店舗間の情報共有をスムーズに進めるには？コツや注意点を紹介

複数の店舗を保有している企業では、本部と各店舗間、および店舗同士でしっかり情報共有を行うことが大切です。
ただ、本部と店舗、あるいは店舗間同士での情報共有ではさまざまな問題が発生しやすいため、情報をスムーズにやり取りする工夫を取り入れる必要があります。

そこで今回は、本部と店舗および店舗間の情報共有で発生しやすい問題や、情報共有をスムーズに進めるコツ、情報共有における注意点について解説します。

店舗間の情報共有で発生しがちな問題

本部と店舗、あるいは店舗間の情報共有では、しばしば以下のような問題が発生します。
情報共有に問題が生じると、業務に支障をきたしたり、新たなトラブルが発生したりする原因になりますので、あらかじめ起こり得る問題を把握し、しかるべき対策を講じましょう。

情報伝達の抜け漏れが多くなる

情報伝達の方法に電話を使っているケースは少なくありませんが、口頭で伝えると文面として残らないため、情報が正確に伝わらない可能性があります。
メールを使えば文書として残りますが、メールそのものを見逃してしまった場合、情報そのものが伝わらなくなります。
メールは直接対話する電話とは異なり、相手がメールをチェックしたかどうかを送信側が確認できないため、情報の抜け漏れに気づかない可能性もあります。

メールチェックや電話対応に時間を取られる

本部や他店舗から送られてきたメールをチェックしたり、電話対応するのには、相応の時間がかかります。
メールに関しては、場合によっては返信メールを送らなければならないため、メールの作成に時間を取られることもあります。
電話もすぐ相手につながれば問題ありませんが、不在だったり、応答できなかったりした場合は、時間を改めて再度電話をかけなければならないため、二度手間になることがあります。

※情報共有に関してよくある課題は、下記をチェックしてみてください。

店舗間の情報共有をスムーズに進めるコツ

店舗間の情報共有をスムーズに進めるために、押さえておきたいコツとポイントを紹介します。

指示内容を簡潔に伝える

指示の内容が複雑になると、人によって解釈に差が生じたり、誤解を招いたりする原因となります。
店舗間で情報共有する際は、誰が見聞きしてもわかりやすいよう、指示内容を簡潔に伝えることを心掛けましょう。

情報の送受信を特定の担当者に限定しない

本部からの情報を受け取ったり、あるいは他店舗に情報を発信したりする業務を特定の担当者のみに限定すると、担当者が不在だったり、対応できなかったりしたときに情報共有に遅れが出やすくなります。
情報の送受信をスムーズにするためにも、情報共有は特定の担当者のみに限定せず、店舗スタッフ総出で対応できるようにしておきましょう。
そのためには、日頃から情報共有のやり方を周知させ、適切に対応できる体制を整えておくことが大切です。

問い合わせをしなくて済む体制を整える

メールチェックや電話対応に取られる時間を削減したいのなら、そもそも問い合わせをしなくて済む体制を整えることが大切です。
例えば、マニュアルやガイドラインを細かく策定する、よくある質問や疑問をQ＆A方式でまとめて公開するなど、問題や課題について自己解決できる手段を講じておけば、問い合わせの数が減り、対応にかかる手間や時間の削減につながります。

マニュアルやガイドライン、Q＆Aは誰もがわかりやすい内容にまとめ、現場の声を聞きながら、適宜見直しを行うとよいでしょう。
なお、情報共有をサポートしてくれるシステムを活用すれば、店舗間の情報を聞くためだけに問い合わせする必要がなくなります。

店舗情報管理システムを導入する

店舗情報管理システムとは、本部と店舗間、店舗同士のやり取りなどを効率よく行うために開発されたシステムのことです。売上や受発注の管理をはじめ、勤怠管理機能、販売促進機能などさまざまな機能が搭載されています。

そのなかには、本部から店舗、あるいは店舗間同士で情報共有できる機能もあり、各店舗の情報を本部で一括管理できる機能などもあります。

店舗情報管理システムを導入すれば、これまでメールや電話で伝えていた情報をシステム上で簡単にチェックできるほか、指示の送受信も手軽に行えます。

店舗間の情報共有における注意点

店舗間の情報共有で注意したいポイントを4つ紹介します。

誰に向けた指示なのか明確にする

本部から店舗へ、あるいは店舗間でのやり取りには、店長向けのもの、特定の担当者向けのもの、従業員全員に向けたものなど、さまざまなパターンがあります。伝えたい人に正確に情報が伝わるよう、誰に向けた指示なのかを明確にすることが大切です。
 
例えば、メールなら、件名に宛先（店長の名前など）を記載しておくと、誰宛に送信されたメールなのかがすぐに判断できます。
 
ただ、前述のとおり、担当者が不在のときやすぐに確認できない場合、情報共有の遅れが発生することもあるため、注意が必要です。

情報発信する件数は少なめに抑える

本部や他店舗から送られてくるメールが数十件になると、メールチェックだけでかなりの時間を要します。本業の状態によっては、すべてのメールをチェックできず、情報の抜け漏れが発生する可能性があります。
 
他店舗に指示を送る際は、なるべく情報を一つにまとめ、メールの送信件数を少なめに抑えるようにしましょう。

情報共有の手段を統一する

店舗間の情報共有の手段には、電話やメール、店舗情報管理システムなどさまざまな方法があります。
店舗ごとに情報共有の手段がバラバラだと、例えば電話で連絡が来ると思ってメールをチェックしていなかったなど、情報の伝達にすれ違いが生じる可能性があります。
店舗間での情報共有手段はなるべく統一し、店舗から店舗への情報伝達が確実かつスムーズに行われるようにしましょう。

情報共有の必要性や重要性を周知させる

情報共有が停滞する原因の一つに、情報共有の必要性や重要性の認識不足があります。

「今すぐ共有しなくてもよいだろう」「たいした情報ではないから伝えなくてもよいだろう」などと情報共有を軽んじていると、情報が正確に伝わりにくくなります。
 
なぜ本部と店舗、あるいは店舗同士で情報共有を行わなければならないのか、情報共有がスムーズに行われない場合、どのような弊害があるのか、すべての店舗と従業員に周知させることが大切です。
 
具体的には、情報共有に関するマニュアルやガイドラインを作成して店舗ごとに設置する、オンライン会議システムなどを使ってセミナーを開き、情報共有の必要性をレクチャーするなどの方法があります。

※情報共有の重要性と対処法について、下記の記事も併せてチェックしてみてください。

店舗間の情報共有をスムーズに進めるならPro-Signを利用しよう

本部と店舗、あるいは店舗間同士で情報を共有することは、グループ全体の経営にとって非常に重要な要素です。店舗間の情報共有の手段には電話やメールなどがありますが、情報伝達の抜け漏れが発生したり、メールチェックや電話対応に時間を取られたりと、さまざまな問題が起こりやすい傾向にあります。
 
店舗間で情報共有する際は、指示内容を簡潔にする、指示を送る回数を減らす、誰に向けた情報なのかを明確にするなどの工夫を取り入れ、できるだけスムーズに情報を伝達できるようにしましょう。
 
電話やメールでの情報共有に不便や不満を感じている場合は、店舗情報管理システムの利用がおすすめです。
 
プロレド・パートナーズが提供している店舗情報管理のクラウドソリューションシステム「Pro-Sign」は、各店舗に紐づく多種多様な情報・データを一元管理できる便利なシステムです。
 
店舗ごとの情報はクラウドで共有されるため、いちいち各店舗に問い合わせや指示を送らなくても必要な情報をすぐに閲覧できます。本部と店舗、あるいは店舗間同士の情報共有に課題や問題を抱えているなら、ぜひPro-Signのご利用をご検討ください。