クラウド店舗管理システムとは？メリット・デメリットや選び方の4つのポイントを解説

店舗経営において、売上や在庫、スタッフの管理は当然のことですが、同様に店舗全般の情報を把握し、効果的に管理することも非常に重要です。

例えば、

• そもそも店舗に関する情報賃貸借契約書の管理が上手くできない
• 店舗に関する情報契約書が集約されていないため、必要な情報を探し出したり、各店舗に確認したりする必要がある
• 本部側と店舗側の情報共有やコミュニケーションがうまくいっていない

そんな悩みや課題を解決するシステムが、店舗管理システムです。

しかし、多種多様なシステムが存在し、何を選択すれば最適なのか悩むこともあるでしょう。
そこで本記事では、クラウド店舗管理システムの概要や選び方について詳しく解説します。
店舗管理システムを活用して、適切なデータ統合と管理手法により、店舗管理業務の効率化を実現しましょう。

店舗管理システムとは？

店舗管理システムとは、複数店舗を展開する企業が店舗の運営と管理の効率化をサポートするためのシステムです。

店舗管理システムは、基本業務の売上管理に加えて、情報の統合や店舗間のスケジュール管理、契約管理など、さまざまな役割を果たします。

一般に、店舗管理システムは、自社でサーバーを持つ必要がなく、導入のリスクが少ないクラウド型が主流です。

ひとえに店舗管理システムと言っても、各社サービスが得意としている領域が異なります。

業種や業態、規模、目的、提供形態によって、最適なサービスは異なるため、導入する企業や店舗に合ったシステムを選ぶことが重要です。

例えば、飲食店の店舗管理は、売上や勤怠管理以外にも、仕入れ管理や衛生管理、契約管理などさまざまな管理業務があります。

当サイトには、飲食店の具体的な管理業務の内容と課題についてまとめている記事もあります。

気になる方は、ぜひ下記記事もチェックしてみてください。

店舗管理システムが必要な理由とは？

多店舗展開する企業では、仕入れや売上、勤怠など、店舗の運営に関わるさまざまな管理業務が必要です。

店舗の運営に関わる管理業務を効率化し、本業に集中できるようにするために、店舗管理システムが役立ちます。

まず、本部側は、各店舗の情報を適切に管理できないと、情報の検索に手間がかかったり、店舗との連絡や調整に時間を割かれたり、日常業務に支障が出る可能性があります。

また、店舗側は顧客サービスに加え、店舗管理において本部とのやり取りが必要になるため、本部との情報共有に手が回らずコミュニケーション不足に陥ってしまうでしょう。

そこで、店舗管理システムは有用なツールとして活用されます。

本部と店舗側の情報共有の他、売上や在庫、従業員、契約情報などの集約も可能です。

特に多店舗を持つ企業では、個別の店舗管理が困難なため、店舗管理システムの導入で業務の効率化が期待できるでしょう。

クラウド店舗管理システムを導入するメリットとは？

店舗管理システムは、企業側でサーバーを設置する必要のないクラウド型が主流となっています。

クラウド店舗管理システムを導入することには、以下の3つのメリットがあります。

メリットその1：情報を一元化して管理できる
メリットその2：店舗ごとの状況をリアルタイムで情報共有が簡単に把握できる
メリットその3：店舗運営の効率が上がる

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

メリットその1：情報を一元化して管理できる

店舗管理システムを導入することで、売上情報や仕入れ、在庫、従業員の情報、さらには店舗の物件情報などのデータを一元化して効率的に管理できます。

従来のエクセルや別々のシステムで店舗情報を管理する場合、それぞれの店舗で項目も異なったり、データの集約に手間がかかったり、本部や店舗の担当者に負担が生じます。

しかし、店舗管理システムを導入することで、本部と店舗の両方のデータのフォーマットが

統一されるため、管理負担を軽減できるでしょう。

管理業務の負担が軽くなると、本部は経営に、店舗の従業員は顧客へのサービスに専念できます。

また、データはリアルタイムで更新や閲覧ができるため、運営状況を迅速に把握し、適切な施策を実施できます。

要するに、情報を一元化することで本部と店舗間の情報共有が円滑に行われ、コミュニケーション不足などの問題が解消され、無駄な業務を削減できるでしょう。

メリットその2：店舗ごとの状況をリアルタイムで情報共有が簡単に把握できる

店舗管理システムを導入すると、情報を一元管理できるだけでなく、本部が各店舗の状況を容易に把握できます。

情報をリアルタイムで確認できるため、本部は各店舗に連絡したり、報告を求めたりする必要がなく、素早く店舗運営の状況を把握できます。

同様に、店舗側も疑問や要望を提案しやすくなるでしょう。

双方向のコミュニケーションが充実することで、本部と店舗の信頼関係も深まります。

さらに、店舗同士でも情報を共有できるので、成功した施策を他の店舗が参考にできます。

店舗管理システムの導入により、本部と店舗、そして店舗同士の情報共有がスムーズに行われ、効率的な店舗運営が実現できるでしょう。

メリットその3：店舗運営の効率が上がる

店舗管理システムの導入により、本部側は店舗の運営状況を容易に把握できるなど、多様な利点があります。

例えば、本部は店舗とのコミュニケーションや情報収集にかかる手間を削減し、経営改善に集中できます。

店舗側もデータ作成や本部への報告の手間がなくなり、顧客サービスに専念できるでしょう。

店舗管理システムでは、リアルタイムで情報が更新・共有されるため、信頼性の高いデータに基づいたPDCAサイクルを円滑に回すことが可能です。

経営計画の策定でも、即座に最新の数字を参考にでき、現実的かつ精度の高い計画を立てられます。

また、受発注管理でも、過去の実績に基づいた予測が可能となるため、無駄な仕入れや発注を削減し、利益率の向上が期待できるでしょう。

例に示したように、店舗管理システムの導入は、店舗運営の効率化を多方面で実現できます。

クラウド店舗管理システムを導入するデメリットとは？

クラウド店舗管理システムを導入する際には、メリットだけでなくデメリットも考慮し、適切なサービスを選ぶことが重要です。

クラウド店舗管理システムの導入に伴うデメリットは、以下の2つです。

デメリットその1：研修が必要になる
デメリットその2：コストがかかる

それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

デメリットその1：研修が必要になる

新しいシステムを導入すると、従業員への研修が必要になります。

担当部門だけでなく、関係する従業員に対して使用方法や注意点を指導しなければ、システムを活かすことは困難です。

関係者が多い場合は、マニュアルを作成して説明することも必要となります。

そこで、マニュアル作成は本部の追加業務となることを覚えておきましょう。

導入直後は誤作動や使い方に関する疑問が生じる可能性があるため、社内に問い合わせ窓口や担当者を設ける必要もあります。

従業員が安心してシステムを使用できるよう、研修やサポート体制を整えることが重要です。

店舗管理システムを導入する際、研修が必要になることを考慮して進めると良いでしょう。

デメリットその2：コストがかかる

システムの導入には必然的にコストがかかりますので、費用対効果を考慮して検討すると良いでしょう。

現在、店舗管理システムではクラウド型が主流です。

クラウド型は自社でサーバーを設置する必要がなく、初期費用を削減できるため、人気があります。

クラウド型は月々の使用料の他、一部のサービスでは初期費用（初期設定やアカウント発行など）が発生する場合もありますが、自社で開発するオンプレミス型と比較するとコストを抑えられます。

なぜなら、オンプレミス型は、カスタマイズの自由度が高い反面、システム開発費など導入費用が高額になるからです。

余程のカスタマイズの必要性がない限り、自社が求めている機能を備えたクラウド型のサービスを選定すると良いでしょう。

クラウド型もサービスによって初期費用や使用料は異なるため、自社の要件と予算に合わせてコストパフォーマンスの高いシステムを選びましょう。

店舗管理システムの選び方の4つのポイントとは？

店舗管理システムを効果的に導入するためには、選択のポイントを押さえておくことが重要です。

以下のように、店舗管理システムを選ぶ際の45つのポイントを紹介します。

ポイントその1：業種にマッチしているか？
ポイントその2：予算をオーバーしていないか？
ポイントその3：店舗の課題を解決できるか？
ポイントその4：どの端末で利用できるか？

それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

ポイントその1：業種にマッチしているか？

事前に自社の業種や業態に合致しているかを確認しましょう。

なぜなら、店舗管理システムはすべての業種に適しているわけではなく、業種や業態によっては必要のない機能や適さないシステムが存在する可能性があるからです。

例えば、小売店、飲食店、美容室、実店舗、ネットショップなど、さまざまな業種に特化した専用の店舗管理システムが存在します。

各業種に適した機能や特徴を組み込むことで、効率的な業務管理や情報の一元化が可能となるでしょう。

もし、検討中の店舗管理システムがある場合には、同業種での実績や成功事例があるかを確認することが重要です。

また、自社が必要とする機能がシステムに備わっているか、情報の管理や処理がスムーズに行えるかを慎重に検討しましょう。

ポイントその2：予算をオーバーしていないか？

コスト面を考慮しながら、適切な店舗管理システムを選ぶことが重要です。

まずは投入するコストを明確にしましょう。

初期費用と維持費用の両面を比較検討し、適切なサービスを選びましょう。

また、同じサービスでも機能の範囲によってコストが異なるため、予算に合わせた店舗管理システムを選択しましょう。

最近はクラウドベースのシステムが人気ですが、必ずしもすべての企業に適しているわけではありません。

企業の将来の展望によっては、初期費用をかけて自社運営のシステムを選ぶ方が良い場合もあります。

予算オーバーにならないように適切な店舗管理システムを選定しましょう。

ポイントその3：店舗の課題を解決できるか？

店舗の課題に対応するための最適な店舗管理システムを選ぶことが重要です。

単に機能が豊富で高性能なだけではなく、店舗の課題にマッチしていることが求められます。

通常、店舗管理システムは必要な機能がパッケージ化されて販売されていますが、それぞれの店舗の状況や課題に合わせた選択が必要です。

店舗の課題は、売上管理、在庫管理、従業員スケジュール管理、契約管理など、さまざまな側面が存在します。

そこで、事前に店舗の課題を明確にし、それぞれの課題に対応した機能を持つシステムを選ぶことが成功の鍵となります。

導入を予定している店舗管理システムが、店舗の課題解決に役立つ機能を備えているかを確認することが重要です。

デモンストレーションや実際の導入事例を参考にし、システムが要件を満たしているかを確かめましょう。

ポイントその4：どの端末で利用できるか？

業務をスムーズに進めるための店舗管理システムですが、利用可能な端末範囲を事前に確認すると良いでしょう。

従来は主にパソコンでの管理が一般的でしたが、近年ではスマホやタブレットの利用も増えています。

スマホやタブレットに対応したシステムなら、撮影した写真を直接共有しやすいなどのメリットもあります。

写真の共有の頻度が高い場合は、スマホ対応のシステムが適しているでしょう。

また、販売促進に店舗管理システムを活用する場合は、パソコン以外の端末での表示を事前に確認する必要があります。

端末による利用方法によって、最適な店舗管理システムも異なる可能性があるため、選定の際には注意が必要です。

クラウド店舗管理システムの種類とは？

クラウドベースの店舗管理システムは、用途によってさまざまな種類が存在します。

主なクラウド店舗管理システムは以下の4種類です。

種類その1：POSレジ(POSシステム)
種類その2：受発注システム
種類その3：多店舗業務支援システム
種類その4：契約管理ツール

それぞれの店舗管理システムの種類について、以下で詳しく解説しましょう。

種類その1：POSレジ(POSシステム)

売上管理の仕組みを導入する際には、POSレジ（POSシステム）が必要不可欠です。

POSはPoint Of Salesの略であり、販売時点情報管理とも呼ばれます。

小規模な店舗でもPOSレジの導入は一般的であり、店舗運営に欠かせない販売管理システムと言えるでしょう。

タブレット端末やバーコードリーダーを使用して商品の選択や金額の読み取りを行うことで、手入力によるミスを減らし業務効率を向上させられます。

POSレジは注文の入力や会計処理だけでなく、在庫管理、売上分析、顧客管理、勤怠管理など幅広い機能を備えています。

POSレジの導入により、本部はインターネット経由でリアルタイムに販売情報を取得し、管理できるでしょう。

種類その2：受発注システム

発注や受注処理の負担を軽減するためには、受発注システムを導入することが有効です。

従来の手作業による発注プロセスでは、飲食店などの店舗では電話やメール、FAXを使用していたことが一般的でした。

受発注システムを導入すると、手動で行っていた発注作業が自動化されるため、時間と手間を大幅に節約できます。

さらに、システム上で必要な情報を入力するだけで正確な発注が行えるため、ミスやエラーが減ります。

また、受発注データはシステムに保存されるため、在庫管理システムとの連携を追加すれば、在庫の管理も効率的に行えるでしょう。

発注と在庫情報が統合されることで、適切な時点での発注や過剰在庫の把握が容易になり、経理処理にかかる時間を短縮することも可能です。

適切な受発注システムの導入により、受注や発注に関わる作業の効率化を実現しましょう。

種類その3：多店舗業務支援システム

複数店舗を展開・運営する企業にとって、多店舗業務支援システムは、本部と店舗のコミュニケーションを円滑にするためのツールです。

例えば、本部からキャンペーン情報を各店舗に伝える場合について、想像してみましょう。

電話やメール、FAXで個別に連絡を取ったり、フォーマットがバラバラだったりすると、本部と店舗側の間でコミュニケーションのミスが生じやすくなります。

手作業やアナログ的な方法では、本部の指示が徹底されず、作業に時間がかかるなどの問題が生じるでしょう。

そこで、多店舗業務支援システムの導入により、情報のフローを整理し、蓄積された情報の管理や活用が可能になります。

結果として、特に本部と店舗側の効果的な情報共有を実現し、問題を未然に防げます。

種類その4：契約管理ツール

多店舗展開をしている企業では、仕事を効率的に進めるためには、賃貸借契約書などの契約書の管理負担を減らすことが大切です。

店舗が増えると、契約書の数も膨大になり、全部を見つけ出さないと契約内容が確認できない場合があります。

その結果、解約したはずの駐車場などの契約が継続してしまったり、契約の更新を見逃したりといったミスが生じやすくなるでしょう。

また、前任者が契約の取り交わしや変更をしている場合、現任者は契約の経緯や内容がわからないことがあります。

以上の問題を解決するためには、契約管理の負担を減らす仕組みやシステムとして、店舗情報を管理するために契約管理ツールを導入することが有効です。

契約管理ツールを使えば、過去の契約履歴や重要な契約事項を容易に把握でき、前任者が不在でも問題の特定や更新の見逃しを防げるでしょう。

店舗管理を一元化して経営の効率化を図ろう！

本記事では、店舗管理システムの導入に伴うメリットとデメリット、選ぶ際のポイント、そしてさまざまな店舗管理システムの種類について説明しました。

店舗管理システムを導入することで、情報の一元化やスムーズな情報共有が実現でき、本部と店舗の双方で店舗管理業務が大幅に削減できる利点があります。

例えば、賃貸借契約が社内に分散している場合でも、店舗管理システムに集約することで、前任者の存在に依存せずに契約をスムーズに更新できます。

そこで、自社に適した店舗管理システムを選ぶ際には、自社の業態や目的、予算に合わせて慎重に検討する必要があります。

ぜひ、本記事を参考にしながら、自社に最適な店舗管理システムを選ぶための判断材料として活用してください。

※気になる方は、下記の記事も併せてチェックしてみてください。

クラウド店舗管理システムは『Pro-Sign』がおすすめ！

Pro-Signは、多店舗展開時に便利な店舗管理サービスで、店舗に関連するあらゆる情報を一元管理できます。

例えば、賃貸借契約が社内に散在している場合に書類を探し出して確認する手間を省けます。

また、前任者が不在で契約の経緯がわからない場合でも、過去の協議履歴や契約書には記載のない情報も整理できるため、担当者にとって心強いサポートとなるでしょう。

独自の権限設定や簡単な情報共有機能も利用でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。

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