています。
 
これらの理由により、多店舗展開を行う経営者が、各店舗の現状や過去の実績を迅速に把握することは困難です。この結果、適切な経営判断が遅れる可能性があり、業績に悪影響を及ぼす可能性があります。
 
各店舗の情報が散在し、経営側が特定の部門や担当者しか情報を把握できないという問題は、多店舗展開を行う企業にとってリスクです。多店舗展開を成功させるには、業績の良い店舗のノウハウを低業績の店舗に共有し、各店舗の業績を高い水準で維持・発展させることが大切だからです。
 
以上の点を考慮すると、Excelでの店舗マスタ管理は現代のビジネス環境において、今一つ能力が不足しているといえます。この問題を解決するためには、新しい方法での店舗マスタ管理、つまり「データベース」で管理することが必要です。
 
次の章では、データベース管理の基本と、それが店舗マスタにどのように適用されるのかを詳しく解説します。データベース管理による一元管理のメリット、初期コストや学習コストなどのデメリットとその対策、さらにはデータベース導入で業績が向上した企業の事例についても触れます。

※併せて読みたい

データベース管理とは？

データベース管理は、多店舗展開を行う企業にとって、各店舗に分散した情報を整理し素早く把握するために必要です。Excelでの管理が一般的であるものの、すでに本記事で、その管理の限界も明らかになってきました。
 
データベース管理の導入は、上述の問題を解決し、さらに多くのメリットを提供する手段となります。この章では、データベース管理の基本的な概念と、それが多店舗展開を行う企業、特に店舗マスタの管理にどのように役立つのかを詳しく解説します。初期コストや学習コストといったデメリットもありますが、それらは長期的なビジョンに照らせば、十分に投資価値のあるものといえるでしょう。

データベース管理の基本

データベース管理とは、情報を効率的に整理、保存、検索、更新するためのシステムや手法のことを指します。この管理形式は、Excelなどのスプレッドシートよりも高度に情報を整理できるため、大量のデータを扱う多店舗展開企業には特に有用です。
 
データベース管理の基本的な機能には、データの追加、更新、削除、検索があります。これらの操作は、専用のソフトウェアを通じて行われ、多くの場合、複数のユーザーが同時にアクセスしてもデータの整合性が保たれます。
 
また、データベース管理システムは、データのセキュリティも高度に保護します。パスワード認証、暗号化、アクセス制限など、多くのセキュリティ機能が備わっています。
 
さらに、データベースは「リレーショナルデータベース」や「NoSQLデータベース」など、用途や規模に応じて選べる多くの種類があります。これにより、企業は自社のニーズに最も適したデータベースを選ぶことが可能になります。

店舗マスタとデータベース

店舗マスタは、各店舗の情報を一元的に管理するデータベースの一部ともいえます。先にもお伝えした通り、このデータベースには、店舗の住所、営業時間、契約情報、許可や届出など多岐にわたる情報が格納されます。

店舗マスタをデータベース化すると、紙やExcelに比べて店舗情報の管理が行いやすくなり、企業の関係者は、最新のデータにアクセスできる可能性が飛躍的に高まります。
これにより、業績分析や戦略立案、さらにはマーケティング活動においても、より精度の高いデータに基づいた判断が可能となります。
 
また、データベースは高度な検索機能やフィルタリング機能を備えているため、特定の情報を素早く見つけ出すことができます。これは、Excelでの管理では難しい、または時間がかかるような作業を効率化します。
 
では、実際にデータベース管理が企業にどのような影響を与えるのでしょうか？
次の章では、データベース導入による成功事例をいくつか紹介し、その有用性を具体的に示します。

【事例有り】Excelよりデータベース管理が必要な理由とは？

データベース管理の重要性は、特に多店舗展開を行っている企業にとって無視できないものとなっています。
Excelでの管理が一般的であるかもしれませんが、その限界も明らかです。データベース管理には初期コストや学習コストがかかる場合もありますが、その投資価値は高いと言えます。
この章では、より具体的にデータベースの利点欠点を説明し、成功事例から導入時のイメージをお伝えしていきます。

データベースのメリット

データベース管理の最大のメリットは、一元管理が可能であることです。
多店舗展開を行う企業にとって、店舗ごとに異なる情報を一箇所で一元的に管理できることは、業績分析や戦略立案において非常に有用です。
 
また、データベースの導入により、業務の効率化が図られます。
手作業でのデータ入力や集計作業が自動化されるため、人件費の削減や作業時間の短縮が可能です。
 
さらに、データベースは迅速な情報更新が可能です。
このメリットで、多店舗展開企業は、最新のデータに基づいた迅速な意思決定が行えます。たとえば、複数拠点の情報が素早く更新されるため、店舗の基本情報や契約書の管理などの作業効率を格段に上げることができます。
 
加えて、データベースは高度なセキュリティ機能を備えています。
これは、外部からの不正アクセスやデータ漏洩のリスクが大幅に低減します。さらに、データベースは検索機能やフィルタリング機能が高度であり、必要な情報を素早く取り出すことができます。

データベースのデメリットと対策

データベース管理には多くのメリットがありますが、デメリットも無視できません。
 
最も一般的なデメリットは、導入初期コストが高いことです。特に、自社で操作・共有しやすいようにデータベースのカスタマイズが必要な場合、その費用はさらに増加します。この初期コストは長期的に見れば投資対効果（ROI）が高く、業務効率化によるコスト削減が期待できます。
 
次に、学習コストも考慮する必要があります。新しいシステムに慣れるまでには時間と労力がかかりますが、多くのデータベースはユーザーフレンドリーなインターフェースを備えているため、この問題は最小限に抑えられます。
 
また、データベースの運用には専門的な知識が必要です。これに対する対策として、外部の専門家を雇うか、内部でスキルを持つ人材を育成することが考えられます。
 
最後に、データベースが複雑になると、そのメンテナンスも困難になる可能性があります。これに関しては、定期的なデータベースの最適化と、適切なバックアップ計画によって解消が可能です。
 
さて、これまで店舗マスタとデータベースについて詳しく紹介してきました。
とはいえ具体的な導入事例をみなければ、活用するイメージもわかないと思います。そこで次節では、「福岡スバル株式会社」の成功事例を取り上げ、どのような面で利点があったかを紹介していきます。

実際の成功事例 「福岡スバル株式会社」

福岡スバル株式会社は、スバル車の新車・中古車販売から自動車整備、損害保険代理店業務まで多岐にわたる業務を手がけています。

店舗マスタのデータベース導入によって業務効率化が進みました。
 
＜導入の背景と課題＞
同社では、情報が社内各所に散在していたため、情報の属人化が問題となっていました。
特に、賃貸借契約書や設備関係の書類が整理されておらず、どれが最新版か分からない状態でした。そのため担当者が変わると、情報収集が1から始まるという非効率な状況が続いていました。
 
このような課題を解決するために、店舗マスタとして賃貸借契約だけでなく、設備関係や修繕履歴も一元管理できるデータベースを導入することに決定しました。
 
＜導入後の効果＞
データベース導入後、情報は誰にでも分かる形でプラットフォーム化され、業務負担が大幅に軽減されました。特に、社内からの問い合わせに対する返答時間が短縮され、業務効率が向上しています。
 
導入後のカスタマーサポートの質も非常に高く評価して頂きました。
「Pro-Sign」では月に1回定期的に時間を設けて、サービスやその他データベース関連の事項について質問する機会があり、その都度丁寧な説明が提供できます。新機能がリリースされた際も、逐一情報が提供されるため、業務にすぐに反映できる状態が維持されています。
 
福岡スバル株式会社の事例からも明らかなように、店舗マスタのデータベース導入は、情報の一元管理と業務効率化に非常に有効です。特に、多岐にわたる業務を手がける中規模企業にとって、このようなシステムは必須と言えるでしょう。

※詳しい事例はこちら

データベース管理を実行するためには

今回は、Excelによる店舗マスタ管理の限界と、データベース管理のメリットについて詳しくお伝えしてきました。特に、福岡スバル株式会社の事例を挙げて、データベースの導入が業務効率化と情報の一元管理にどれだけ貢献するかを具体的に示しました。
 
Excelは便利で手軽なツールですが、多店舗展開を行う企業にとっては、情報の分散や属人化が問題となります。一方で、データベース管理は情報を一元化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
 
多店舗展開を成功させるためには、情報の一元管理と効率的な業務遂行が不可欠です。
私たち株式会社プロレド・パートナーズが提供する「Pro-Sign」は、店舗情報、契約情報、物件の図面や写真など、多種多様なデータを一元管理するクラウドソリューションシステムです。
 
Pro-Signは物件ごとに情報を紐づけて一元管理し、情報の検索手間と時間を大幅に削減します。さらに、バージョン管理機能や協議履歴の蓄積機能により、過去の契約履歴を瞬時に把握できます。
 
契約の更新漏れや協議の機会損失を防ぐためのアラート機能も搭載されています。
そして、導入から運用までワンストップでサポートし、企業様のニーズに応じて柔軟に対応します。これにより、紙やExcelでの非効率な管理から脱却し、効率的な業務遂行が可能となります。
 
Pro-Signを導入することで、情報の散在と属人化を解消し、業務効率を大幅に向上させることができます。特に、多店舗展開する企業様にとって、このような一元管理と効率化は避けて通れない課題となっています。
 
私たちが全面的にバックアップし、理想とする店舗情報管理を実現します。
ぜひ、一度、ご活用を検討ください。

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