エクセルで契約書管理は可能？導入の流れを徹底解説

契約書管理に表計算ソフトのエクセルを使用することを検討している企業は多いでしょう。

エクセルで契約書管理を行うことは可能ですが、実行する際はいくつか注意しなければならない点があります。

今回は、エクセルで契約書管理を行うときの流れや注意点、エクセル以外で契約書を管理する方法について解説します。

エクセルで契約書管理をすることは可能？

エクセルは、表やグラフを作成したり、さまざまな式を使って計算したりする機能を搭載した表計算ソフトです。非常に汎用性が高いため、用途に応じてカスタマイズすれば、幅広い業務に活用することができます。

契約書管理も例外ではなく、エクセルで管理台帳を作成し、契約書の基本情報を入力しておけば、日付や書類の種類などに分類して契約書を管理できるようになります。

エクセルで契約書管理を行うメリットは、大きく分けて3つあります。

まず1つ目は、コストを節約できることです。多くの企業はもともと業務にエクセルを使用していることが多いため、新たに導入コストをかけずに契約書を管理することができます。

2つ目はカスタマイズ性が高いところです。エクセルの表・グラフ作成機能や関数、ピボットテーブルといった各種機能を活用すれば、自社に適した管理台帳を作成することが可能です。

3つ目は、現場への普及が容易なところです。前述のとおり、エクセルは産業を問わずさまざまな会社で導入されているオーソドックスなツールなので、わざわざ使い方を説明する必要はほとんどありません。

契約書の管理台帳を作成したら、すぐに現場に導入できるため、普及に時間と手間がかからないところが利点です。

エクセルでの契約書管理には限界がある

エクセルはカスタマイズ性の高いツールと説明しましたが、契約書管理に特化したシステムに比べると、機能や性能に限界があります。

例えば、複数人で同時にファイルを編集できない、細かな権限を設定できない、データが増えると処理スピードに遅延が発生するなどが挙げられます。

特に契約書を多数取り扱う企業の場合、上記のような不便を感じるシーンが多く、管理業務にストレスを抱える原因となります。

エクセルで契約書管理を行うことは可能ですが、専用のシステムに比べると使い勝手やできることに限界があることを覚えておきましょう。

※下記の記事も併せてチェックしてみてください。

エクセルによる契約書管理を導入するときの流れ

エクセルを使って契約書管理を始める際の基本的な流れをご説明します。

担当者を決める

契約書は取引先や顧客の情報を記した重要な書類ですので、誰もが閲覧・編集できる環境にあると、情報漏えいなどのリスクが高くなります。

そのため、エクセルによる契約書管理を進める際は、まず部門ごとの担当者を決めておきましょう。担当者を複数選定する場合は、担当者ごとの具体的な業務の内容や、アクセス権限の範囲などを決定しておくと、導入後の運用がスムーズになります。

保有している契約書の種類や内容を把握する

契約書と一言にいっても、産業や業種ごとに取り扱う書類の種類は異なります。例えば人事部なら雇用契約書、営業部なら売買契約書などです。

契約書の管理台帳への記入漏れを防ぐためにも、部門ごとに契約書を仕分けし、どの部門にどのような種類の契約書があるか、正確に把握しておきましょう。

なお、契約書を仕分けるときは、書類の種類だけでなく、契約書の保管期限などもチェックしておくと、契約の更新や不要になった書類の廃棄に役立ちます。

エクセルで管理台帳を作成する

契約書を仕分けしたら、エクセルで管理台帳を作成します。

管理台帳に記載する項目は任意ですが、基本的には以下のような項目を採用します。

• 契約書の名前
• 契約相手の名前（会社名や個人名）
• 整理番号
• 契約書の種類
• 契約締結日
• 契約書の原本を送付した日付（電子契約の場合はデータ送信日）
• 契約書の有効期限、更新期間
• 担当者の部署と名前
• 契約金額
• 特定条項の有無（機密保持条項など）

上記以外にも、必要に応じて項目を追加し、後から契約書を検索・閲覧しやすい状態にしておきましょう。

契約書管理のルール設定・周知

契約書の管理台帳への記入方法や、有効期限が過ぎた書類の取り扱い、管理台帳の編集権限など、契約書管理に関わる基本的なルールを制定します。

明確なルールを設けないままエクセルでの契約書管理を進めようとすると、表記の仕方がバラバラで書類を検索しにくくなったり、権限を持たない人が台帳を編集してしまったりと、さまざまなトラブルが起こる原因となります。

契約書管理のルールは文書やデータにまとめた上で、社内にしっかり周知させましょう。

エクセルで契約書管理をするときの注意点

エクセルで契約書管理を行うときに気を付けたいポイントを2つ紹介します。

セキュリティ対策は万全に

エクセルで契約書管理を行う際、特に注意したいのがセキュリティ対策です。

誰もが簡単にパソコンを利用できる環境下にあると、管理台帳や契約書の内容を盗み見られてしまう可能性があります。

管理台帳や契約書には取引先や顧客の情報が記載されていますので、データが漏えいした場合、企業にとって大きな損害となります。

エクセルで契約書管理を行う場合は、エクセルやパソコンにパスワードをかける、離席する際は外部メモリを差し込めないようにするなど、セキュリティ対策をしっかり行うようにしましょう。

情報の更新を忘れずに行う

契約書の情報は一度入力したら終わりというわけではなく、契約更新や契約終了などに伴い、情報が変化することがあります。

古い情報を記載したままだと、契約書を適切に管理できなくなりますので、台帳に記載した情報に変化が生じたら、忘れずに情報の更新を行いましょう。

エクセルの条件付き書式機能を使えば、有効期間が過ぎた契約書のセルの背景色を変化させることも可能ですので、上手に活用することをおすすめします。

エクセル以外で契約書を管理する方法

エクセルを使った契約書管理に限界を感じたら、他の方法での契約書管理を検討しましょう。

最もおすすめの方法は、契約書管理システムを導入することです。

契約書管理システムとは、その名の通り、契約書の管理に特化したシステムのことです。利用できる機能はシステムによって異なりますが、管理台帳作成機能や、契約書データの検索、有効期限のアラート通知など、契約書の管理業務に必要な機能がひととおり搭載されています。

一から自分で管理台帳を作成する必要がないので、システムを導入後、すぐにでも契約書の管理を始められるところが魅力です。また、アクセス権限や二段階認証などのセキュリティ対策も導入されており、システムに保存したデータを安全に管理することが可能です。

クラウド型のシステムなら、外部サーバー上でデータを管理できるので、アクセス権限を持つ複数人で同時に情報を共有・編集することもできます。

エクセルの機能に限界を感じたら、契約書管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。

※最適な管理方法については、下記の記事をチェックしてみてください。

エクセルでの契約書管理に限界を感じたら契約書管理システムを導入しよう

導入するときのポイントや注意点を押さえておけば、エクセルでも契約書管理を行うことが可能です。

ただ、エクセルでは複数人で同時にデータを編集できない、細かな権限設定ができない、データ容量が増えると処理スピードが遅くなるなど、使い勝手が悪い面が多々あります。特に契約書を頻繁かつ大量に扱う企業の場合、不便を強いられることが多く、業務効率の低下を招く原因になることがあります。

もっと手軽に契約書を管理したい、管理業務のセキュリティ性を高めたいと思ったら、契約書管理システムの利用を検討しましょう。

弊社の展開する「Pro-Sign」は、賃貸借契約書や駐車場契約書などの契約情報をはじめ、過去の修繕履歴、契約履歴などの情報を管理できるシステムです。機密性の高い情報は、権限設定機能によって閲覧制限をかけることができるので、安全に管理することが可能です。拠点が複数ある場合も、店舗ごとに紐付けて一元管理できるので、契約書管理の手間を大幅に省けます。

契約書管理業務にお困りの方は、ぜひプロレド・パートナーズの契約管理システム「Pro-Sign」の利用をご検討ください。

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