店舗運営の際、設備メンテナンス・修繕をどのように管理すればよいか？

店舗の運営には、設備のメンテナンスと修繕が欠かせません。設備が不調になるとお客様に迷惑をかけてしまいますが、一方で設備メンテナンスや修繕作業は突発的な対応になりがちで、管理が難しいのもまた事実です。
今回は、店舗設備メンテナンスの管理方法について解説します。

店舗の設備メンテナンスを管理する重要性

店舗設備のメンテナンスを定期的に行う場合、工期を把握しておくことが大切です。

メンテナンス作業には一定の作業時間がかかりますが、店舗を休業させたくないため閉店時間中や定休日などにスポットで作業するケースが多くあります。工期が伸びてしまうと作業の跡片付けや後始末が不十分になり、騒音や異物混入が起きてお客様に迷惑を掛けてしまうかもしれません。
 
メンテナンスの日程は把握しておき、店舗の運営を休業するのであれば事前に段取りをしておくようにしましょう。

店舗の修繕管理における課題

店舗の修繕管理をするにあたってどのようなことに気を付けて管理するか、いくつかご紹介します。修繕、メンテナンスについては修繕箇所、金額と取り扱う情報が多いため、それぞれの情報を正確に把握し管理する必要があります。

修繕の数字・全体管理に関する課題

修繕業者との契約期限について、把握しておきましょう。

工程や工期の把握ができていないと、作業が遅れたり、予定していなかった作業を修繕業者が挟んだりしても気付きにくくなります。最終的に工期に間に合わない、想定したものと違う作業が行われるなどのトラブルを避けるために、工期や工程を正しく把握し、定期的に確認しましょう。

修繕情報の取り扱いに関する課題

修繕に関する情報について、取り扱い方が不適切だと修繕工程に漏れを生じさせる恐れがあります。
 
また、日程が共有できていなければ現場の従業員が担当者に確認をする工程が発生し、店舗側と現場のどちらも混乱してしまう恐れがあります。

工程漏れや現場の混乱を防ぐために、情報は適切に管理する必要があります。会社の担当者間で不要なやりとりが発生したり、トラブルが発生したときの対応が遅いというような問題をなくすためにも大切です。

修繕業者との管理に関する課題

修繕管理においては、実施した業者の履歴を管理することも大切です。
 
契約の内容を確認するときに、過去の契約書を見ることがあります。その際、業者との契約内容や過去の修繕の履歴がスムーズに把握できなければ確認に時間がかかる可能性があります。
 
過去にやりとりした業者との修繕情報の履歴をストックしておくことで、どのような経緯で修繕が必要になったか、どのように解決したかの情報を担当者が確認でき、今後の依頼や業者を変更する際に役に立つでしょう。 

※修繕に関する内容は、下記も併せてチェックしてみてください。

修繕情報管理にはシステムの導入がおすすめ

前述のように、修繕やメンテナンスにおける情報を管理することはとても大切です。
情報を適切に管理できていなければ対応に遅れが生じたり、現場の混乱を招く恐れがあるためです。そこで、情報を管理する方法として修繕管理システムの導入をおすすめします。

自動化で人的エラーを減らせる

修繕管理システムを導入することで、情報を記録するフォーマットを統一でき、記録内容の漏れや情報が不明瞭なまま記録される恐れを減らせます。
 
さらに作業後に修繕内容などを確認する作業も簡単になり、店員同士、あるいは複数の店舗間で情報を共有することも容易になります。
 
修繕管理システムによって、人的要因でミスが起こる確率を減らせるのです。 

情報共有をスムーズにできる

修繕管理システムで情報の共有をスムーズにできるメリットは、ミスの減少にとどまりません。
 
契約内容や過去の履歴確認が容易になれば、確認にかける時間を短縮できます。修繕管理システムを利用せずに、紙面の契約書を保管場所から探したり、担当者間で引き継ぎという作業を毎回行うのは時間のロスでしかありません。
 
修繕管理に関する情報を一部の担当者しか把握できていないという状況をなくし、組織の全員がいつでも把握できることは、組織全体の時間短縮という大きなメリットも生み出します。

業者選定を最適化できる

修繕管理システムを導入することで、修繕やメンテナンスに関わる業者の選定をスムーズに行えることも大きなメリットであるといえるでしょう。
 
修繕管理システムを使用すれば、過去にやりとりした業者の情報・契約内容を比較することで、どの業者と契約するのが適切かという判断がスムーズになるでしょう。
 
各メンテナンスにかかる金額についての情報もシステムで管理できるため、金額の面においても比較しやすいことも大きなメリットです。

店舗の修繕管理システムに備わっている機能

修繕管理システムにそなわっている機能について、説明します。適切に修繕管理システムを運用することにより、契約情報の一元管理や過去の修繕の履歴を容易に確認することができます。
 
ここからは、それぞれの機能について詳しく解説しましょう。

修繕内容の登録

店舗の修繕管理システムには、修繕内容を記録しておく機能があります。
 
業者が行った修繕や、メンテナンスについての情報をシステムに登録しておくことです。各情報を登録しておくことで次回の修繕の参考になったり、金額面において業者を比較する材料にできます。
 
修繕情報について紙面の報告書で保管管理する形だと保管漏れが発生したり、探す時間がかかるため、システムで管理することで、修繕情報の確認にかかる手間や時間を短縮できます。

修繕業者の選定・管理

修繕管理システムの機能には、修繕業者の選定管理があります。
 
過去の修繕メンテナンス実績履歴を確認することで修繕業者の質や契約内容の確認をスムーズに行えるため、修繕業者の比較と変更の検討をする際に役立ちます。
 
どのような形で修繕が必要になったか、修繕が必要になったときにどの業者が修繕に当たったか、修繕にかかわった担当者が確認しやすい形で管理できることも、大きなメリットの1つであるといえるでしょう。

修繕の進捗管理

修繕の進捗管理がしやすいことも、修繕管理システム導入の目的の1つであるといえるでしょう。
 
紙面での報告書などのみで担当者間で引継ぎを行うと、修繕の進捗状況の把握にズレや把握の遅れが生じる恐れがあります。修繕管理システムが修繕の進捗状況の管理をすることで、情報を正確かつスムーズに把握でき、修繕情報の管理を正確に行うことができます。

修繕コストの管理

修繕における金額面でのコスト管理ができるという点についても、修繕情報管理システムを導入するメリットであるといえるでしょう。
 
修繕管理システムを運用すれば、修繕業者の情報・修繕の経緯・修繕にかかった金額をシステムでスムーズに管理できます。高額な金額だと判断すれば、設備のメンテナンス方法の見直しを検討したり、業者の変更を短時間で検討することもできるでしょう。

店舗の修繕管理システムの選び方

店舗組織において、どのような修繕管理システムを導入するかが大きなポイントです。
ここからは、何を判断材料として修繕管理システムを選定すればよいかを解説します。

導入目的に合ったシステムを選ぶ

店舗組織において修繕管理システムを導入するメリットは大きいといえますが、一方で組織の規模に見合わない機能を搭載した修繕管理システムは、扱いにくい恐れや金額面でのコストに見合わない可能性があります。
 
自社の組織に必要な機能が何であるかを判断し、必要な機能を備えた修繕管理システムの導入を検討しましょう。

店舗規模に合ったコストのシステムを選ぶ

組織の規模と比較して、修繕管理システム導入の金額面でのコストが釣り合うかを判断することも重要です。
 
修繕管理システムが不要な機能を搭載していては、運用コストが膨れ上がり、その組織において負担となる恐れがあるためです。

まとめ

店舗の修繕やメンテナンスは、お客様に迷惑をかけないために定期的に行う必要があります。情報の適切な管理を行うために、修繕管理システムの導入が大切であるといえるでしょう。

私たちが提供している店舗の情報を一元管理できるクラウドシステム「Pro-Sign」では、店舗毎の修繕情報を時系列に沿って集約して管理が出来る上、情報管理の効率化を図ることで業務改善に寄与することができるという大きなメリットもあります。
 
ぜひ下記の資料をご覧いただき、ご活用してみてください。